Upadek samolotu czy nawet pożar — to zdarzenia stosunkowo mało prawdopodobne, ale mogące prowadzić do całkowitej utraty danych przez firmę. Nie oznacza to, że nie warto tworzyć kopii zapasowych. Wręcz przeciwnie. W codziennej eksploatacji systemów IT występuje bowiem cała masa sytuacji mogących prowadzić do utraty cennych danych biznesowych.
System do backupu, czyli zabezpieczania danych, powinien chronić ważne dla przedsiębiorstw informacje zarówno na wypadek zdarzeń typowo losowych np. pożar, jak i problemów związanych ze zwykłą eksploatacją sytemów informatycznych, czyli np. wymianą serwerów lub oprogramowania na nowsze. Wydaje się, że te ostatnie zdarzają się częściej, ale mają mniej dotkliwe konsekwencje. Nie wszyscy się jednak z tym w pełni zgadzają.
— Intuicyjnie wydaje się, że prowadzące do utraty danych awarie w codziennej pracy zdarzają się częściej niż typowe katastrofy. Trudno jednak mówić o ich mniejszej dolegliwości. Jak firma utraci dane, to ma ten sam problem niezależnie od przyczyn, które do tego doprowadziły. Poza tym, praktyczne konsekwencje utraty części danych mogą być takie jak utraty całości — zaznacza Sławomir Drążkiewicz z Emaxu, będącego jednym z partnerów produkującego oprogramowanie do zarządzania pamięciami masowymi Veritas Software.
W powszechnej opinii do utraty danych w trakcie normalnej eksploatacji systemu informatycznego lub działań związanych z jego modernizacją dochodzi najczęściej z winy człowieka.
— Nawet najlepszy informatyk może się pomylić, przez co również działania serwisowe są obarczone pewnym ryzykiem wystąpienia błędu. Dodatkowo oprogramowanie nie jest doskonałe i nie można wykluczyć, że po zainstalowaniu nowej wersji nie wystąpią problemy z odczytaniem wcześniej zapisanych danych. Gdyby działania człowieka wolne były od błędów, żylibyśmy w idealnym świecie otoczeni przez nie zawieszające się komputery i nie psujące się samochody — zaznacza Andrzej Retman, wiceprezes Optix Polska, jednego z partnerów firmy Legato, produkującej oprogramowanie do zarządzania pamięciami masowymi.
Trzeba przy tym pamiętać, że część awarii przypisywanych aplikacjom biznesowym jest zwykłym spychaniem odpowiedzialności i tak naprawdę je też należałoby przypisać informatykom z firm, które je eksploatują.
— W przypadku awarii prowadzącej do utraty danych trudno dokładnie ustalić kto zawinił. Żaden administrator nie przyzna się do tego, że popełnił błąd i będzie zrzucał winę na dostawcę systemu. Pomijając jego osobistą niechęć do przyznania się do błędu, należy pamiętać, że awarie wynikające z samej konfiguracji oprogramowania objęte są bezpłatnym serwisem jego dostawcy. Za usunięcie skutków błędu popełnionego przez administratora trzeba już osobno zapłacić — wyjaśnia Sławomir Drążkiewicz.
Po błędach ludzkich związanych z eksploatacją systemów informatycznych, najczęstszą przyczyną utraty danych są awarie sprzętu.
— Nie psują się tylko kamienie. Wszystko inne może się popsuć. Jeżeli zepsuje się dysk twardy w serwerze lub macierzy, to firma po prostu traci zawarte na nim dane. Nawet dobry sprzęt czasami ulega awariom. Im więcej sprzętu, tym większe prawdopodobieństwo ich wystąpienia. W systemie informatycznym firmy nie mamy jednego twardego dysku, tak jak w domowym pececie. Jest ich tam kilkadziesiąt, kilkaset czy nawet kilka tysięcy. Z prostej analizy statystycznej wynika więc, że prawdopodobieństwo awarii jest tam dużo większe niż w domu — przypomina Krzysztof Celmer, szef sprzedaży systemów pamięci masowych w Sun Microsystems Poland, jednego z dostawców macierzy dyskowych.
Jego zdaniem, utraty danych związane z awariami twardych dysków są też o tyle prawdopodobne, że sprzęt komputerowy jest w firmach eksploatowany intensywniej niż w domach, często przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Z tego powodu m.in. wewnętrzne talerze twardych dysków nieustannie znajdują się w ruchu.
— One kręcą się nawet wtedy, gdy nie są zapisywane ani odczytywane. Łatwo więc ulegają uszkodzeniom mechanicznym —dodaje Krzysztof Celmer.
Niebagatelną różnicą w porównaniu z domowymi pecetami pozostaje też w przypadku firm wartość danych przechowywanych na maszynach wykorzystywanych do celów biznesowych. Czasami są one tak ważne, że ich kopie wykonuje się na bieżąco.
— Chodzi przede wszystkim o systemy związane z obsługą klienta, których działanie bezpośrednio widać na zewnątrz. Jeśli do awarii dojdzie w banku, to jego klienci od razu to zauważą i na pewno nie przyjmą z zadowoleniem. Z kolei w przypadku systemów typu back-office, przetwarzających wewnętrzne dane firm, nawet jeśli o ich awarii nie dowie się nikt z zewnątrz, to utrata danych lub przestój mogą spowodować bardzo poważne straty finansowe — wyjaśnia Andrzej Retman.
System backupu, działający na tym samym sprzęcie i pochodzącym od tych samych producentów oprogramowaniu, stosuje się jednak nie tylko do zabezpieczania strategicznych serwerów. Może nie w konfiguracjach pozwalających na bieżące tworzenie kopii zapasowych, ale stosuje się je również do zabezpieczania efektów typowej pracy biurowej i poczty elektronicznej.
— Istnieją dokumenty, nad którymi pracuje się przez dłuższy czas. Jeśli ma się skąd odtworzyć kopię, choćby z poprzedniego dnia, to w sytuacji krytycznej traci się ostatnią wersję, a nie efekt wielodniowej pracy — dodaje Andrzej Retman.