Jak się dobrze przygotować do udziału w imprezie wystawienniczej
Chętnie byśmy poradzili, „jak zrobić coś z niczego”, czyli stworzyć doskonałe stoisko targowe bez wydania jednej złotówki. Niestety… Ale i tak warto.
Najtaniej oczywiście jest przygotować targowe stoisko (i w ogóle cały udział firmy w targach) samemu. Ale najtaniej nie zawsze znaczy „najbardziej opłacalnie”. Bo może być tak, że do stoiska urządzonego przez pełnych dobrych chęci panią Krysię z panem Władkiem nikt nawet nie zajrzy.
Zanim więc chwycimy w dłoń młotek (lub raczej jednak telefon, żeby zadzwonić po fachowców), warto zastanowić się, po co nam właściwie to stoisko.
— Przede wszystkim należy rozważyć, czy przez uczestnictwo w imprezie chcemy osiągnąć na przykład zwiększenie obrotów, polepszenie komunikacji z rynkiem, przeprowadzenie badań marketingowych, budowę świadomości marki czy relacji z mediami. Założonym celom podporządkowujemy pozostałe składowe prezentacji na targach — radzi Anna Serwin, menedżer portalu Stoisko.pl.
Zależnie od potrzeb
Kiedy już wybraliśmy cel, możemy przystąpić do działania.
Jeżeli wystawiamy się na targach, żeby zapoznać z naszym produktem jak największą liczbę osób i zbadać ich reakcję, dobrym rozwiązaniem jest zorganizowanie eventu, czyli wydarzenia, które przyciągnie zwiedzających do naszego stoiska.
Jeśli zależy nam na zawarciu umów handlowych w czasie imprezy, lepiej sprawdzą się imienne zaproszenia do potencjalnych kontrahentów jeszcze przed targami i wykreowanie przestrzeni sprzyjającej rozmowom biznesowym.
Stoisko jest też elementem kreowania wizerunku firmy. Poprzez jego wygląd możemy wyrazić określone idee, które przyświecają naszej działalności. Natomiast w oczach konkurencji nasze stoisko jest przede wszystkim wyrazem kondycji finansowej firmy. Im bardziej okazałe, tym (w domyśle) lepsza sytuacja naszego przedsiębiorstwa na rynku.
Kolejna ważna sprawa to funkcjonalność stoiska. Jego przestrzeń warto podzielić na strefy, które ułatwią pracę. Anna Serwin wymienia część recepcyjną (tu następuje pierwszy kontakt z klientami i kierowanie ich do odpowiednich przedstawicieli firmy), strefę otwartą dla gości (tu warto wyeksponować produkty firmy i foldery z ofertą) i wreszcie część zamkniętą, przeznaczoną do rozmów z partnerami, oraz zaplecze, na które klienci mają wstęp wzbroniony.
Modny drobiazg
Wyciąganie ze strychu co roku tego samego stoiska jest absolutnie zabronione. Chcesz się dobrze zaprezentować — musisz podążać za modą (albo ją wyprzedzać i kształtować).
— Wystawcy szukają coraz ciekawszych rozwiązań. Odchodzi się od zabudowy systemowej, a więc wykonanej z gotowych, modułowych elementów. A jeśli już stoisko jest przygotowane, to koniecznie z jakimiś przykuwającymi uwagę elementami. Jednak coraz częściej projektuje się stanowiska nietypowe, autorskie. Wykorzystują one ciekawą architekturę, nietypowe materiały, wydruki wielkoformatowe albo prezentacje multimedialne. Ciągle pojawia się coś nowego — tłumaczy Jacek Warchoł, prezes firmy Expo Line, która projektuje i przygotowuje stoiska wystawiennicze.
Specjaliści z satysfakcją zaznaczają również, że już odeszły do lamusa stoiska typu 2 m na 2 m ze stołem i czterema krzesłami, pomiędzy którymi trzeba było się przeciskać. Teraz ma być miło i wygodnie.
Ile może kosztować przygotowanie targowego stoiska? Cena wynajęcia powierzchni wystawienniczej w pawilonie może się wahać od kilkudziesięciu do kilkuset euro za metr kwadratowy. Większość organizatorów targów oferuje nie tylko wynajęcie powierzchni, lecz także dokłada do niej zabudowę standardową, czyli wykładzinę podłogową, ściany zewnętrzne białe, fryz czołowy z nazwą firmy, stół, dwa lub trzy krzesła, jeden punkt świetlny na 4 mkw. Trzeba za taki pakiet dopłacić 20-30 euro za 1 mkw. To najtańsza forma uczestnictwa, ale też uboga i mało efektowna. Innym sposobem jest wynajęcie firmy, która zaprojektuje stanowisko zgodnie z naszym pomysłem i wykona całą zabudowę. Ceny za takie usługi wahają się od kilkudziesięciu do kilkuset euro za 1 mkw.