Już wiadomo, że pracodawcy mają czas do 22 lutego 2016 r. na przygotowanie się do nowych zasad zawierania umów terminowych. Nowelizacja Kodeksu pracy doczekała się ogłoszenia w Dzienniku Ustaw (poz. nr 1220) i sześciomiesięczne vacatio legis zaczęło swój bieg.
Eksperci zalecają uważną lekturę przepisów przejściowych, i to jak najszybciej. Takich regulacji jest kilka, oznaczają różne skutki dla pracodawców. Nie wszystkie umowy na czas określony trwające w chwili wejścia w życie noweli, czyli 22 lutego 2016 r., a zawarte przed tą datą, wygasną bez żadnych dodatkowych konsekwencji w dniu ustalonym wcześniej przez obie strony, a dopiero kolejne powinny być traktowane „po nowemu”.
W niektórych przypadkach jest to możliwe, wszystko jednak zależy od określonych warunków — np. czy jest to pierwsza czy druga umowa z tym samym pracownikiem, czy jak długo trwa. Zgodnie z przepisami przejściowymi w pewnych okolicznościach pracodawca musi zastosować dotychczasowe zasady, w innych nowe. Zmiany są znaczące.
Jak pisaliśmy w „Pulsie Biznesu”, umowa o pracę na czas określony ma trwać najdłużej 33 miesiące i tylko trzy tego rodzaju umowy można zawrzeć z tym samym pracownikiem, przy czym ich łączny czas to także maksymalnie 33 miesiące. Po przekroczeniu limitów zatrudnienie automatycznie przekształci się w bezterminowe. W wyjątkowych okolicznościach, gdy wyraźnie wymagają tego potrzeby firmy, pracodawca nie będzie musiał stosować się do tych ograniczeń.
Powinien to uzasadnić, wyjaśnić w umowie i powiadomić inspekcję pracy. Poza tym do umów terminowych będą stosowane takie same okresy wypowiedzeń, jak przy zatrudnieniu na czas nieokreślony, zależne od stażu pracy u danego pracodawcy. Obecnie wypowiedzenie jest dopuszczalne w umowach zawartych na dłużej niż 6 miesięcy, a jego okres wynosi 2 tygodnie, przy czym na ewentualność wcześniejszego ich rozwiązania muszą przystać obie strony. Po zmianach tak krótki okres wypowiedzenia ma przysługiwać przy zatrudnieniu u pracodawcy do 6 miesięcy, jednomiesięczny — w przypadku stażu powyżej 6 miesięcy, a najdłuższy 3-miesięczny — po 3 latach pracy.
Te wszystkie nowe regulacje musi wziąć pod uwagę każdy pracodawca, który w chwili wejścia w życie noweli będzie zatrudniał choćby jedną osobę na umowę terminową. Związane z tym konsekwencje wyjaśniamy z pomocą Katarzyny Gospodarowicz, radcy prawnego z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLegal Schindhelm).
Umowy z wypowiedzeniami i bez
Umowy o pracę na czas określony, trwające w dniu wejścia w życie nowelizacji, które zostaną wypowiedziane przed tym dniem, będą podlegać przepisom dotychczasowym. Dotyczy to umów zawartych na dłużej niż 6 miesięcy, w których przewidziano ich wypowiedzenie. Ponieważ może ono trwać 2 tygodnie, to ten przepis przejściowy obejmie np. umowę wypowiedzianą 12 lutego 2016 r. Wtedy stosunek pracy rozwiąże się tydzień po obowiązywaniu nowych zasad, 28 lutego. W tym przypadku będą respektowane obecne prawa, bez znaczenia pozostanie fakt, że po zmianach dla ponad półrocznych umów terminowych przyjęto okresy wypowiedzenia wynoszące jeden miesiąc albo trzy.
Tak samo będzie w przypadku umów do 6 miesięcy obejmujących przełomową datę oraz dłuższych, w których nie przewidziano możliwości ich wcześniejszego rozwiązania z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia.
- Tych umów nie będzie można wypowiedzieć – mówi Katarzyna Gospodarowicz.
Zakończą się one w terminie w nich przewidzianym.
Na zmiany muszą się przygotować pracodawcy, którzy zatrudniają obecnie lub zatrudnią przed wejściem w życie nowelizacji pracowników na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy z możliwością ich wcześniejszego 2-tygodniowego rozwiązania, i które będą trwać w dniu wejścia w życie noweli. Takie umowy będą podlegać nowym zasadom wypowiadania.
