Certyfikat potwierdzający wdrożenie systemu zarządzania uzyskiwany jest w efekcie pomyślnie przeprowadzonego audytu certyfikującego.
Wytyczne dotyczące audytowania, a także formy raportu z audytu dwóch systemów: zarządzania jakością (SZJ) oraz zarządzania środowiskowego (SZŚ) są zawarte od 2002 r. w normie ISO 19011 noszącej tytuł: „Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego”.
Wskazane, ale niekonieczne
Norma ISO 19011 zawiera szereg wytycznych, a więc nie obowiązków dla jednostek audytujących.
Używane w niej są słowa: „zaleca się, aby...”, „... konieczne może być...” i tym podobne formy, nie zawierające nakazu, lecz wskazujące możliwość wyboru przez trzecią stronę dogodnych dla niej dróg postępowania przy audytowaniu klientów ubiegających się o certyfikat.
Różne więc firmy certyfikujące w niejednakowym stopniu kierują się tymi wytycznymi, ustalając wewnętrzne reguły dotyczące np. zasad pisania raportów.
Przedsiębiorstwa powinny uważnie przyjrzeć się raportom z audytów, wykonywanym czasem na żenującym poziomie. Cały bowiem proces certyfikacji, w tym jego część — audyt, jest usługą świadczoną przez stronę trzecią audytowanej jednostce i podlega takim samym prawom jak każdy inny wytwór ludzkiej pracy.
Przykład złego
Nakreślone obok zadania spełnia raport wykonany przez uczciwego i odpowiedzialnego audytora. Zdarzają się jednak audytorzy nie posiadający odpowiednich kompetencji, albo działający — wbrew deklaracjom kierownictwa jednostki certyfikującej — bez żadnego nadzoru, a nawet za jego aprobatą (gdy jakość przechodzi w ilość), piszący raporty „uniwersalne”, pasujące do każdej firmy, co najwyżej okraszone jakąś datą lub nazwą dokumentu, aby raport choć trochę odnosił się do audytowanej firmy. W raporcie takim zmienia się tylko początek i koniec, gdy trzeba napisać nazwę audytowanego zakładu oraz nazwę systemu. W ten sposób audytor — przy minimum wysiłku i pracy własnej — może „wyprodukować” wiele raportów w ciągu miesiąca. Tak sformułowany raport nie spełnia jednak żadnej z wymienionych funkcji. Nie zawiera prawie wcale dowodów z audytu, jak tego wymaga definicja, gdyż tylko w „ilościach śladowych” odnosi się do stwierdzonych faktów czy informacji zgodnych z kryteriami audytu. Nie jest więc de facto raportem z audytu.
Prawo do reklamacji
Przedsiębiorstwa szanujące siebie i swoje pieniądze, a mające już certyfikat lub o niego się ubiegające, powinny nie tylko uważnie przyjrzeć się raportom z audytów, ale też — w razie potrzeby — reklamować je, tak jak reklamuje się wadliwy wyrób.
Sęk w tym, że przedsiębiorstwa nie zawsze wiedzą, czego mają prawo oczekiwać od jednostki audytującej. Przyjmują więc na wiarę przysyłany raport, w przekonaniu, że tak ma być właśnie sformułowany. Nie dyskutują też między sobą na ten temat, a w rezultacie takiej dyskusji nastąpiłaby, być może, eliminacja nierzetelnych audytorów.
Przedstawiciele przedsiębiorstwa powinni zatem — jeszcze przed procesem certyfikacji — pytać jednostkę audytującą o formę raportów z audytu, a zwłaszcza sami przygotowywać się (choćby poprzez przeczytanie normy) do tego procesu, a także do jego efektów w postaci raportu.
Autor jest audytorem i konsultantem SZJ, SZŚ i SZBHP