Zakup systemu wspomagające-go zarządzanie to decyzja na kilka lat. Dlatego, aby dokonać słusznego wyboru i nie wpaść w pułapki zastawiane przez działy sprzedaży różnych dostawców, wybór oprogramowania należy poprzedzić szczegółową analizą potrzeb firmy.
Przed wyborem oprogramowania należy przede wszystkim wytypować obszary działania firmy, które powinny zostać zinformatyzowane.
— System wspomagający zarządzanie musi być odpowiednio dobrany do celów, które stawia przed sobą przedsiębiorstwo. Jeżeli firma ma trudności z ich sprecyzowaniem, powinna zwrócić się o pomoc do konsultantów — tłumaczy Marek Suszczyk, zastępca dyrektora spółki Exact Software Poland.
Warto jednak pamiętać, że nikt nie zna potrzeb firmy lepiej niż jej menedżment. Poza tym za każdą godzinę pracy konsultanta trzeba zapłacić 80-200 zł. To wydatek, który podniesie koszt wdrożenia.
— Systemu wspomagającego zarządzanie nie należy traktować jak panaceum na wszystkie słabości firmy. Jego zadaniem jest jedynie uporządkowanie działań przedsiębiorstwa — twierdzi Marek Suszczyk.
Wybrany system powinien być otwarty, czyli stwarzać możliwość dalszej rozbudowy. Oceniając jego funkcjonalność, warto sprawdzić, jakimi narzędziami pracy dysponuje i czy będą one przydatne firmie, w której system ma być wdrożony. Pomaga w tym szczegółowa analiza funkcjonalności systemu w poszczególnych obszarach działalności przedsiębiorstwa.
W przypadku małych i średnich firm bardzo istotny jest czas wdrożenia. Ograniczenie go do minimum pozwala zmniejszyć koszty.
— Bardzo istotne jest doświadczenie dostawcy, wyrażone m.in. w liczbie dokonanych wdrożeń. Warto się również upewnić, czy dostawca ma zdefiniowane procesy wdrożeniowe oraz procedury zgłaszania problemów w trakcie funkcjonowania systemu. Wybierając dostawcę, nie wolno sugerować się podawanymi przez niektóre firmy numerami infolinii, pod którymi na pytania odpowiadają przeszkoleni marketerzy, a nie informatycy — przestrzega Marian Kossowski, zastępca prezesa spółki Simple.
Warto także zwrócić uwagę na pozycję rynkową dostawcy. Zaprzestanie przez niego działalności może narazić jego klientów na spore wydatki. W przypadku zmiany oprogramowania po raz drugi ponosi się bowiem koszt całego wdrożenia.
Marek Suszczyk przypomina, że w przypadku zniknięcia dostawcy z rynku, użytkownicy jego systemów pozbawieni są nowych wersji oprogramowania i pomocy technicznej. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy polskie przepisy, dotyczące finansów i księgowości, zmieniają się bardzo szybko w związku z ich dostosowaniem do regulacji obowiązujących w Unii Europejskiej.
Dokonywana przez dostawcę analiza przedwdrożeniowa jest rodzajem umowy wstępnej, po podpisaniu której potencjalny nabywca może, ale nie musi, podjąć decyzję o wdrożeniu systemu.
— Pierwszy etap zazwyczaj trwa od tygodnia do miesiąca. Jego długość zależy od stopnia skompilowania procesów gospodarczych, zachodzących w przedsiębiorstwie. Przeprowadzenie analizy przez konsultantów znacznie usprawniają dostarczone wcześniej informacje o strukturze firmy, zasadach jej funkcjonowania, obiegu dokumentów i zaobserwowanych problemach. Udostępnienie takich danych ułatwia precyzyjny dobór oprogramowania. Pierwszy etap zazwyczaj nie angażuje środków klienta. Nawet po zakończonej analizie można wycofać się, zabierając ze sobą modelowy projekt działania firmy — tłumaczy Szymon Słupik, wiceprezes Comarch-CDN.
Konieczne jest również precyzyjne ustalenie budżetu na zakup oprogramowania oraz omówienie z dostawcą całkowitych kosztów wdrożenia.
— Bardzo często firmy sprzedające oprogramowanie rozbijają dostawę na kilka elementów, nie podając pełnej wyceny kontraktu. Dlatego wielu przedsiębiorców po fakcie dowiaduje się, ile trzeba będzie zapłacić za całe wdrożenie — przestrzega Marian Kossowski.
Cena systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP, przeznaczonego dla małej firmy, wynosi około 20 tys. zł. W przypadku średniego przedsiębiorstwa jest to wydatek 40 tys.-120 tys. zł. Koszty wdrożenia można jednak zminimalizować, nabywając wdrożenie w drodze leasingu lub w systemie ratalnym.
Wprowadzenie do nowo wdrożonego systemu starych danych, gromadzonych za pomocą innych narzędzi informatycznych, podnosi jego koszty. Dlatego warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy firmie jest to niezbędne.
Po podpisaniu umowy dostawcy przeprowadzają próbne wdrożenie.
— Uczestniczy w nim kilku pracowników firmy, którzy przechodzą kilkudniowe przeszkolenie i poznają nowy model pracy. Nie jest to prezentacja systemu, ponieważ jej uczestnicy testują konkretne procesy. Poza tym jest to ostatni moment na usunięcie ewentualnych braków — wyjaśnia Marek Suszczyk.
Dodatkowo dostawcy zapewniają wszystkim klientom serwis w postaci asysty technicznej na okres minimum roku. Gwarantują też użytkownikom pomoc techniczną oraz nowe wersje oprogramowania, szkolenia i nadzór w pierwszych dniach funkcjonowania systemu.
Okiem eksperta
Według szacunków firmy DiS, liczba wszystkich kontraktów na wdrożenia systemów ERP zawartych w Polsce, do końca ubiegłego roku wyniosła 2321, przy czym w samym 2001 r. umów takich zawarto 362. Spośród wszystkich producentów systemów ERP, największy przyrost użytkowników końcowych zanotowały firmy SAP, Oracle, IFS, Exact, QAD oraz BPSC.
Wartość rynku systemów klasy ERP, liczona według wartości sprzedanych licencji tego oprogramowania w 2001 r. po raz pierwszy od 10 lat spadła do 200,3 mln zł. Rok wcześniej wyniosła ona 226,7 mln zł. Zatrzymanie się rynku ERP jest więc niemal natychmiastowym następstwem kryzysu gospodarczego, który dotknął również kraje wysoko uprzemysłowione. Mogłoby to oznaczać, że nasz kraj jest opóźniony w stosunku do liderów dużo mniej, niż się powszechnie uważa. Rozwijając w okresie kryzysu rynek ERP, wbrew regresywnym tendencjom światowym, można by właśnie teraz łatwiej dojść do światowego poziomu zaawansowania technologicznego.
Andrzej Dyżewski,
właściciel biura badawczego