Wdrożenie certyfikowanego systemu zarządzania jakością (SZJ) staje się dla wielu firm koniecznością. Certyfikat jest coraz częściej niezbędny przy ubieganiu się o zamówienia w drodze przetargów. Firmy posiadające SZJ są lepiej postrzegane przez klientów i partnerów. Dodatkowym atutem są wymierne korzyści wewnętrzne, jak eliminacja zbędnych kosztów, sprawniejsze zarządzanie organizacją oraz poprawa efektywności pracy. Jednocześnie system pozwala konkurować na rynkach UE. Do tej pory o jego uzyskanie starały się głównie duże firmy, mające zagranicznych kontrahentów bądź uczestniczące w dużych przetargach. Obecnie ze względu na zwiększającą się konkurencyjność i liberalizację kontaktów z UE, coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw zainteresowanych jest wdrożeniem systemu.
Poważną barierą w uzyskaniu certyfikatu ISO są ciągle zbyt wysokie koszty.
— Aby obniżyć koszty, postanowiliśmy stworzyć sieć składającą się z 50 małych przedsiębiorstw, które będą wdrażały u swoich klientów system zgodnie z opracowaną wcześniej przez nas metodologią. Chcemy w ten sposób obniżyć koszty wdrożenia systemu oraz dać małym i średnim firmom gwarancję uzyskania certyfikatu ISO — mówi Andrzej Głowacki, prezes Doradztwa Gospodarczego DGA.
Wdrażanie systemów jakości przez małe, kilkuosobowe firmy wykazujące niskie koszty stałe może okazać się znacznie bardziej rentowne niż w przypadku dużych firm konsulltingowych.
Decydując się na działanie w tego typu sieciach, firmy wdrażające u klientów SZJ mogą liczyć na wsparcie technologiczne, cykl szkoleń, stałe doradztwo i dostęp do zaleceń. W ten sposób nie ponoszą dużych kosztów i są w stanie wdrażać systemy po konkurencyjnych cenach w małych i średnich firmach.
— Należący do takiej sieci partnerzy mają zapewnione know-how w postaci szkoleń i specjalistycznego oprogramowania niezbędnego do wdrażania systemu. Pierwsze tego typu szkolenia zamierzamy rozpocząć już w marcu — dodaje Paweł Radziłowski, wiceprezes Doradztwa Gospodarczego DGA.
Małe i średnie firmy, które zmierzają do uzyskania certyfikatu ISO i mają ograniczony budżet na ten cel, poszukują tanich sposobów certyfikacji.
Metodologia wprowadzenia systemu opiera się na podejściu procesowym z zastosowaniem zaawansowanej technologii informatycznej. Nie można jednak wdrożyć w firmie efektywnego systemu nie posiadając wiedzy na temat podstawowych procesów biznesowych. Stąd konieczne jest doskonalenie działań przez kadrę zarządzająca, kierownictwo oraz wszystkich pracowników na poszczególnych szczeblach. Tego typu działania prowadzą do ciągłej poprawy jakości oferowanych usług i produktów. Prawidłowe wdrożenie systemu zakłada jednocześnie oszczędność czasu w trakcie wprowadzania zmian i aktualizowania systemu.
Dodatkową propozycją dla firm zrzeszonych w sieci jest oprogramowanie dla pełnomocników ds. jakości, którzy potrzebują narzędzi integrujących działania firmy i łatwo integrują się z istniejącymi już programami.
— Klientom nie wystarcza już oprogramowanie wspomagające audyty wewnętrzne lub możliwości emisji prostych raportów. System jakości musi mieć nowe cechy użytkowe, np. dzięki elektronicznemu systemowi obiegu dokumentów. Zapewni to utrzymanie jednej wspólnej bazy danych zawierającej definicje procesów oraz wykorzystanie informacji w niej zawartych bez konieczności tworzenia nowego opisu przedsiębiorstwa — zapewnia Andrzej Głowacki.
Inną metodę zmniejszania kosztów wdrożenia stosuje Kema Polska. Tworzy ona grupy małych firm, w których SZJ jest wdrażany równolegle.
— Nasza metoda grupowego wdrażania systemów pozwala nawet małym firmom posiadającym ograniczone środki finansowe wdrożyć system zarządzania jakością. Gwarantuje ona niskie koszty jednostkowe każdego projektu — mówi Anna Jasik, menedżer ds. marketingu w firmie Kema Polska.
Wdrażanie systemu odbywa się w najczęściej w kilku etapach.
— System zakłada utworzenie grupy składającej się minimum z 2 firm. Następnie przeprowadzana jest w sposób indywidualny analiza aktualnego stanu systemu zarządzania oraz spotkania z zarządami firm. Kolejnym etapem będą szkolenia pełnomocników ds. jakości, szkolenia personelu w grupach z analizy procesów i kolejno opracowywanie systemów, szkolenie audytorów wewnętrznych, wprowadzenie i doskonalenie systemów, opracowanie ksiąg jakości oraz zgłoszenie gotowości do certyfikacji. Ostatnim etapem jest uzyskanie certyfikatu — mówi Anna Jasik.
W małych firmach wszystkie te procesy są wyraźnie prostsze w porównaniu z dużymi firmami ze względu na specyfikę i zakres wykonywanych prac.