Podejmowanie ważnych, a przede wszystkim nagłych decyzji przez organy kolegialne w spółkach stanęło pod znakiem zapytania.
Naprzeciw potrzebom organów spółek wyszła ustawa z 27 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Znowelizowała przepisy Kodeksu spółek handlowych, umożliwiając zdalne podejmowanie wielu decyzji z wykorzystaniem środków teleinformatycznych. Regulacje te dotyczą zarówno zarządów spółek z o.o., zgromadzeń wspólników, jak i rad nadzorczych.
Przed nowelizacją Kodeks spółek handlowych dopuszczał możliwość zdalnego przeprowadzenia posiedzenia zgromadzenia wspólników. Warunkiem ich odbycia w takiej formie była zmiana umowy spółki, która przewidywałaby taką możliwość. Aby móc dokonać jej zmiany, należało jednak zorganizować zebranie zgromadzenia wspólników w sposób tradycyjny i zarejestrować umowę w sądzie. Aktualnie ustawodawca dopuścił zdalny udział w zgromadzeniach wspólników, w posiedzeniach zarządu oraz zdalne podejmowanie uchwał bez fizycznej obecności ich członków. Najważniejsze, że umowa spółki nie musi dopuszczać takiego rozwiązania. Jest to duże ułatwienie, nie trzeba bowiem podejmować żadnych dodatkowych kroków zmieniających umowę (statut) spółki i nie naraża to na dodatkowe koszty. Zdalne obradowanie musi umożliwiać swobodną, dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym oraz prawo do głosu. Zachowanie anonimowości z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego może budzić wiele wątpliwości.
Decyzja o zwołaniu zdalnego posiedzenia została przyznana podmiotowi, który zgodnie z ustawą może je zwołać. Jeśli spółka nie wyraża zgody na organizowanie posiedzeń organów przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, powinno znaleźć się to w umowie spółki. W przypadku posiedzeń rady nadzorczej spółki z o.o. ustawodawca wprowadził takie same rozwiązania. Zmiany dotyczą podejmowania uchwał przez radę nadzorczą w trybie zdalnym, pisemnym i głosowania za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Uchwały podjęte pisemnie lub w trybie zdalnym są ważne wówczas, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Do ważności uchwały konieczne jest uczestnictwo co najmniej połowy członków rady. Umowa spółki może wprowadzić większe obostrzenia co do podejmowania uchwał w powyższych trybach.
Głosowanie nad uchwałami w trybie tajnym jest dopuszczalne, gdy żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. Nowelizacja rozszerzyła katalog decyzji, które rada nadzorcza może podejmować przy wykorzystaniu dwóch trybów: pisemnego i zdalnego. Zmiany wprowadziły możliwość powołania, odwołania i zawieszenia np. przewodniczącego rady nadzorczej czy członków zarządu.
Trudniej ma natomiast spółka publiczna, która musi zapewnić transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.