- Okres ich wypowiedzenia wydłuży się. Wyniesie miesiąc albo trzy miesiące, zależnie od stażu pracy u danego pracodawcy – wyjaśnia radca z SDZLegal Schindhelm.
Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony, trwających w dniu wejścia w życie noweli, a do ich wypowiedzenia będzie dochodziło począwszy od daty 22 lutego dnia, nie należy uwzględniać dotychczasowych okresów zatrudnienia u danego pracodawcy.
- Czyli staż pracy istotny dla ustalenia okresu wypowiedzenia pracodawca powinien obliczyć od 22 lutego – informuje Katarzyna Gospodarowicz.
Przekształcenia wieloletnich umów
Nowe limity zatrudnienia dotkną też umów zawartych i nie zakończonych przed wejściem w życie nowelizacji. Bez znaczenia będzie czas przepracowany do tej chwili, nawet kilkuletni, ale ważny ten, który pozostanie po tej dacie. Pracodawca musi policzyć, czy okres zatrudnienia pozostały z takiej umowy mieści się w kodeksowym limicie. Począwszy od 22 lutego maksymalnie może trwać 33 miesiące. Jednocześnie umowa ta będzie uważana za pierwszą z trzech z tym samym pracownikiem dopuszczalnych przez znowelizowane przepisy, albo za drugą, jeżeli została zawarta jako druga przed wejściem w życie zmian.
Przykładowo, jeśli z trwającej obecnie czteroletniej umowy, dwa lata zatrudnienia upłyną 21 lutego, to od 22 lutego pozostaną kolejne dwa, czyli 24 miesiące. Limit nie zostanie wykorzystany. Jeśli jest to pierwsza umowa podpisana przez pracodawcę z daną osobą, będzie on mógł ją zatrudnić jeszcze raz lub dwukrotnie, ale łącznie na maksymalnie 9 miesięcy. Jeśli druga – tylko raz.
Pracodawca może mieć problem, gdy pozostały czas przekroczy limit. Załóżmy, że umowę zawarto na pięć lat, 21 lutego miną dwa, od 22 lutego pozostaną jeszcze trzy. To 36 miesięcy, a więc o 3 więcej niż przewiduje limit.
- Pierwszego dnia 34. miesiąca, czyli po przekroczeniu limitu, umowa przekształci się w umowę bezterminową, na czas nieokreślony – zwraca uwagę Katarzyna Gospodarowicz.
Nie ma przy tym znaczenia, która to z kolei umowa. Ważny jest okres zatrudnienia, przekroczenie jego kodeksowej granicy.
Ten przepis stawia pracodawców w niełatwej sytuacji. Niewykluczone, że niektórzy zechcą te wieloletnie umowy wypowiedzieć (jeśli taką możliwość one przewidują), aby zmieścić się w limicie. Inni sięgną po wypowiedzenia zmieniające warunki umowy albo sporządzą aneksy zmieniające czas trwania umów.
- Takie zabiegi mogą być jednak uznane za obchodzenie prawa – przestrzega radca.
Jej zdaniem najlepszym rozwiązaniem jest uzupełnienie umów o informację, że ze względu na szczególne, obiektywne potrzeby przedsiębiorstwa, jeżeli takie istnieją, zostały one zawarte na okres przekraczający kodeksowy limit. W informacji należy te okoliczności wskazać, ponadto powiadomić Państwową Inspekcję Pracy (PIP) o przyczynach zawarcia takiej umowy. Nowelizacja zezwala na zatrudnienie ponad kodeksowy limit właśnie w takich przypadkach i pod warunkiem zawiadomienia PIP.
Wspomniane tu ograniczenia i skutki przekroczenia ustawowego limit nie dotyczą umów zawartych przed 22 lutego z osobami, które po wejściu w życie noweli będą podlegać szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę. Jeśli termin jej zakończenia przypada po 33 miesiącach od tego dnia, takie umowy będą nadal, do ich końca, miały charakter terminowych.
- Nawet, jeżeli wcześniej skończy się okres ochronny – dodaje Katarzyna Gospodarowicz.
Ochroną przed rozwiązaniem stosunku pracy są objęci członkowie związków zawodowych, osoby, społeczni inspektorzy pracy zatrudnieni w przedsiębiorstwach oraz pracownicy w okresie przedemerytalnym.
