Business Intelligence jest nowym procesem biznesowym, a nie tylko systemem IT. Dlatego przed wdrożeniem trzeba określić strategię firmy.
Płacąc za wdrożenie systemu typu Business Intelligence, firma ponosi koszty prac wdrożeniowych, licencji platformy bazodanowej i aplikacji analitycznych. Często musi też dokupić nowy serwer czy inny element infrastruktury sprzętowej. W tym sensie system Business Intelligence jest tworem czysto informatycznym.
To nie tylko IT
Zdaniem wielu, takie informatyczne postrzeganie systemu Business Intelligence jest jednak błędne.
— Menedżerowie chcą wiedzieć co czyni ich lepszymi od innych lub co ich spowalnia. Nie chcą przy tym z każdym pytaniem pukać do drzwi działu IT — twierdzi Yuri Rotmanow, mendżer ds. sprzedaży w produkującej oprogramowanie analityczne firmie Cognos.
Producenci narzędzi software’owych z zakresu Business Intelligence twierdzą, że ich produkty powinno traktować się tak samo jak systemy CRM. W przeciwieństwie do ERP, Business Intelligence ma więc być nie tyle systemem informatycznym, co pewnym procesem biznesowym, do którego system informatyczny jest wykorzystywany. Ich zdaniem, myślenie o systemie Business Intelligence trzeba rozpocząć od określenia strategii firmy. System Business Intelligence odpowie zaś na kluczowe dla tej strategii pytania. Czy firma może np. pozwolić sobie na wprowadzenie na rynek nowego produktu czy nie? Czy dysponuje wystarczającymi zasobami finansowymi, aby wykupić udział w rynku? Czy posiadana technologia nie jest dla realizacji tych planów za stara? Pytania tego typu można by mnożyć. Odpowiedzi na nie służą zaś do dopasowywania strategii do istniejących realiów.
— Mamy do czynienia z procesem cyklicznym, a więc firmy przechodzą przezeń stale, aby realizować strategie krótko- i długoterminowe. Systemy IT zbierają tylko dane i przedstawiają je w sposób pomagający podjąć decyzje — podkreśla Paul Cheshire, dyrektor sprzedaży na Europę Środkową i Wschodnią w firmie Hyperion, produkującej aplikacje analityczne.
Informacje motywują
Wprzęgając system Business Intelligence w procesy biznesowe przedsiębiorstwa, warto też udostępnić przynajmniej niektóre jego elementy jak najszerszej grupie pracowników. Choć systemy klasy Business Intelligence koncentrowały się początkowo na dostarczaniu informacji wąskiej grupie ludzi ze ścisłego kierownictwa przedsiębiorstw, to takie podejście staje się obecnie coraz popularniejsze. Dzięki temu szeregowi pracownicy mają szansę dowiedzieć się, jak ich firma funkcjonuje. Stają się też efektywniejsi.
— Najlepszego sprzedawcę wybiera się często wyłącznie na podstawie marketingu wewnętrznego poszczególnych handlowców. Dopiero gdy powstanie raport oparty na wypracowanych marżach, widać rzeczywiste efekty pracy poszczególnych handlowców. Z reguły pojawia się też wtedy duża dysproporcja pomiędzy tym co było powszechnie przyjęte a rzeczywistością. Dzięki takim analizom szefowie mogą lepiej wynagradzać najlepszych pracowników i eliminować tzw. ryczące krowy — wyjaśnia Andrzej Bie- siekirski, główny udziałowiec firmy konsultingowej Fild.net.