Archiwami zaopiekują się firmy outsourcingowe
Cywilizacja komputerów jawiła się zawsze nie tylko jako możliwość szybkiego isprawnego przesyłania danych. Coraz nowocześniejsze systemy informatyczne pozwalają zmieścić wpamięci jednej niewielkiej maszyny treść archiwum, które zajmuje kilometry półek. Jednak regulacje prawne najwyraźniej nie chcą nadążać za postępem technicznym. Ogromna większość dokumentów musi być sporządzana wformie tradycyjnej iprzechowywana przez wiele lat. Wprzypadku średniej wielkości firmy oznacza to konieczność utrzymywania dużego archiwum.
Papierowa dokumentacja małego zakładu czy warsztatu to kilka półek segregatorów. Im większa firma, tym więcej segregatorów itysiące stron dokumentów. Wprzypadku dużych przedsiębiorstw oznacza to olbrzymie powierzchnie magazynowe, sztab archiwistów idrogi system informatyczny. Oto absurd — wczasach, kiedy dzięki informatyzacji przy mniejszym zatrudnieniu można pomnożyć zyski, biurokracja pochłania niezmiennie duże koszty.
Około 30 lat temu wStanach Zjednoczonych pojawiły się profesjonalne firmy oferujące przechowywanie dokumentacji. Tony papieru nie mają prawa zamienić się wchaotyczne składowisko makulatury dzięki profesjonalnym systemom informatycznym. Zusług outsourcingowych obecnie korzysta wUSA większość przedsiębiorstw — nie tylko gigantów. WPolsce pierwsze szlaki zostały przetarte mniej więcej przed pięciu laty. Wkrótce pojawiły się firmy, które bogate doświadczenie wyniosły zdziałalności na Zachodzie. Obecnie działa unas kilka podmiotów oferujących podobne usługi, ztego dwa-trzy stosujące wszelkie najnowocześniejsze techniki.
Powierzenie dokumentacji profesjonalnej firmie zewnętrznej da się ująć wdwóch słowach — oszczędność ibezpieczeństwo. Oszczędzamy, nie zatrudniając archiwistów, nie wynajmując coraz większych powierzchni magazynowych na rosnące szeregi regałów zsegregatorami. Płacimy tylko za to, co faktycznie przechowujemy, anie za pusty magazyn, który ma szansę zapełnić się dopiero za kilkanaście lat. Nie musimy się martwić obezpieczeństwo dokumentacji — to już problem firmy usługodawczej.
Systeminformatyczny gwarantuje, że osoba niepożądana nie ma szans odnaleźć interesujących ją dokumentów. Tożsamość ipołożenie pudeł zsegregatorami zna tylko komputer. Nie ma osoby, która mogłaby wydobyć zsystemu informacje orozkładzie całej dokumentacji składowanej wmagazynie. Bezpieczne przechowanie dotyczy nie tylko dokumentów. Firmom zewnętrznym powierza się również elektroniczne nośniki informacji, które dzięki przechowywaniu wspecjalnych pancernych szafach nie są narażone na działanie ognia, wody iniskich temperatur.
WPolsce jeszcze daleko do takiej, jak wUSA, skali korzystania zusług out- sourcingowych, ale można stwierdzić, że zainteresowanie cały czas wzrasta. Oczywiście najchętniej inajszybciej decydują się na to filie zagranicznych przedsiębiorstw, zdoświadczenia znające plusy powierzania dokumentacji specjalistom zewnętrznym. Nie brak też ifirm polskich, nawet niewielkich. To, że płaci się od jednego pudła zdokumentacją, nie zawęża klienteli tylko do firm, które potrzebują setek metrów bieżących regałów. Drobny przedsiębiorca jest nie mniej mile widziany niż międzynarodowy potentat. Zomawianych usług korzystają też, na razie nieliczne, instytucje państwowe.
Działalność profesjonalnych firm zewnętrznych ma przed sobą przyszłość także unas — zprostego powodu. Tam, gdzie wgrę wchodzi zmniejszenie wydatków połączone ze zwiększeniem bezpieczeństwa, pozytywną decyzję podejmuje się szybko. Nie zanosi się bowiem na to, że era papierowej biurokracji zmierza ku końcowi.