O korzyściach wynikających z włączenia karty lunchowej do pakietu benefitów pracowniczych w rozmowie z „Pulsem Biznesu” opowiada Katarzyna Szepietowska — dyrektor finansowa międzynarodowej platformy technologicznej Edenred Polska
Edenred należy do największych firm na światowym rynku benefitów. Waszym „flagowym” produktem, który od ponad roku popularyzujecie w Polsce, jest karta lunchowa. Na czym polega ten benefit?
Katarzyna Szepietowska: Karta lunchowa jest rozwiązaniem przeznaczonym do celowego wsparcia pracowników w zakresie dofinansowania posiłków w pracy. Tego typu programy są niezwykle popularne wśród pracodawców w krajach Europy Zachodniej, m.in. we Francji, gdzie obecnie wartość dziennego limitu dla posiłków zwolnionych z podatków i składek wynosi aż 38 euro (podniesione w trakcie pandemii COVID z 19 euro). 60 proc. tej kwoty jest finansowane przez pracodawcę. Podobnie jest we Włoszech, gdzie aż 160 euro miesięcznie dofinansowania posiłków jest w całości zwolnione z obciążeń podatkowych i składkowych po stronie pracodawcy. Warto wspomnieć, że podobne rozwiązania są również bardzo popularne w krajach Europy Środkowo-Wschodniej, np. w Rumunii, Czechach i na Słowacji.
Ideą tego typu programów jest zwolnienie z obciążeń składkowych i podatkowych zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy w przypadku środków przeznaczonych na żywienie pracowników. Pracodawcy często sięgają po takie rozwiązania nie tylko z powodu dodatkowych oszczędności, ale przede wszystkim w trosce o dobrostan pracownika, jego efektywność w miejscu pracy oraz zdrowie fizyczne. Jest to niezwykle ważne szczególnie w obliczu obecnej sytuacji ekonomicznej, gdzie ceny żywności rok do roku wzrosły o 16,1 proc., co pokazują szacunki GUS z sierpnia 2022 r. Przy tak szybko rosnących kosztach życia środki na dodatkowe celowe wsparcie pracowników mają znaczenie większe niż kiedykolwiek wcześniej.
Jakie korzyści dla pracowników daje korzystanie z tego rozwiązania?
Według przeprowadzonych przez nas badań w Polsce nadal ponad 83 proc. pracowników finansuje posiłki samodzielnie. Ankietowani deklarowali również, że na posiłki w trakcie pracy wydają dziennie pomiędzy 30 a 50 zł, co w ciągu miesiąca przekłada się na znaczną kwotę mieszczącą się w przedziale od 630 do 1050 zł. Jednocześnie wysoki koszt stanowi dla większości ankietowanych główną barierę w korzystaniu z gotowych, ciepłych posiłków w miejscu pracy.
W odpowiedzi na tę właśnie potrzebę pracowników powstała właśnie karta lunchowa. Jako benefit pracowniczy pozwala pracodawcom wziąć na siebie część tego ciężaru finansowego. Dzięki temu pracownicy mają dostęp do zdrowego i zbilansowanego odżywania, co jest odpowiedzią na ich realne potrzeby. Od 1 marca 2022 r. również kwota limitu dofinansowania została zwiększona, zatem obecnie pracodawca ma możliwość wsparcia pracownika kwotą 300 zł miesięcznie, co dla wielu stanowi już istotną i wymierną korzyść.
Co mogą zyskać przedsiębiorcy oferujący pracownikom kartę lunchową?
W Polsce istnieją przepisy pozwalające na skorzystanie ze zwolnienia ze składek ZUS (zarówno w części pracodawcy, jak i pracownika) w przypadku dofinansowania przez pracodawcę posiłków dla pracowników. Funkcjonują one od 1998 r. W praktyce pracodawcy mają jednak wiele wątpliwości dotyczących możliwości zastosowania zwolnienia, ze względu na zdezaktualizowaną definicję posiłku gotowego zastosowaną w rozporządzeniu. Dotychczas bywała traktowana niezwykle wąsko, czyli jako posiłek oferowany przez pracodawcę w miejscu pracy, np. w kantynach pracowniczych.
