W interesie przedsiębiorcy jest tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Przy okazji świąt kościelnych (Boże Narodzenie, Wielkanoc) albo branżowych (np. Barbórka), firmy tradycyjnie dają pracownikom prezenty. W Jurand Browary Warmińsko-Mazurskie i w Cezex (największej firmie z branży poligraficznej zajmującej się dystrybucją papieru) są to bony towarowe. Prezes browarów Aleksander Roda i dyrektor personalny Cezeksu Justyna Lewicka zgodnie mówią, że pracownicy wolą zamiast prezentów rzeczowych bony, bo dzięki temu sami mogą decydować, co kupią na święta. Pracodawcy finansują również wakacje pracowników i ich rodzin czy ferie dla dzieci. Na bieżąco są z kolei wypłacane zapomogi, pożyczki socjalne itp.
Jak zrobić, aby dla pracodawcy koszt był jak najniższy, a zarazem obdarowany nie miał z tego powodu dodatkowych problemów? Należy utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
— Fundusz taki muszą utworzyć jednostki sektora finansów publicznych. Przedsiębiorcy —zgodnie z ustawą o tym funduszu — nie mają tego obowiązku — mówi Jerzy Bielawny, doradca podatkowy z Instytutu Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy.
Jeśli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to z jego środków może finansować tylko te cele socjalne, które zostały określone we wspomnianej ustawie (ramka). Mogą one być realizowane tylko na terenie Polski.
Koszty pracodawcy
Jeśli przedsiębiorca ma zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, to pieniądze (odpisy i zwiększenia) wpłacane przez niego na rachunek bankowy funduszu są jego kosztem podatkowym. Nie wystarczy więc, że pieniądze zostaną jedynie zaksięgowane — muszą się rzeczywiście znaleźć na koncie funduszu. I nie mogą z niego wypłynąć z żadnego innego powodu, jak tylko w celu realizacji wydatków socjalnych. A przecież zdarza się, że przedsiębiorcy, którzy tracą grunt pod nogami, płacą pieniędzmi zgromadzonymi na rachunku funduszu za najpilniejsze zobowiązania — np. za kontrakty. W takiej sytuacji wycofane pieniądze nie są kosztem podatkowym.
— Jeśli pracodawca udziela świadczeń socjalnych nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to oznacza, że finansuje je z dochodu po opodatkowaniu. A więc — w pewnym uproszczeniu — „na własny rachunek” —wyjaśnia Jerzy Bielawny.
Składki na ubezpieczenie
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych pozwala zaoszczędzić również na składkach społecznych.
— Wartość świadczenia socjalnego wypłacana z tego funduszu nie będzie zmniejszona o składki na ubezpieczenie społeczne. Jest to realna oszczędność dla przedsiębiorcy i pracownika — tłumaczy Jerzy Bielawny.
A co, jeśli pracodawca nie ma tego funduszu?
— Oczywiście kwota wypłacanego świadczenia socjalnego, tj. podstawa naliczania składek, zostanie pomniejszona — z pewnymi wyjątkami — o składki ubezpieczeniowe — dodaje Jerzy Bielawny.
Podatek dochodowy
Z każdym rokiem jest coraz mniej świadczeń socjalnych zwolnionych od podatku (ramka). Obecnie, pomijając zwolnienia „branżowe”, jest to zaledwie kilka przypadków, wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
— Świadczenia rzeczowe dla pracowników — do 380 zł rocznie, a wydatki na wypoczynek dzieci w całości, są zwolnione z podatku, jeśli zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych — dodaje Jerzy Bielawny.
A jak przedsiębiorca rozlicza podatkowo wypłacone świadczenia socjalne? Jeśli otrzymuje je pracownik, wówczas zwiększają one jego przychód ze stosunku pracy. Pracodawca pobiera i wpłaca do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek od wartości takiego świadczenia. Jeśli świadczenie otrzymuje były pracownik, obecnie emeryt lub rencista — wówczas płatnik musi pobrać 10 proc. podatku. Gdy świadczenia otrzymały inne osoby, wówczas w trakcie roku nie pobiera się ani zaliczki, ani zryczałtowanego podatku, ale należy wystawić —do końca lutego roku następnego — informację PIT-8C.