Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla firm, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 r. kwotę 200 mln zł, wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. Pozostałych obejmie dwa miesiące później.
– Na okres przejściowy będą mogły liczyć przedsiębiorstwa wykluczone cyfrowo, których skala działalności i wartość wystawianych faktur są niewielkie. Do września 2026 r. mogą korzystać z dotychczasowych form wystawiania faktur – wyjaśnia Anna Puka, dyrektor w firmie Webcon.
Ponadto – jak dodaje – do końca 2026 r. ma być wprowadzony tryb offline dla wszystkich podatników.
– Nadal czekamy na doprecyzowanie zasad działania systemu w przypadku awarii. Obecnie wiadomo, że w takiej sytuacji możliwe będzie wystawianie faktur offline. Na razie jednak brakuje szczegółowych informacji technicznych na ten temat – zaznacza Anna Puka.
Podkreśla, że system umożliwi również wystawianie faktur konsumenckich.
– Warto też wspomnieć o planie Ministerstwa Finansów (MF) dotyczącym zmniejszenia kar za nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących KSeF w początkowym okresie, a także o odroczeniu takich wymogów jak numer KSeF na płatnościach czy fakturach z kas rejestrujących – wskazuje Anna Puka.
Infolinia KSeF
Ekspertka pozytywnie ocenia zapowiedź MF dotyczącą uruchomienia infolinii KSeF na początku przyszłego roku. O to - jak dodaje - postulowali przedsiębiorcy. Chcą oni mieć lepszy dostęp do informacji na temat nowych zasad funkcjonowania systemu.
Anna Puka nie ma wątpliwości, że przyszły rok będzie kluczowy dla przedsiębiorców pod względem przygotowania firm do wdrożenia systemu.
– Oficjalne testy ministerialne Krajowego Systemu e-Faktur planowane są na trzeci i czwarty kwartał przyszłego roku. Warto, aby przedsiębiorcy zakończyli wszystkie przygotowania przed tą datą. Dlatego powinni rozpocząć działania już w pierwszym kwartale - od analizy firmowych procesów dotyczących obiegu faktur kosztowych. Dzięki temu łatwiej określą, które z nich trzeba dostosować do nowych reguł – podkreśla dyrektor w firmie Webcon.
Zaznacza, że wdrożenie e-faktur to dla firm duża szansa na dodatkowe usprawnienia w procesach związanych z możliwością wykorzystania danych, które można automatycznie odczytać.
– W drugim kwartale przedsiębiorcy powinni zdecydować o sposobie dystrybucji faktur w firmie. W tym czasie warto też dostosować wykorzystywane już w przedsiębiorstwach narzędzia IT do e-fakturowania. Chodzi o przygotowanie wspomnianych narzędzi do integracji z KSeF, aby w pełni zautomatyzować proces przesyłania i odbierania faktur z sytemu. Wprowadzenie takiego rozwiązania powinni rozważyć przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z elektronicznego obiegu dokumentów księgowych, natomiast obsługują większy wolumen faktur – tłumaczy Anna Puka.
Załączniki do e-faktur
Jedną z najważniejszych nowych opcji będzie możliwość dodawania załączników do e-faktur.
– To rozwiązanie jest szczególnie istotne dla takich branż jak energetyka czy telekomunikacja. Umożliwia przekazywanie szczegółowych danych, w tym rozliczeń dotyczących punktów poboru energii i billingów. Ministerstwo Finansów, zgadzając się na wprowadzenie tej funkcji, wyszło naprzeciw potrzebom zgłaszanym w ramach konsultacji przez przedsiębiorców – podkreśla Anna Puka.
Zaznacza jednak, że stosowanie wspomnianej funkcji będzie kontrolowane. Zgodnie z projektem ustawy dotyczącej obligatoryjnego systemu e-faktur, będzie można przesyłać jeden załącznik na fakturę. Warunek: ma on służyć określonemu celowi, a nie np. promocji.
– Tego typu obostrzenia są zrozumiałe i potrzebne, aby przeciwdziałać przeciążeniom systemu – podkreśla Anna Puka.