Windykacja nie zaczyna się w chwili, kiedy trzeba ściągnąć dług, tylko w momencie podpisywania umowy z kontrahentem. Jednak wielu przedsiębiorców w pogoni za kontraktami zapomina nawet o sprawdzeniu, z kim współpracuje. Problem ten doskonale ilustruje choćby ostatni raport firmy Euler Hermes poświęcony upadłościom. Wynika z niego, że większość bankructw można było przewidzieć. Wystarczyło wcześniej przejrzeć dokumenty finansowe firm.
Papier najlepszym dowodem
— Aż 85 proc. przedsiębiorstw, które upadły w sierpniu 2013 r., wykazywało na podstawie podstawowej analizy finansowej nadmierne ogólne zadłużenie lub niebezpiecznie niski wskaźnik bieżącej zdolności firmy do terminowego regulowania zobowiązań. Co więcej, utrzymywały się one na niepokojącym poziomie nie w ciągu ostatniego roku, lecz w większości przypadków w okresie trzech ostatnich lat — mówi Maciej Harczuk, prezes Euler Hermes Collections.
Dlatego tak ważna jest prewencja, która może nie tylko uratować firmę przed przykrymi niespodziankami, ale także umożliwić szybką i skuteczną reakcję, kiedy mimo wszystko takie niespodzianki się pojawią. Dokumenty mają tutaj szczególne znaczenie.
— W obecnej sytuacji, kiedy wiele spraw, także uzgodnień handlowych, załatwia się ustnie, przez telefon czy e-mailowo, warto pamiętać o przechowywaniu zarówno tradycyjnej dokumentacji, jak i dowodów w formie elektronicznej — radzi Maciej Jasiński, dyrektor biura windykacji w Coface. Najważniejsze przy tym są umowy handlowe lub zamówienia, dokumenty potwierdzające sprzedaż, czyli faktury, a także dokumenty potwierdzające dostarczenie i odbiór towaru, takie jak wz-ki, potwierdzenia przyjęcia czy dokumenty z firm transportowych.
— Warto też zbierać wszystkie dokumenty celne i fitosanitarne w przypadku żywności — zawierają one często informację potwierdzającą dodatkowo, kto dostarczył i kto odebrał towar — radzi Włodzimierz Szymczak, dyrektor zarządzający w Atradius Collections.
— Zachowujmy także potwierdzenia ustaleń sposobu dostawy i jakości towaru. Pozwoli to ograniczyć możliwość uznania długu jako należności spornej, np. ze względu na niezgodne z zamówieniem opakowanie lub termin dostawy — dodaje Maciej Jasiński. Podkreśla on, że trzeba również zachowywać wszelkie e-maile, które mogą wskazywać na sporny charakter sprawy i w przyszłości pomóc w rozstrzygnięciu sporu.
— W sytuacjach, w których odbiorca podważa zasadność faktury, poza twardą dokumentacją papierową liczą się wszystkie inne dowody — zaznacza Maciej Jasiński.
Ale samo zbieranie dokumentów to za mało. Trzeba jeszcze zadbać o to, żeby były wypełnione poprawnie. Na pewno warto sprawdzić w oficjalnym rejestrze, kto jest właścicielem firmy albo uprawnionym do reprezentowania spółki i podpisywania umów.
— Bardzo często korespondencja dotycząca zamówień jest prowadzona np. przez handlowca, który nie jest do tego upoważniony. Jeżeli to nie jest osoba figurująca w rejestrze, powinna przedstawić pełnomocnictwo udzielone przez kogoś, kto w rejestrze został wymieniony — mówi Włodzimierz Szymczak.
Poza tym podpisy na dokumentach muszą być czytelne, powinny być opatrzone datą, pieczęcią firmy i zawierać nazwę stanowiska osoby podpisującej. Trzeba też sprawdzić NIP albo REGON oraz oficjalny adres podany w rejestrze.
— Te numery warto umieszczać na wszystkich dokumentach, na których wymienione są handlujące strony, żeby nie było żadnych wątpliwości, kto komu musi zapłacić, zwłaszcza na fakturach i dokumentach transportowych — radzi Włodzimierz Szymczak. Błędy, które popełniają przedsiębiorcy, to np. podpisywanie CMR (czyli dokumentu transportowego) tylko przez kierowcę. Powinien go jednak podpisać także odbiorca — reprezentant firmy albo osoba dysponująca upoważnieniem.
— W przypadku procesu najczęściej powołuje się na świadka kierowcę, który zezna, że dowiózł towar na miejsce, a towar został odebrany. To nie uniemożliwia wygrania sprawy, ale znacznie ją przedłuża, a także jest źródłem dodatkowych kosztów — mówi Włodzimierz Szymczak.
Zdarza się także, że dane na zamówieniach, fakturach i CMR się nie pokrywają — np. nie zgadzają się kwoty, co może wynikać z przewalutowania. Może się też zdarzyć, że ilość towaru na zamówieniu jest określona np. w metrach, a na fakturach została wyrażona w tonach. Różnice te mogą wynikać choćby z wymagań systemów komputerowych poszczególnych firm, ale warto wszystko ujednolicić, sprecyzować w umowie, ustalić przeliczniki, zapisać sposób przewalutowania, bo w razie czego w sądzie trzeba się będzie tłumaczyć, co się skąd wzięło.
Uświadomić kadrę
W dokumentach warto też zapisać specyfikację techniczną i możliwe błędy czy odchylenia od normy. — Wtedy jasne jest, że dostarczono towar o określonych parametrach — zauważa Włodzimierz Szymczak.
Pamiętajmy też, szczególnie w przypadku zagranicznych firm, które nie posługują się alfabetem łacińskim, żeby zapisywać ich nazwy w oryginalnym brzmieniu. — Zdarzają się sytuacje w Bułgarii, Rosji, Chinach, gdy nazwa została zapisana w fonetycznej transkrypcji lub w tłumaczeniu, co później całkowicie uniemożliwiło zlokalizowanie dłużnika — mówi Włodzimierz Szymczak.
Najlepiej w tym przypadku sprawdzić dane rejestrowe. Jeżeli dokumenty przesyłane są jako skan lub faksem i są na tyle nieczytelne, że nie sposób odczytać np. chińskich znaków lub cyfr składających się na numer rejestrowy, numer konta bankowego czy numer telefonu, należy zadbać o zdobycie bardziej czytelnych kopii. Warto także gromadzić oryginały dokumentów.
— Jeżeli mamy wątpliwości — szczególnie w przypadku pierwszej wysyłki do nowego odbiorcy — wszystkie dokumenty powinny być równolegle wysyłane zwykłą pocztą, a przynajmniej zeskanowane i przesłane e-mailem. Muszą też zawierać wszystkie omawiane informacje — radzi Włodzimierz Szymczak. Niezbędne przy pracy nad gromadzeniem właściwej dokumentacji jest odpowiednie przeszkolenie pracowników.
— To ważny czynnik, gdyż żadne informacje i żadne procedury, o których wspominaliśmy powyżej, nie będą przydatne, jeżeli pracownicy nie będą przeszkoleni w kwestii gromadzenia, przetwarzania i wykorzystania informacji o kontrahentach — mówi Maciej Jasiński.