Zmieni się rola rady nadzorczej (RN). Ponieważ pełni ona stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności, będzie miała nie tylko uprawnienia – do których dojdą nowe – ale też obowiązki. Tak tłumaczy ich wprowadzenie Ministerstwo Aktywów Państwowych (MAP), autor projektu nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, która zapowiada takie zmiany. Została ona już uchwalona przez Sejm i skierowana do dalszych prac w Senacie.
Dostęp do informacji
Rada nadzorcza powinna pracować jako ciało gwarantujące, że członkowie zarządu prowadzący sprawy spółki będą podejmowali działania wyłącznie zgodne z jej interesem. Do tego potrzebna jest równowaga informacyjna między jednym i drugim organem, której jednak w praktyce brak – ocenia MAP. Resort wskazuje też na niewystarczające mechanizmy kontrolne przysługujące radom i zaznacza, że na tym nie kończą się problemy związane z nadzorem właścicielskim. W każdym razie w opinii ministerstwa zwiększenie efektywności tego nadzoru wymaga ustawowego doprecyzowania obowiązków członków organów spółki i zasad ich odpowiedzialności za podejmowane działania lub ich zaniechanie.
MAP stwierdza, że rada nadzorcza musi mieć więc bieżący dostęp do rzetelnych i kompletnych informacji o spółce. Obecna możliwość badania wszystkich jej dokumentów oraz żądania od zarządu czy pracowników sprawozdań i wyjaśnień, a także dokonywania rewizji stanu majątku spółki jest uprawnieniem niewystarczającym, szczególnie w przypadku zdarzeń nadzwyczajnych, których nie sposób przewidzieć. W skrajnych przypadkach, gdy dochodziło do zagrożenia interesu spółki (czy nawet jego naruszenia), RN tłumaczyła brak swojej reakcji – oczekiwanej przez wspólników lub akcjonariuszy – niewiedzą wywołaną niedoinformowaniem przez zarząd.
Zgodnie z uchwaloną przez Sejm nowelizacją, w posiedzeniach RN poświęconych ocenie prawidłowości i rzetelności sprawozdań finansowych ma uczestniczyć biegły rewident. Rada będzie też musiała przeprowadzać analizy otrzymanych od zarządu informacji o uchwałach, sytuacji spółki czy realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju. Może zlecać je zewnętrznemu doradcy – na koszt spółki.
– To wręcz rewolucyjne zmiany, szczególnie dla spółek, w których rada nadzorcza pełni bardzo ograniczony nadzór. Będzie ona musiała w inny sposób organizować swoją pracę. Niezbędne może być poświęcenie na pełnienie w niej funkcji większej ilości czasu, zwłaszcza że posiedzenia mają odbywać się częściej, bo nie rzadziej niż raz na kwartał. Niewykluczone też, że przy doborze jej składu większy nacisk trzeba będzie położyć na dokładniejsze weryfikowanie kompetencji i kwalifikacji członków RN. Konieczna będzie częstsza współpraca ze specjalistami – prognozuje Natalia Mosur, adwokat, starsza menedżer w kancelarii Olesiński i Wspólnicy.
Jej zdaniem RN stanie się bardziej specjalistycznym gremium, co jednak nie oznacza osłabienia roli zarządu.
– Rada nadzorcza już teraz ma szerokie uprawnienia, może żądać od zarządu i pracowników dokumentów czy wyjaśnień. Z całą pewnością nowe przepisy mogą jednak utrudnić pracę zarządowi – ocenia Natalia Mosur.
Zwraca uwagę, że zarząd będzie miał obowiązek niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu dwóch tygodni, odpowiadać na pytania RN oraz udzielać żądanych przez nią wyjaśnień, informacji i sprawozdań. Musi przy tym mieć świadomość potencjalnej odpowiedzialności za niedopełnienie tego obowiązku, co grozi grzywną lub nawet karą ograniczenia wolności.
Spółka pod lupą specjalisty
Nowelizacja pozwoli też RN podejmować uchwały w sprawie zbadania przez jej doradcę, ale na koszt spółki, określonych zagadnień dotyczących działalności firmy lub stanu majątkowego. Takie zlecenia muszą być jednak dopuszczone w umowie spółki. Doradcą ma być wyłącznie podmiot posiadający wiedzę fachową i kwalifikacje niezbędne do zbadania wyznaczonej sprawy, który gwarantuje sporządzenie rzetelnego i obiektywnego raportu. Rada będzie mogła wybrać do tej roli zarówno osobę fizyczną, jak i prawną.