Jest to rozwiązanie nieprzystosowane do obecnych czasów, szczególnie biorąc pod uwagę zbliżające się zmiany w kodeksie pracy, dotyczące modelu pracy zdalnej. Karta lunchowa Edenred jest idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji, pozwalającym na wdrożenie szeregu różnych mechanizmów mających na celu zapewnienie odpowiedniego wydatkowania środków przekazywanych na karcie.
Najbardziej popularnym rozwiązaniem jest ograniczenie wydatkowania środków do punktów handlowych oferujących gotowe posiłki, restauracji, kantyn, maszyn vendingowych oraz platform oferujących dostawę jedzenia z dowozem, takich jak Glovo. Dodatkowo w przypadku karty lunchowej Edenred każdy pracodawca może sam zdecydować, czy wprowadzić dodatkowe ograniczenia, jak np.: wprowadzenie dziennego limitu liczby transakcji lub dziennego limitu wartości transakcji. Możliwe jest również ograniczenie płatności kartą do konkretnych dni tygodnia (np. od poniedziałku do piątku) lub w określonych godzinach (np. godz. 8-18).
Kolejnym istotnym elementem są korzyści dla działów rekrutacyjnych, wynikające z wprowadzenia tego rozwiązania do pakietu benefitów. Działy HR cały czas zmagają się z pozyskiwaniem kandydatów, jako że na rynku wciąż brakuje specjalistów. Dlatego karta lunchowa może być dodatkowym wyróżnikiem dla osób zastanawiających się nad wyborem danej firmy. Sądzę, że ten benefit stanie się w przyszłości pewnego rodzaju „must have” we wszystkich nowoczesnych przedsiębiorstwach.
Jak wygląda sprawa od strony fiskalnej — w jaki sposób działy księgowości mogą rozliczać ten benefit?
Wysoka inflacja, presja płacowa i potrzeba szukania oszczędności to codzienne wyzwania stojące przed liderami zespołów finansowych, które wkraczają właśnie w okres budżetowania przyszłego roku. W tej chwili szczególnie ważne jest podjęcie działań mających na celu rewizję pakietu benefitów oferowanych pracownikom i proponowanie rozwiązań realnie adresujących bieżące potrzeby pracowników. Dofinansowanie posiłków jest oprócz świadczeń oferowanych z funduszu ZFŚS jedynym benefitem, który gwarantuje oszczędności w postaci zwolnienia ze składek ZUS zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.
Proces wdrożenia w organizacji również jest niezwykle prosty. Wystarczy złożyć zamówienie na karty lunchowe bezpośrednio u dostawcy rozwiązania — w tym przypadku Edenred — i wdrożyć w organizacji regulamin dofinansowania posiłków wskazujący celowość wykorzystania środków oraz sposób ich przekazania przez pracodawcę. Ze względu na fakt, że kwota dofinansowania dla każdego pracownika jest taka sama (300 zł miesięcznie), również zespoły kadrowe rozliczające taki benefit nie potrzebują dodatkowych wyliczeń czy raportów, aby odpowiednio ująć benefit przy rozliczeniu miesięcznym. Karta lunchowa może być również dodana do pakietu świadczeń nawet w sytuacji, gdy w danej organizacji funkcjonuje już kafeteria benefitów.
Czy Polscy przedsiębiorcy są zainteresowani kartą lunchową? Jak przyjęło się to rozwiązanie na rodzimym rynku?
Pomimo ogromnej popularności w Europie, w Polsce benefit ten nadal jest wykorzystywany w ograniczonym zakresie. W ostatnim czasie coraz więcej pracodawców zaczyna jednak zdawać sobie sprawę z zalet dofinansowania posiłków dla pracowników. Polacy stają się coraz bardziej świadomi tego, jak ważną rolę odgrywa w naszym życiu jedzenie, i przywiązują do niego coraz większą wagę. Żywimy się zdrowo, wiele osób jest także na rozmaitych dietach. Chcemy więc mieć możliwość zjedzenia tego, co chcemy i lubimy o dowolnej porze.
Większość z nas liczy w pracy na dofinansowanie posiłków czy też przerwy na obiad wliczające się do czasu pracy, a także na wspólne jedzenie wraz z innymi pracownikami, które dodatkowo stanowi element integrowania zespołu. Te benefity stają się dla nas ważniejsze niż inne pozapłacowe świadczenia od pracodawcy, takie jak karta sportowa czy ubezpieczenie zdrowotne.