Przeanalizujmy obszar normy obejmujący zagadnienia związane z audytem wewnętrznym. Norma identyfikuje tu kilka haseł, które należy właściwie odczytywać z perspektywy procesowego podejścia do doskonalenia organizacji:
- organizacja powinna przeprowadzać audyty z zaplanowaną częstotliwością,
- audytorzy nie powinni audytować własnej pracy,
- program audytów trzeba planować uwzględniając status i znaczenie procesów i obszarów, które mają być audytowane.
Aby je właściwie ocenić, przyjrzyjmy się najpierw kilu cechom charakterystycznym dobrze zarządzanych procesów, tj.:
- określony przebieg ze zdefiniowanymi parametrami wejściowymi i produktami,
- wkomponowane miary pośrednie i miara końcowa,
- ustanowione cele
- zdefiniowany właściciel.
Już wstępna ocena powyższych, parametrów procesów prowadzi do ciekawych uwag do zasad prowadzenia audytów i roli audytorów opisanych w normie.
Uwaga 1 — Jeżeli rozumiemy audyt jako narzędzie weryfikacji, czy działania realizowane są w sposób zgodny z założonymi wymaganiami, to powinien on przybrać formę stałej obserwacji kluczowych mierników procesów.
Uwaga 2 — Podstawowym zadaniem właścicieli procesów jest śledzenie mierników, reagowanie na odchylenia oraz podejmowanie działań zapobiegawczych i korygujących w sposób, o którym pisałem przed tygodniem. To oznacza, że właściciel procesu jest jego najlepszym audytorem. Działania zmierzające do zapewnienia założonej efektywności nie mogą zatem być realizowane „z doskoku” przez grupę niezaangażowanych w konkretny obszar osób. Muszą stać się codziennością zarządzania.
Można zapytać — i co z tego? Odpowiedź nasuwa się sama. Norma stoi w sprzeczności ze zdrową zasadą zarządzania, nakazującą stałe poszukiwanie odpowiedzialności za definiowane zadania i kreowania postaw aktywnego i ciągłego nadzorowania przydzielonych zadań. Nadchodzi czas właścicieli procesów, którzy sprawnie nadzorują i używając słowa normy audytują własne procesy. To prowadzi do następnego wniosku, iż są również najlepszymi audytorami pozostałych procesów i obszarów organizacji mających wpływ na ich procesy.
*OPENavigators