Producenci oferują programy łatwe w instalacji oraz dostosowane do możliwości firmy. Klient musi tylko wybrać.
Aplikacje pudełkowe to narzędzia, które mają na celu zaspokoje- nie prawie wszystkich potrzeb informatycznych małych i średnich przedsiębiorstw. Oprogramowanie nazywane jest pudełkowym dlatego, że przeważnie sprzedawane jest w sklepach, a nie przez konsultantów, tak jak bardziej zaawansowane programy.
— Aplikacje takie dostarczają narzędzi ewidencjonujących podstawowe zdarzenia gospodarcze. To szeroko rozumiana księgowość i obsługa sprzedaży, zarządzanie personelem i płacami oraz obieg informacji wewnętrznej, umożliwiające akceptację dokumentów w postaci elektronicznej. Biorąc pod uwagę cechy oprogramowania, klienci z sektora MSP potrzebują zgodności z prawem, niezawodności, łatwości obsługi, szeroko rozumianego bezpieczeństwa i pewności na przyszłość, w tym obsługi posprzedażnej. Coraz częściej też firmy z sektora MSP wymagają narzędzi wspomagających zarządzanie biznesem, takich jak np. prosty CRM, a także pozwalających obniżyć koszty działalności, takich jak moduły do analiz i raportów — mówi Elwira Sokołowska, prezes Sage Symfonia.
Różne narzędzia
Niebagatelną zaletą aplikacji pudełkowych jest łatwość ich wdrożenia. Proces instalacji w wielu przypadkach przebiega wręcz intuicyjnie. To sprawia, że są to idealne rozwiązania dla niewielkich firm i przedsiębiorstw. Tej strategii trzyma się wiele firm informatycznych.
— W odróżnieniu od projektowanych „na miarę” systemów klasy ERP, wymagających skomplikowanych wdrożeń i skierowanych do większych odbiorców, oferta Wa-Pro to gotowe programy, które instaluje i obsługuje się intuicyjnie. I tego kierunku chcemy się trzymać przy rozwijaniu naszych systemów i określaniu grupy docelowej — zapowiada Wojciech Frysztak, prezes firmy Wa-Pro.
Rzecz w tym, że nawet niewielkie firmy mogą mieć, i często mają, swoje indywidualne potrzeby. Producenci zauważyli to i dodają do gotowych, uniwersalnych systemów moduły przeznaczone dla poszczególnych branż.
— Mówiąc o aplikacjach dedykowanych, trzeba pamiętać, że każda organizacja o złożonych procesach gospodarczych, musi do pewnego stopnia indywidualizować swoje rozwiązania informatyczne. Nie wszystkie firmy mogą pozwolić sobie na programy pisane dla nich „pod klucz”. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie oprogramowania „gotowego”, które można poddać głębokiemu dostosowaniu do potrzeb. Specyficzne procesy biznesowe muszą być odzwierciedlone przez odpowiadające im funkcjonalności programów — zauważa Elwira Sokołowska.
Kwestia wielkości
Aplikacje pudełkowe różnią się funkcjonalnością w zależności od wielkości firm, dla których zostały przeznaczone.
— Mała firma, ale podejmująca świadomą inwestycję w IT, przeważnie dąży do zapewnienia wsparcia procesów księgowych, magazynowych, kadrowo-płacowych za pomocą systemu informatycznego i to najlepiej zintegrowanego, czyli takiego, w którym jego poszczególne elementy potrafią „rozmawiać” ze sobą, oraz integracji z bankowością elektroniczną i rozwiązań mobilnych dla pracowników pracujących w terenie — mówi Marcin Wiciński, dyrektor ds. technologii, oprogramowania i serwisu firmy Wa-Pro.
Większe firmy mają już bardziej wysublimowane potrzeby.
— Większa firma, która już w sprawny sposób posługuje się zintegrowanym systemem wsparcia zarządzania, najczęściej znajduje się w sytuacji, gdy wszystkie dane dotyczące działalności firmy są w systemie informatycznym, ale wiedza z nich płynąca jest ograniczona. Wtedy przedsiębiorstwo sięga po systemy, które pozwalają analizować zgromadzone dane. Z pomocą przychodzą systemy business intelligence, które wspierają proces podejmowania decyzji — twierdzi Marcin Wiciński.
Dobór oprogramowania o funkcjonalności dobranej do wielkości, potrzeb i możliwości firmy jest istotny z kilku powodów. Po pierwsze, tylko takie oprogramowanie gwarantuje optymalizację procesów biznesowych w firmie. Po drugie, źle dobrane narzędzia IT mogą ograniczać lub utrudniać rozwój przedsiębiorstwa. Powinny pamiętać o tym nawet małe firmy, kiedy podejmują decyzję o zakupie najprostszego nawet oprogramowania.