W opinii Pracodawców RP to dość szerokie uprawnienie rady nadzorczej. Ich zdaniem może ono doprowadzić do dublowania prac doradców i do nadmiernego ingerowania rady w uprawnienia zarządcze. Dlatego zatrudnianie „swojego” doradcy powinno być wyjątkiem.
„W praktyce może dochodzić do sprawdzenia przez doradcę pracy swojego konkurenta, co może prowadzić do różnych nadużyć i wypaczać wyniki badania. Dodatkowo takie nieograniczone uprawnienie sprawi, że członkowie rady nadzorczej mogą zatrudniać zewnętrznych doradców, by efektywnie przerzucić na nich odpowiedzialność za sprawowanie nadzoru” – podkreślają Pracodawcy RP w swoim stanowisku.
Projektodawca ma jednak inne zdanie na ten temat. Zwraca uwagę, że nowe rozwiązanie wymaga decyzji zgromadzenia wspólników. Jeśli oni zdecydują się ponieść koszt pracy doradcy RN, to brakuje argumentów, by im tego odmówić. Poza tym nie można zakładać, że uprawnienia rady nadzorczej będą wykorzystywane przede wszystkim w kierunku różnych patologii.
RN zostanie zobowiązana do sporządzania rocznych sprawozdań ze swojej pracy. Uzyska zarazem bezwzględne prawo do zorganizowania posiedzenia na żądanie swojego członka lub zarządu. Przewodniczący rady będzie miał na to dwa tygodnie od otrzymania takiego wniosku. To rozwiązanie ma położyć kres próbom odciągania w czasie daty posiedzenia zwołanego z inicjatywy osób niesympatyzujących z zarządem spółki.
Natalia Mosur mówi, że spółki i rady nadzorcze mają teraz sporo do przemyślenia i już powinny przygotowywać się do nowych rozwiązań, na co ustawodawca daje im trochę czasu. Nowelizacja wejdzie w życie z sześciomiesięcznym vacatio legis.
Czas na przygotowania
– Spółki muszą przede wszystkim zweryfikować swoje oczekiwania i na tej podstawie odpowiednio zaplanować działania. Potrzeba nadzoru, a w konsekwencji zakres uprawnień rady, mogą być różne, co zależy od wielu czynników – podkreśla adwokat.
Zwraca przy tym uwagę, że zgodnie z przyszłymi przepisami część uprawnień RN będzie można ograniczyć lub wyłączyć, a w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością po prostu ich nie wprowadzić. Dlatego tak ważne jest jasne określenie potrzeb i zweryfikowanie aktualnych zasad działania organów spółek oraz ocena, jak ma się to do postanowień ich umów i statutów.
– Na tej podstawie konieczne będzie zaktualizowanie umowy czy statutu i ewentualne wprowadzenie lub zmodyfikowanie regulaminów organów spółki, żeby kompleksowo ustalić relacje między nimi i zasady ich działania. Ostatecznie celem ma być usprawnienie działalności rad nadzorczych, a nie sparaliżowanie funkcjonowania organów – wyjaśnia przedstawicielka kancelarii Olesiński i Wspólnicy.
Uważa ponadto, że warto przeszkolić członków organów z nowych obowiązków i uprawnień. Przewiduje, że nowe rozwiązania mogą oznaczać większe wydatki i wymagać wzmocnienia kadr o dodatkowe osoby.
– Sprawozdania rady nadzorczej, częstsze jej posiedzenia, konieczność przygotowywania dla niej przez zarząd odpowiedzi i raportów w odpowiednim terminie czy powoływanie doradcy na koszt spółki z pewnością podniosą koszty funkcjonowania różnych podmiotów – mówi Natalia Mosur.
Jej zdaniem szczególnie kosztowne dla spółek może okazać się pozostawienie uprawnień RN bez żadnych modyfikacji, np. jeśli w spółce akcyjnej da możliwość zlecania doradcom badania poszczególnych zagadnień czy przygotowania opinii na koszt firmy bez żadnych ograniczeń finansowych.