Firmy zamawiające szkolenia popełniają wiele błędów, marnując czas własny i potencjalnych usługodawców. Można to jednak zmienić.
Angello Rocca, jeden z założycieli Międzynarodowego Stowarzyszenia Reklamy IAA w Polsce, opisując sytuację w polskiej reklamie 12 lat temu, odwoływał się do żółtej flagi symbolizującej zarazę. Wściekł się, kiedy jedna z firm zaprosiła do przetargu 50 agencji, a na pytania o założenia kampanii powiedziała, że liczy na inwencję agencji. Oznaczało to, że pracę 49 agencyjnych zespołów z założenia zdecydowano się wyrzucić do kosza. Podobieństw do rynku szkoleń jest na tyle dużo, że warto zawczasu unikać konieczności wywieszenia żółtej flagi. W tej branży jeszcze nie zaprasza się do konkursu kilkudziesięciu firm szkoleniowych, ale kilkanaście już tak. To oznacza, że wiele z nich przygotowuje projekty, rezerwuje terminy, ośrodki szkoleniowe na próżno. Firma zlecająca ma wrażenie, że wybiera najlepszego dostawcę szkoleń — jednak dość często wybiera najlepszy zespół administracyjny (dobrze przygotowane dokumenty), a nie szkoleniowy.
Zaufaj swoim specjalistom
Podstawową pułapką jest brak wiary firmy zlecającej w siły HR i specjalistów ds. szkoleń. Oni mają naprawdę doskonałe rozeznanie rynku i z krótkiej listy 3 firm są w stanie wybrać najlepszą. Jeśli jednak zarząd się uprze i rozpisze przetarg — może wpaść w kilka pułapek.
Dużo zaproszonych do udziału w konkursie, a więc lepszy wybór — to iluzja, która kosztuje firmę wiele godzin straconych na ocenianie dokumentacji i rozmowy. A przecież można by ten czas wykorzystać na wspólne dopracowywanie z wybraną firmą szczegółowych celów szkolenia. Nie należą do rzadkości przypadki podobne do tego, gdy termin rozpoczęcia szkoleń wyznaczono na wrzesień, a komisja podjęła decyzję o wyborze firmy, która je poprowadzi, 25 października. Powód? Zbyt duża liczba ofert.
Poważna komisja wcale nie gwarantuje, że jej ostateczna decyzja nie będzie dziełem przypadku. Im więcej osób, tym dłuższe obrady i gorszy wybór, bo członkowie komisji, poza HR-owcem, nie mają zazwyczaj pojęcia o szkoleniach. Przy zakupie komputerów w komisji zasiadają informatycy, a nie spece od zarządzania zasobami ludzkimi. Zdarza się, że zasiadający w komisji przetargowej HR-owiec wstydzi się zadawanych przez kolegów pytań, bo widać, że nie mają pojęcia, o co pytają. Są jednak w komisji i... decydują.
Żądaj jakości, nie papierów
Zamawiający szkolenia często uważają, że im więcej papierów, tym lepszy wybór. Tymczasem zamiast żądać dziesięciu dokumentów (z ZUS, US itd.) wystarczy oświadczenie, że firma nie zalega z płatnościami. Jedynie później od zwycięzcy należy wymagać kompletu dokumentów. Takie działanie upraszcza, daje dowód dobrej woli i co najważniejsze — koncentruje przetarg na samym szkoleniu, a nie na sprawach co prawda ważnych, lecz pobocznych.
Tańsze szkolenie to niestety gorsze szkolenie. Zdarza się, że projekty wygrywają ceną, a zajęcia prowadzą studenci V roku psychologii. Często kilkaset złotych decyduje o wyborze tańszej firmy, bo cena jest dla zamawiającego ważniejsza niż rezultat. Jednakże tania firma i tani trener nie są w stanie zapewnić dobrego efektu szkoleniowego, podobnie jak tani produkt.
Bywa, że zleceniodawca warunki przetargowe opisuje na sześciu stronach, przy czym tylko dziesięć linijek dotyczy samego szkolenia. Reszta to opis dokumentacji, procedur itd., łącznie np. ze wzorem uwzględniającym atrakcyjność ośrodka i wieczoru integracyjnego, którym nadaje się odpowiedni, wyrażony w procentach, wpływ na ocenę oferty. Zamawiający często daje sobie np. 4 tygodnie na rozstrzygnięcie przetargu, pozostawiając jedynie 2 od rozstrzygnięcia do terminu szkolenia. Szanujący się organizator szkolenia w takich przypadkach dyplomatycznie odmawia, bo rezerwując ośrodek, w wypadku wyboru innej firmy straciłby twarz albo pieniądze.
Zdecydowanie lepiej jest wybrać jedną lub najwyżej dwie firmy szkoleniowe, przedyskutować sprawę i poprosić o propozycje w ramach posiadanego budżetu. Kilka osób pracujących sensownie nad projektem to sposób na sukces. Nie ma sensu zaprzęgać do pracy kilkudziesięciu osób z kilku firm jednocześnie, bo to często prosta droga do porażki.
Uważaj, co kupujesz
Inny problem to sprzedawcy szkoleń — zgodzą się na wszystkie oczekiwania, nawet absurdalne i wykluczające się wzajemnie, byle tylko sprzedać usługę. W rezultacie zdarza się, że ani trener nie zna tych obietnic, ani uczestnicy szkolenia ich nie oczekują, bo od swojego szefa o nich nie wiedzą. Jeśli chce się uzyskać dobry efekt szkoleniowy — zawsze należy rozmawiać z trenerem. To on wie, co jest realne, a co nie.
By-passy szkoleniowe to kolejny gwóźdź do trumny dobrego szkolenia. Jeśli ktoś zgodzi się na zbudowanie zespołu w dwa dni lub na ocenianie przydatności pracowników w trakcie szkolenia, to jest albo idiotą, albo oszustem. Zespół buduje się i ocenia w miejscu pracy — a głównym macherem jest bezpośredni przełożony. Oczekiwanie by-passu, czyli tego, by trener zastąpił szefa przy ocenie jego własnych ludzi lub zbudował zespół, to przecież mrzonka.
dr Marek Skała
Autor jest właścicielem Instytutu Szkoleń Megalit, stowarzyszonego w PIFS i amerykańskim ASTD