Stały etat po miesięcznej przerwie
Obecnie można zawrzeć dwie kolejne umowy terminowe z tą samą osobą, a trzecia staje się bezterminową, jeżeli od poprzedniej nie minął miesiąc. Ustawodawca wprowadził przepis odnoszący się do sytuacji, w której przed 22 lutego zawarto dwie umowy, a przerwa miesięczna obejmie dzień wejścia w życie noweli, albo zacznie się z tą datą. Jeżeli po tym dniu, ale przed upływem miesięcznej przerwy pracodawca podpisze kolejną umowę, stosunek pracy będzie uważany za zawarty na czas nieokreślony.
Umowy nietypowe
To umowy zawierane na zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, dla wykonania prac dorywczych lub sezonowych, pracy przez okres kadencji, a także dla zaspokojenia okresowego zapotrzebowania firmy. W każdym z tych czterech przypadków pracodawcy będą mieli obowiązek określić w umowach ich cel lub okoliczności, dla których je zawrą, podając obiektywne tego przyczyny. Nie będą one podlegały ograniczeniom czasowym, ani ilościowym.
Tego rodzaju umowy, trwające w chwili wejścia w życie nowelizacji, muszą zostać uzupełnione o informacje wyjaśniające cel ich zawarcia.
- To wymaga podpisania z pracownikiem aneksu do umowy, do czego potrzebna jest jego zgoda – zwraca uwagę Katarzyna Gospodarowicz.
Ustawodawca wyznaczył na uzupełnienia 3 miesiące od wejścia w życie noweli, czyli pracodawcy mają na to czas do 22 maja 2016 r. Dodatkowo w przypadku umowy zawartej dla zaspokojenia okresowego zapotrzebowania pracodawcy, będzie on musiał zawiadomić okręgowego inspektora pracy, pisemnie lub elektronicznie, o takiej umowie, wraz z uzasadnieniem. Powinien to zrobić w terminie 5 dni roboczych od dnia uzupełnienia umowy o wspomniane informacje. To oznacza, że najpóźniej pracodawcy wywiążą się z tego obowiązku 27 maja 2016 r.
Skutki nowelizacji kodeksu pracy i jej przepisów przejściowych dla pięcioletniej umowy terminowej kontynuowanej po wejściu w życie zmian (przykład)
22 lutego 2014
Zawarcie z pracownikiem pierwszej umowy o pracę na czas określony, na 5 lat; umowa przewiduje możliwość jej wcześniejszego rozwiązania, z 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia.
21 lutego 2015
Mija pierwszy rok umowy.
21 lutego 2016
Mija drugi rok umowy, pozostają 3 lata (czyli 36 miesięcy).
22 lutego 2016 — wejście w życie nowych zasad -- To pierwszy dzień trzeciego roku umowy i zarazem pierwszy dzień wliczany do limitu 33 miesięcy dopuszczalnego okresu zatrudnienia na czas określony po wejściu w życie zmian — zgodnie z nowelą Kodeksu pracy i jej przepisami przejściowymi.
22 maja 2016
Ostateczny termin na uzupełnienie umowy (aneks) o informację, że z uwagi na potrzeby pracodawcy zawarto ją na czas dłuższy niż ustawowe 33 miesięcy (jeśli są ku temu obiektywne przyczyny), pracodawca musi wskazać cel i okoliczności, które to uzasadniają.
27 maja 2016
Termin na powiadomienie inspekcji pracy o konieczności zawarcia dłuższej umowy z powodów wskazanych w uzupełnieniu do umowy.
21 lutego 2017
Mija czwarty rok umowy, a pierwszy rok od wejścia w życie nowelizacji.
30 września 2018
Najpóźniejszy termin ewentualnego wypowiedzenia umowy dla utrzymania się w limicie (jeżeli pracodawca nie miał podstaw do zawarcia jej na czas od niego dłuższy i jej aneksowania w maju 2016 r.) — wypowiedzenie możliwe tylko według nowych zasad, czyli tej z miesięcznym okresem wypowiedzenia — umowa zakończy się 31 października, a łączny okres jej trwania nie przekroczy limitu 33 miesięcy, upływających 21 listopada 2018.
22 listopada 2018
Pierwszy dzień 34. miesiąca umowy po wejściu w życie zmian, czyli dzień przekształcenia umowy w umowę na czas nieokreślony — jeśli wcześniej nie dojdzie do jej skrócenia zgodnie z prawem albo pracodawca nie miał prawa do jej aneksowania z obiektywnych przyczyn, uzasadniających jej trwanie ponad limit.
21 lutego 2019
Ostatni dzień umowy terminowej zawartej 22 lutego 2014 r. — pod warunkiem że pracodawca miał prawo ją kontynuować z tzw. obiektywnych przyczyn.