Zlecanie niektórych wewnętrznych procesów firmy na zewnątrz jest możliwością powszechnie wykorzystywaną przez wiele organizacji. EY proponuje inne rozwiązanie — co-sourcing. Co to właściwie jest i czym różni się od outsourcingu?
Usługa co-sourcingu to odpowiedź na zapotrzebowanie rynku, które zidentyfikowaliśmy na podstawie obserwacji preferencji naszych klientów, globalnych trendów i rozwoju technologii. Podatki i księgowość są obszarem bardzo wrażliwym, zmiennym, często niejasno uregulowanym, jednocześnie wiążącym się z osobistą odpowiedzialnością karnoskarbową. Wyizolowanie i pełne zlecenie tak ważnych funkcji na zewnątrz, czyli outsourcing, jest dla wielu firm rozwiązaniem zbyt daleko idącym. Zauważyliśmy, że nasi klienci chcą utrzymać kontrolę nad obszarem podatkowym wewnątrz swoich organizacji. Chcą zachować kluczowych ekspertów podatkowych, jednocześnie nie rezygnując ze wsparcia zewnętrznych specjalistów w zakresie czynności, które można określić jako codzienne i rutynowe. Ilość nowych regulacji w prawie podatkowym w ostatnich latach sprawiła, że obowiązków takich jest coraz więcej. W efekcie do ich wykonywania konieczne byłoby budowanie coraz większych zespołów księgowo-podatkowych, a do tego firmy nie są skłonne z kilku powodów. To często powtarzalne zadania, które jednak wiążą się ze znaczącą odpowiedzialnością i koniecznością bieżącego śledzenia zmian legislacyjnych, stąd pracownicy wykonują je niechętnie, trudno jest utrzymać ich motywację. Coraz trudniej jest też rekrutować nowych ludzi do wykonywania takich zadań tylko dla jednej firmy. Do tego dochodzi stale zwiększająca się liczba narzędzi technologicznych, w które należy inwestować i je aktualizować. Łatwiej jest te zadania powierzyć firmom, które specjalizują się w podatkach, a samemu skupić na rozwoju własnego biznesu, pozostawiając wewnątrz organizacji tylko procesy i decyzje krytyczne biznesowo. Przewaga co-sourcingu nad outsourcingiem polega na znacznie bardziej rozwiniętym elemencie partnerstwa i bieżącego dostosowywania się do wymogów konkretnej organizacji. Nasze zasoby przenikają się z zasobami klientów, a nasi pracownicy często postrzegani są wręcz jako część ich wewnętrznych zespołów, np. mają adresy e-mail na klienckiej domenie. Moją osobistą ambicją doradcy jest też to, aby za tym partnerstwem podążała dodatkowa wartość dodana – w trakcie współpracy przyglądamy się całej funkcji podatkowej w organizacji i pomagamy ją uprościć i zreorganizować, żeby obszar ten działał lepiej i efektywniej.
Jakie korzyści dla firm przynosi co-sourcing?
Największą zaletą jest moim zdaniem elastyczność. To, że można dowolnie zakres tego wsparcia skalować i miksować w zależności od bieżących biznesowych potrzeb. Na przykład: co miesiąc składa się deklaracje VAT, ale CIT tylko raz w roku, więc możemy sobie zapewnić więcej wsparcia właśnie w tym okresie. Poza tym wspomniana już wartość dodana, czyli transformacyjny i doradczy wkład, który wnosimy do organizacji.
Nasi klienci w sposób oczywisty patrzą również na aspekt kosztowy. Przy odpowiednim planowaniu koszt co-sourcingu może być zbliżony do wysokości kosztu wykwalifikowanego pracownika, który te same czynności wykonywałby w ramach organizacji. Jednocześnie obecna sytuacja na rynku pracy związana ze zmianami demograficznymi sprawia, że znacznie prościej jest zaangażować w tym celu firmę zewnętrzną, niż znaleźć osobę pasującą do wypełniania tych obowiązków. Kolejnym benefitem jest dostępność i operacyjność. Tak jak wspominałem, najczęściej pracujemy na komputerach klienta i posiadając dostęp do firmowych narzędzi, sami możemy pobierać niezbędne dane z systemu ERP. Dzięki temu, że jesteśmy już zintegrowani ze środowiskiem klienta, wystarczy omówienie wstępnych założeń, ustalenie kierunku, w którym idziemy, i potem już ostateczne odbieranie rezultatów naszej pracy. Ten skrócony obieg (nikt nam danych nie przekazuje, sami je pobieramy) ma szczególne znaczenie w przypadku wszelkich informacji poufnych.
Czy co-sourcing jest uniwersalny dla wszystkich typów organizacji?
Nie ma jednego uniwersalnego modelu co-sourcingu, który będzie odpowiedni dla każdej firmy. Ale co-sourcing możemy dostosować do każdego typu organizacji. Współpracujemy z rozbudowanymi zespołami w dużych przedsiębiorstwach, ale obsługujemy też mniejsze firmy i rośniemy razem z nimi. Posłużę się przykładem. EY realizuje inicjatywę, w ramach której wspiera start-upy w zakresie usług księgowo-podatkowo-prawnych. W pewnym momencie wzrost jednego z tych start-upów postępował tak szybko, że potrzebował wsparcia księgowo-podatkowego w kilkunastu krajach Unii Europejskiej niemalże w tym samym czasie. Dzięki temu, że byliśmy z tym klientem od początku i obserwowaliśmy jego rozwój, mogliśmy na bieżąco skalować nasze wsparcie. Pomagaliśmy mu wypełniać wszystkie nowe obowiązki podatkowe za granicą, czego we własnym zakresie na pewno nie byłby w stanie zorganizować.
Nie ma jednego uniwersalnego modelu co-sourcingu, który będzie odpowiedni dla każdej firmy. Ale co-sourcing możemy dostosować do każdego typu organizacji.
EY specjalizuje się w co-sourcingu księgowo-podatkowym. Jak konkretnie wspieracie firmy w tych obszarach?
Proponujemy naszym klientom kilka obszarów wsparcia. To może być prowadzenie ksiąg rachunkowych lub przygotowywanie deklaracji podatkowych, oferujemy mentoring księgowo-podatkowy, ale także usługowe pełnienie funkcji menedżera lub dyrektora podatkowego. Nasza partnerska współpraca sięga jednak dużo dalej. Pomagamy organizacjom uporządkować ich wewnętrzne procesy, ocenić, które zadania powinny zostać wewnątrz, a co można scedować na naszych specjalistów, odciążyć kluczowych ekspertów, wdrożyć odpowiednie technologie – czyli przeprowadzić dla nich transformację funkcji księgowo-podatkowej.
Po czym poznać, że co-sourcing funkcji podatkowej sprawdzi się w naszej firmie?
Są takie okresy w życiu organizacji, kiedy pojawia się rotacja kluczowych ekspertów lub zmiany biznesowe. Mogą to być połączenia, podziały, zmiana inwestora lub spółki dominującej, pojawiające się w tym czasie dodatkowe wyzwania strategiczne bądź dodatkowe legislacyjne okoliczności. Doskonałym przykładem jest KSeF, który obecnie zajmuje bardzo dużo uwagi polskich przedsiębiorców. W tej chwili klienci często zwracają się do nas z prośbą o wsparcie w bieżących obowiązkach księgowo-podatkowych, ponieważ ich kluczowi eksperci zajęci są wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Wsparcie udzielone w momencie, w którym naszym pracownikom zaczyna brakować czasu na realizację codziennych obowiązków, jest nie do przecenienia, ale dla organizacji jest też sensownym bezpiecznikiem i rozwiązaniem awaryjnym.
W jaki sposób firmy powinny przygotować się do wdrożenia nowego modelu? Czy EY pomaga im przejść przez ten proces?
Istotne są tutaj dwie rzeczy. Pierwszą jest zidentyfikowanie potrzeby transformacyjnej, o której wcześniej wspomniałem. Trzeba określić, czy obszar podatkowy w danej firmie wymaga np. wprowadzenia nowych procedur, uporządkowania współpracy między różnymi działami – i w tym pomagamy. Druga to onboarding. Musimy sobie wzajemnie poświęcić trochę czasu na warsztat, omówienie biznesu, określenie oczekiwań i zakresu odpowiedzialności, wskazanie priorytetowych działań, jakie chcielibyśmy wprowadzić, ustalenie kalendarzy.
Coraz więcej firm jest zainteresowanych co-sourcingiem. Dlaczego? Przed jakimi wyzwaniami stoją obecnie przedsiębiorstwa w Polsce i czy teraz jest dobry moment na wdrożenie takiego modelu współpracy?
Trzy największe wyzwania, z którymi mierzą się polskie firmy w obszarze podatków i księgowości, to mała dostępność specjalistów i technologii podatkowej oraz stale zmieniające się przepisy. Co-sourcing wydaje się rozwiązaniem odpowiadającym na każde z nich. Czy teraz jest dobry czas na rozpoczęcie współpracy? Mamy końcówkę listopada – dla firm, które chciałyby skorzystać z naszego wsparcia na wiosnę, kiedy będzie praca nad KSeF, nad sprawozdaniami finansowymi, nad roczną deklaracją CIT — teraz jest najlepsza chwila, aby się na to wsparcie zdecydować. Planowe i zorganizowane podejście do tego tematu jest zawsze bardziej efektywne kosztowo niż szukanie wsparcia awaryjnego. Moim zdaniem warto skorzystać również z tego, że mijający rok był spokojny, jeśli chodzi o legislację podatkową, można więc bez presji przyjrzeć się funkcji księgowo-podatkowej w organizacji i zaplanować działania na kolejne miesiące.