W systemach obsługujących podstawowe procesy biznesowe drzemie ogromny potencjał.
Business Intelligence (BI) i pokrewne pojęcia z informatycznego żargonu brzmią groźnie, ale ich idea jest prosta, a przydatność przekonywająca. To rodzina informatycznych narzędzi do raportowania i analiz na podstawie danych generowanych przez systemy wspomagające pracę przedsiębiorstw. Narzędzia te pomagają zarządom firm stwierdzić, czy zmierzają tam, gdzie chciałyby, i czy tak szybko jak trzeba.
Jak to z BI było
— Na początku wszystko było proste, ponieważ narzędzia raportowo-analityczne stanowiły nakładkę pojedynczych systemów ERP w przedsiębiorstwach produkcyjnych, systemów transakcyjnych w bankach i billingowych w telekomach. Ich podstawowym zadaniem było budowanie statycznych zestawień operacji. Z czasem zaczęto dodawać bardziej złożone funkcje analityczne — mówi Paweł Gustaw, menedżer projektu firmy Premium Technology, dystrybutora jednego ze znanych narzędzi BI.
Z czasem obok podstawowych systemów zaczęły pojawiać się wspomagające: CRM, SCM czy HR. Raporty i analizy na podstawie danych z pojedynczych systemów dawały wycinkowy obraz operacji przedsiębiorstwa. Integracja i przetwarzanie danych z różnych systemów mogły dać obraz znacznie bogatszy: na przykład wielkość sprzedaży w perspektywie wielkości zatrudnienia w contact center.
Wszystko to wygląda pięknie w teorii, ale technologicznie jest operacją dosyć trudną. Integrację i weryfikację danych pochodzących z różnych systemów informatycznych można porównać do kompilacji na podstawie wielu dzieł w kilkunastu językach.
Ekstrakcja danych
Z tego powodu sercem rozwiązań BI jest narzędzie zwane hurtownią danych (często utożsamiane z rozwiązaniem raportowo-analitycznym), czyli specyficznie opisana baza danych współpracująca z narzędziami (ETL) transferującymi dane z różnych źródeł i transformującymi do wspólnej postaci.
— Rzecz nie tylko w ujednoliceniu w sensie informatycznym, ale i merytorycznym uspójnieniu. Dane w różnych systemach informatycznych, np. odnośnie do nazwy czy adresu klienta, mogą być przecież niepełne lub nieprawidłowe — mówi Paweł Gustaw.
Na tym nie koniec. Surowym danym trzeba nadać jednolite konotacje. Czym innym może być „płatność” w systemie finansowo-księgowym i w systemie CRM. Co innego może znaczyć „klient” dla działu marketingu i dla działu transportu. Dopiero z ujednoliconych technicznie i semantycznie danych mogą korzystać aplikacje analityczno-raportujące. Ich funkcjonalność limitowana jest niemal wyłącznie tym, co może im zaserwować hurtownia danych. Aktualność raportów i analiz jest zatem uzależniona od przyjętej polityki aktualizacji danych w hurtowni.
— Procedury są bardzo różne: od bieżącego transferu danych do synchronizacji raz na miesiąc, w zależności od potrzeb użytkownika. Analizy zjawisk czasowych nie wymagają zwykle transmisji on-line, ale inaczej może być z monitorowaniem linii produkcyjnej — wyjaśnia Paweł Gustaw.
Warto pamiętać, że transfer danych dodatkowo obciąża wszystkie elementy struktury informatycznej. Albo więc pogarsza jakość obsługi podstawowych procesów biznesowych, albo zmusza do zakupu bardziej wydajnej — a więc droższej — platformy sprzętowo-operacyjnej.
Tyle teorii, teraz praktyka
Najpopularniejsze systemy BI oparte są na prostych serwerach Intela z systemem operacyjnym Windows 2000 i na bazie danych MS SQL Server. Mniej liczne są wdrożenia bardziej wymagających hurtowni, które agregują większy zasób danych. Tego typu narzędzia bowiem, choć dojrzałe, nie mają takiej metryki jak systemy ERP czy CRM — są po prostu mniej znane. Liczbę wdrożeń systemów BI znanych producentów należy liczyć w naszym kraju na poziomie 150-200, a więc daleko mniej niż innych systemów informatycznych.
Raport elektroniczny
Wdrażanie systemów BI pozwala nie tylko na nowe wykorzystanie zasobu informacyjnego przedsiębiorstwa. Nie mniej ważne są korzyści związane z automatyzacją i przeniesieniem do środowiska elektronicznego procesu raportowania nieodzownego w dużych korporacjach. Aplikacje mogą w nieskończoność „wypluwać” zgodnie z zaplanowanym harmonogramem raporty i analizy w formie dowolnych plików elektronicznych bądź wydruków. Mogą je automatycznie rozsyłać pocztą elektroniczną bądź publikować w firmowych intranetach. Kierownictwu średniego i wyższego szczebla mogą prezentować dane on-line w formach tzw. kokpitów menedżerskich, wizualizujących bieżącą pracę różnych działów przedsiębiorstwa. Oszczędność czasu i papieru jest oczywista.