Czas na cyfrowe rachunki

Ile firma może zaoszczędzić i zyskać na fakturach on-line?

Kronopol, producent płyt i wyrobów drewnopochodnych, rozszerzył funkcjonalności systemu SAP o rozwiązania umożliwiające tworzenie rachunków elektronicznych. Przedsiębiorstwo wystawia rocznie 60 tys. faktur, więc nie chciało odwlekać „ucyfrowienia” tego procesu. Poza tym kontrahenci coraz częściej oczekują przesyłania tych dokumentów nie tradycyjną pocztą, lecz w sieci.

KAŻDEMU LEPIEJ: E-faktura to wygoda
dla klienta, a dla wystawcy obniżenie kosztów
związanych z dystrybucją papierowych
rachunków i usprawnienie obiegu
dokumentów — mówi Zuzanna Szopowska,
rzecznik PKP Intercity. [FOT. ARC]
Zobacz więcej

KAŻDEMU LEPIEJ: E-faktura to wygoda dla klienta, a dla wystawcy obniżenie kosztów związanych z dystrybucją papierowych rachunków i usprawnienie obiegu dokumentów — mówi Zuzanna Szopowska, rzecznik PKP Intercity. [FOT. ARC]

— Dzięki wprowadzonej we współpracy z firmą itelligence aplikacji proces elektronicznego fakturowania jest prosty i wygodny. Faktury stworzone w systemie SAP podpisuje się kwalifikowanym elektronicznym podpisem, a następnie wysyła w formie maila z załączonym dokumentem pdf. Osoba fakturująca może śledzić status wysyłki — informuje Damian Suchodolski, kierownik działu systemów biznesowych w Kronopolu.

Na e-faktury postawił również znany przewoźnik kolejowy — pasażerowie PKP Intercity, kupujący bilety za pośrednictwem internetowego systemu sprzedaży, mogą dostać rachunki nie papierowe, lecz w wersji cyfrowej. Wystarczy, że w formularzurejestracyjnym wybiorą odpowiednią opcję.

— Wdrożenie e-faktury daje obustronne korzyści. To wygoda dla klienta, czyli koniec czekania na listonosza i możliwość dostępu do pliku z dowolnego miejsca. To także obniżenie kosztów dystrybucji papierowych faktur i usprawnienie obiegu dokumentów — zachwala Zuzanna Szopowska, rzecznik PKP Intercity.

Dużo korzyści

Odsetek przedsiębiorstw nieprzekonanych do faktury elektroniczny nadal jest u nas wysoki. Trudno to zrozumieć choćby w świetle raportu „E-faktura w Polsce” opracowanego przez PKPP Lewiatan. Wynika z niego, że 42 proc. społeczeństwa zetknęło się z rachunkiem w wersji cyfrowej i aż 92 proc. badanych podoba się to rozwiązanie. Dlaczego więc na 1,5 mld rachunków wystawianych co roku w naszym kraju tylko 8-11 proc. ma postać cyfrową? Taki wynik daje nam jedno z ostatnich miejsc w Europie. Wyprzedzają nas nie tylko zachodnie gospodarki, ale także Węgry, Czechy czy Litwa.

— Chodzi jednak nie tyle o prestiż, ile o korzyści, których nasze firmy dobrowolnie się wyrzekają, pozostając przy tradycyjnych rachunkach. Problemem jest też niezadowolenie klientów i partnerów biznesowych, którzy chcieliby być obsługiwani z pomocą nowoczesnych technologii, bo tak jest taniej, wygodniej i bezpieczniej — komentuje Mirosław Kapustka, menedżer sprzedaży w itelligence.

Przejście z fakturowania papierowego na elektroniczne daje przede wszystkim redukcję kosztów. Tym wyższą, im większa jest liczba klientów obsłużonych on-line. Według szacunków Lewiatana, za wydrukowanie i wysłanie pocztą jednej faktury zapłacimy od 1,5 do 8 zł. Natomiast Tiago Almeida, twórca aplikacji do e-fakturowania uebbill, podaje kwotę 3-4 zł. I wyjaśnia, skąd się biorą rozpiętości cenowe. Otóż jednorazowa wysyłka jest dużo tańsza, jeśli firma wystawia np. 20 tys. faktur miesięcznie, a nie zaledwie dwieście.

— Inaczej jest z e-fakturami — przesyła się je przez internet, czyli zupełnie gratis. Jedyne, za co trzeba zapłacić, to program do e-fakturowania i dopilnowanie, by e- -faktura była zgodna z przepisami — tłumaczy Tiago Almeida.

Inne korzyści z elektronicznych faktur? Trafiają do klienta w parę chwil, dzięki czemumoże je opłacić natychmiast z każdego miejsca kuli ziemskiej, zwłaszcza że wiele aplikacji do obsługi rachunków umożliwia przejście do automatycznego systemu płatności internetowej. W rezultacie pieniądze szybko trafiają do dostawcy produktu lub usługi. A jeśli odbiorca nawet e-fakturę zgubi, nie ma powodu do obaw — powtórny dostęp do dokumentu zawsze jest możliwy.

— Faktury elektroniczne nie walają się na biurku, można je zarchiwizować nawet w telefonie komórkowym. Zaś wielbiciele ekologii doceniają również to, że nie trzeba ścinać drzew — podkreśla Maciej Piotrowski, dyrektor marketingu w sklepie internetowym Agito.pl.

— Wypełnienie i wysyłanie rachunków elektronicznych to dla przedsiębiorców duża oszczędność czasu. Maleje też ryzyko, że faktury zostaną dostarczone pod niewłaściwy adres lub po terminie. Wszyscy wiemy, że opóźnienia na poczcie wcale nie są rzadkością — dodaje Tiago Almeida.

Bruksela naciska

Firmy niby wiedzą, że warto korzystać z rachunków elektronicznych, a jednak często nie kwapią się z wdrażaniem tego udogodnienia. Ale wkrótce zaczną to robić. Pod naciskiem Komisji Europejskiej, która chce, by do 2020 r. e-faktury stały się głównym systemem fakturowania w UE.

— Niektóre kraje, np. Dania i Estonia, już spełniają te wymagania. Polska ma jeszcze sporo do nadrobienia w tym zakresie — twierdzi Jacek Wysocki, dyrektor linii biznesowej zarządzanie dokumentacją w Krajowej Izbie Rozliczeniowej.

Tu zaszła zmiana
Obowiązujące od początku 2013 r. przepisy uprościły wystawianie i dostarczanie e-faktur. Ustawodawcy wprowadzili m.in. domniemaną zgodę na otrzymywanie elektronicznych dokumentów sprzedaży. Oznacza to, że uregulowanie płatności za taki dokument jest teraz równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie e-faktur.
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Czas na cyfrowe rachunki