Kalkulacja przeprowadzana przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z usług zewnętrznego operatora logistycznego musi uwzględniać wszelkie koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo zarówno przed, jak i po przejściu na usługi zewnętrzne.
— W symulacji po jednej stronie powinna znaleźć się oferta operatora zewnętrznego, a po drugiej przewidywane, kompleksowo policzone koszty własne. To podejście zakłada jednak, że poziom produkcji i sprzedaży będzie zachowany. Celem każdego przedsiębiorstwa jest rozwój, dlatego należy dokonać analizy kosztów, które muszą być poniesione na jego osiągnięcie. Analiza powinna więc być przeprowadzona w dwóch wariantach: dla outsourcingu i dla samoobsługi — mówi Mirosław Kaczmarek, dyrektor M&M Militzer & Münch Polska i prezes Stowarzyszenia ProLogistyka.
Analiza wykazuje często, że aby uzyskać wzrost np. o 10 proc. (produkcji czy sprzedaży), należy dokonać nieporównywalnie dużych inwestycji w zaplecze magazynowe lub transportowe oraz pozyskać i przeszkolić kadrę.
— Przy outsourcingu to operator, a nie klient jest stroną inwestującą w bazę logistyczną, sprzęt, wyposażenie specjalistyczne, rozwój technologii logistycznej i specjalistycznego oprogramowania. A korzyści z tych inwestycji dotyczą obydwu stron — dodaje Dariusz Walczak, wiceprezes zarządu Raben Logistics.
Jest też inny, bardziej subtelny aspekt. Zarząd każdej firmy musi mieć pewność, że jego kadra osiąga optymalne wyniki. Żeby być pewnym, że tak się dzieje, konieczne jest stałe kontrolowanie — a to jest kłopotliwe.
— W przypadku outsorcingu problem ten znika. Pojawia się za to gwarancja, że partnerem są profesjonaliści — zapewnia Mirosław Kaczmarek.
— Każda firma produkcyjna i handlowa, w której występują procesy przepływu towarów, powinna przeprowadzić dokładną kalkulację ponoszonych przez siebie kosztów logistycznych. Powinna też porównać koszty własne z warunkami współpracy proponowanymi przez profesjonalnego operatora — dodaje Dariusz Walczak.
Porównaniu kosztów powinno towarzyszyć zestawienie poziomu jakości serwisu, w szczególności warunków składowania towarów, zarządzania zapasami, dokładności przygotowania przesyłek, poziomu błędów asortymentowych, uszkodzeń magazynowych i transportowych oraz terminowości dostaw.
— Analiza kosztów własnych powinna zawierać nie tylko amortyzację czy koszty wynajmu magazynów i środków transportu wewnętrznego i zewnętrznego, ale również wszystkie koszty ich eksploatacji, energii i materiałów, bezpośrednie i pośrednie koszty pracownicze, obsługę administracyjną i komunikację. Nie można zapomnieć o kosztach wynikających z uszkodzeń, niewłaściwego czasu dostawy czy nieefektywnej gospodarki opakowaniami — tłumaczy Dariusz Walczak.
Reasumując, kalkulacja kosztów, której celem jest ułatwienie podjęcia decyzji o przejściu na usługi zewnętrzne, musi uwzględniać wszystkie procesy i miejsca powstawania kosztów.
— Wskazane jest także uwzględnienie w rachunku potencjalnych kosztów, np. lepszego wykorzystania pracowników, możliwość zbycia lub wynajmu zbędnego majątku czy oszczędności w działach obsługowych firmy (księgowość, kadry) oraz rezygnacja z niektórych polis ubezpieczeniowych, zmniejszenie kosztów bankowych czy wreszcie uproszczenie rozliczeń — wylicza Mirosław Kaczmarek.
Istotny — a może nawet najistotniejszy — jest aspekt jakości. Czynnik ten jest trudno mierzalny, jednak ma zasadnicze znaczenie. Outsorcing równoznaczny jest zazwyczaj z innym poziomem jakości własnej oferty handlowej przedsiębiorstwa. W jednym przypadku będzie to możliwość sprostania wymogom dostaw na terenie całego kraju lub regionu w krótkim (często tym samym) czasie. W innym przypadku będzie to możliwość dostaw nawet kilka razy w ciągu tego samego dnia małych partii towaru.
— Przykłady takie można mnożyć. Jeśli dodać do tego możliwość uzyskania jeszcze innych cech produktu, które nadaje mu operator logistyczny przez np. pakowanie, konfekcjonowanie, metkowanie czy przepakowywanie, jasne jest, że będzie to tańsze od robienia wszystkiego we własnym zakresie — podsumowuje Mirosław Kaczmarek.
W procesie przygotowania projektu logistycznego profesjonalny operator, na podstawie otrzymanych danych oraz założeń, i po wysłuchaniu informacji o potrzebach i wymaganiach klienta, kalkuluje i prezentuje kompleksowe i optymalne dla niego rozwiązanie organizacyjno-kosztowe.
— Nie pobieramy za to żadnych opłat. Jeśli klient doceni zalety naszych usług i znajdzie w nich wiele znaczących korzyści, odwdzięczy się nam wieloletnią współpracą — twierdzi Dariusz Walczak.