Czego się trzymać, gdy mamy robić szkolenie

Kama Veymont
opublikowano: 17-07-2006, 00:00

Kiedy najlepiej organizować szkolenie dla pracowników? Gdzie to robić? Jak sprawić, żeby było jak najbardziej skuteczne?

Jedni uważają wszelkie szkolenia, seminaria i konferencje za dopust boży, dodatkową torturę (zwłaszcza gdy za oknem panuje skwar lipcowego popołudnia), inni z westchnieniem ulgi przyjmują je jako sympatyczną przerwę w codziennej biurowej rutynie. Na nasz stosunek do służbowych spotkań — skądinąd ważnych i pożytecznych — wpływa styl i kultura ich organizacji. Oto kilka sugestii, jak rzecz zrealizować pomyślnie dla biznesu i w zgodzie z etykietą.

Klimatyzacja

W Polsce klimatyzacja nie jest jeszcze, jak np. w Ameryce, standardem. Organizując ważną naradę biznesową, pamiętajmy zatem, że zwłaszcza latem jej owocność maleje proporcjonalnie do wzrostu temperatury w pomieszczeniu. Nie organizujmy spotkań służbowych tam, gdzie sposobem na wentylację są chwiejące się na jednej nodze hałaśliwe wiatraki.

Z drugiej strony, zasada, że im zimniej, tym lepiej, nie sprawdza się. Ustawienie temperatury pomieszczenia na 18-20 stopni Celsjusza, gdy na dworze jest 33, może położyć pokotem co wrażliwszych uczestników. Chyba że rozdamy służbowe szaliki.

Rano i nie w piątek

Godziny poranne to najlepszy czas na przeprowadzenie spotkań służbowych. Umysły prowadzącego i uczestników są świeże i najbardziej wydajne. Jeśli narada ma trwać wiele godzin, lepiej nie organizować jej w piątek. Niewiele spraw może wytrzymać konkurencję z wizją nadchodzącego weekendu.

Gdy spotkanie ma charakter wyjazdowy, najlepiej zarezerwować hotel na noc wcześniejszą. Uczestnicy unikną wówczas zmęczenia wielogodzinną jazdą w dniu konferencji. Jest też nadzieja, że nazajutrz stawią się punktualnie i w komplecie.

Nie w biurze

Czasem coś, co wydaje się tanie, okazuje się nieopłacalne. Jeśli porównamy korzyści i straty wynikające ze zorganizowania seminarium lub konferencji w miejscu pracy i poza nim, wyniki będą świadczyły na niekorzyść tej pierwszej możliwości. W miejscu pracy uczestnicy mają problemy z koncentracją na przedmiocie spotkania, nie wyłączają telefonów komórkowych, są w nieustannej gotowości — traci na tym jakość szkolenia czy warsztatów.

Pomiędzy wysłużoną salką konferencyjną przylegającą do gabinetu szefa a niedostępnym (nawet dla operatorów sieci) snobistycznym zameczkiem nad morzem rozpościera się jednak wiele możliwości, które warto zbadać pod kątem cen i referencji. Jeżeli chcemy stworzyć profesjonalny wizerunek szkolenia, nie możemy go zrujnować, prowadząc spotkanie w nieodpowiednich warunkach.

Zgodnie z harmonogramem

Dobrze jest zaprosić wszystkich na kawę czy herbatę pół godziny przed oficjalnym rozpoczęciem seminarium, konferencji czy treningu zaplanowanego na wiele godzin.

To doskonała okazja do nieformalnych rozmów, zapoznawania się uczestników ze sobą i — jeśli tego dotąd nie zrobili — z programem szkolenia.

Organizator ma też obowiązek czuwania nad ustalonym harmonogramem spotkań, w tym nad przestrzeganiem krótkich przerw między blokami tematycznymi oraz dłuższej — godzinnej lub półtoragodzinnej — przerwy na obiad. Przeprowadzanie przy okazji seminarium badania, ile czasu człowiek wytrzymuje bez picia, jedzenia i chodzenia do toalety, jest niezgodne z duchem etykiety i odbija się niekorzystnie na wynikach szkolenia.

W jakiej sali

Wybór sali, w której odbywa się spotkanie, może pośrednio wpłynąć na ocenę jego przebiegu. Puste krzesła i zbyt dużo wolnej przestrzeni nasuną uczestnikom podejrzenia, że zebranie jest nieważne bądź nieudane (skoro jest tak słaba frekwencja). Zbyt duża odległość między publicznością i prowadzącym utrudnia ponadto nawiązanie kontaktu, sprzyja alienacji prowadzącego.

Z kolei za mała sala daje wrażenie nieprofesjonalnego tłoku. Jednak bezpośredni kontakt z widownią może dopomóc introwertycznemu wykładowcy przełamać własną nieśmiałość (jak to zdarzyło się pewnemu skromnemu, acz charyzmatycznemu profesorowi UW, na którego zajęcia „walono”, całkiem dosłownie, „drzwiami i oknami”; gdy raz frekwencja była poniżej normy, profesor nie omieszkał zjadliwie skomentować: „Widzę, że mamy dziś wolne parapety” — i słychać było w jego głosie nutę zawodu.).

Różne rodzaje spotkań wymagają różnego ustawienia krzeseł. Podczas szkoleń najlepszym rozwiązaniem jest ustawienie miejsc w kształt litery U. Daje ono trenerowi łatwy dostęp do każdego uczestnika. Jest to szczególnie ważne, gdy szkolenie jest interaktywne, obejmujące ćwiczenia, dyskusje, gry i symulacje. Takie ułożenie wymaga dużo większej sali dla mniej licznej grupy.

Podczas konferencji, seminariów, konwentów i spotkań rocznych, które nie wymagają współudziału uczestników, odpowiednie będzie „teatralne” ustawienie krzeseł. Ma ono dwa warianty: z przerwą pośrodku (przy naprawdę dużej sali) i bez.

Przerwa pomiędzy rzędami ma znaczenie strategiczne: pozwala siedzącym wzdłuż środkowego przejścia cieszyć się nie tylko doskonałą widocznością, jaką zapewnia położenie w centrum sali, ale również swobodą przemieszczania się, umożliwiającą np. niezauważalne opuszczenie lub powrót do sali.

Ma też swój ukryty sens, wart rozważenia przez organizatorów: skoro najlepsze miejsca znajdują się pośrodku sali, wzdłuż przerwy między rzędami — to te właśnie miejsca zajmowane są w pierwszej kolejności. Tym samym dostępność miejsc pozostałych (a taki był przecież cel tego ustawienia) drastycznie maleje. Co mówi w tej sprawie etykieta? Co prawda można przyjąć, że skoro przybywamy na spotkanie wcześniej, to dajemy sobie możliwość wyboru optymalnego miejsca, ale najważniejsza zasada etykiety także i w tym przypadku każe myśleć najpierw o cudzej, a dopiero potem o swojej wygodzie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Kama Veymont

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu