Zawarcie umowy w trybie ofertowym następuje poprzez złożenie oferty przez jeden z podmiotów oraz jej przyjęcie przez inny podmiot. Podmiot składający ofertę nazywany jest oferentem, natomiast adresat oferty – oblatem.
W odróżnieniu od aukcji oraz przetargu, gdzie w procesie zawierania umowy uczestniczy z reguły wiele podmiotów, spośród których dopiero wyłania się stroną umowy, w trybie ofertowym strony umowy są w zasadzie od początku zindywidualizowane, zwłaszcza, gdy oferta kierowana jest do określonego adresata.
Zawarcie umowy polega na zgodnych oświadczeniach woli co najmniej dwóch stron dążących do wywołania określonych w jej treści skutków prawnych. Strona, która chce zawrzeć umowę z kontrahentem, może złożyć ofertę, w której zawrze istotne postanowienia umowy. Za ofertę, zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu cywilnego (art. 66 § 1) uznawane jest złożone oświadczenie drugiej stronie o woli zawarcia umowy, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.
Bez wątpienia oferta powinna wyrażać stanowczą wolę oferenta zawarcia umowy o określonej treści. Będzie to miało miejsce w sytuacji, w której oświadczenie woli będzie skonstruowane w taki sposób, że do zawarcia umowy wystarcza bezwarunkowe „tak” drugiej strony (oblata).
Poza jednoznacznym określeniem woli zawarcia umowy, elementem oferty jest również określenie istotnych postanowień przyszłej umowy. Nie oznacza to, że oferta musi zawierać pełną treść przyszłej umowy, niemniej należy w niej zawrzeć elementy przedmiotowo istotne proponowanej umowy, indywidualizujące i charakteryzujące ją. W zależności od rodzaju umowy będą to np. przedmiot umowy, cena, za jaką ma zostać dokonana transakcja itp. Sposób sformułowania oferty oraz jej treść powinna umożliwić dojście do skutku umowy bez dalszych negocjacji.
Poza wymienionymi w ustawie elementami koniecznymi, w treści oferty można zamieścić również wiele innych postanowień, istotnych z punktu widzenia oferenta, dotyczących treści umowy bądź też np. samej oferty czy procedury jej przyjmowania (sposób przyjęcia oferty, moment początkowy lub końcowy związania ofertą).
Podstawowym skutkiem złożenia oferty jest związanie nią przez podmiot składający. Związanie polega na tym, że oferent, który złożył ofertą oblatowi, nie może nic już w niej zmienić, a decyzja odnośnie tego, czy umowa dojdzie do skutku, czy też nie, zależy wyłącznie od oblata. Odstępstwo przewiduje art. 66² § 1 k.c., zgodnie z którym w stosunkach między przedsiębiorcami oferta może zostać odwołana przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty. Oferty nie można jednak odwołać, jeżeli wynika to z jej treści lub określono w niej termin przyjęcia.
Oferent nie może zapobiec zawarciu umowy w razie przyjęcia oferty przez oblata. Adresat oferty może ją w całości przyjąć, doprowadzając w ten sposób do zawarcia umowy lub ją odrzucić. To właśnie ze względu na wspomniany stan związania, w razie przyjęcia oferty oblat będzie się mógł domagać od oferenta wykonania zawartej umowy.
Co do zasady, stan związania ofertą powstaje w chwili, gdy oświadczenie zawierające ofertę dotarło do adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z treścią oferty. Oferent może jednak w treści oferty wskazać termin, od którego będzie związany złożoną ofertą.
Zgodnie z § 2 art 66 k.c., jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi:
- oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie,
- złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.
W pierwszym przypadku oferta przestaje wiązać, jeżeli nie zostanie przyjęta niezwłocznie. Nie jest to jednoznaczne z „natychmiast”, oblat ma możliwość dokonania pewnego namysłu, niemniej oświadczenie o przyjęciu oferty powinno być złożone dopóty, dopóki trwa wzajemna obecność stron lub ich bezpośredni kontakt na odległość (np. rozmowa telefoniczna).
Jeżeli natomiast oferta została złożona w inny sposób, czyli gdy strony nie porozumiewają się sobą bezpośrednio lecz za pomocą odrębnych i rozłożonych w czasie czynności (np. faks, list) to oferent przestaje być związany ofertą z upływem czasu, w którym mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź oblata wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia. W takich wypadkach oznaczenie terminu związania ofertą wymaga uwzględnienia czasu niezbędnego do np. dojścia oferty do oblata, namysłu co do decyzji o przyjęciu bądź nieprzyjęciu otrzymanej oferty, wysłania odpowiedzi i jej dojścia do oferenta. Nie bez znaczenia są oczywiście takie kwestie jak charakter proponowanej umowy, jej złożoność, znaczenie gospodarcze, procedury formalne.
Jeżeli oświadczenie o przyjęciu oferty nadeszło z opóźnieniem, lecz z jego treści lub okoliczności wynika, że zostało wysłane w czasie właściwym, umowa dochodzi do skutku, chyba że składający ofertę zawiadomi niezwłocznie drugą stronę, iż wskutek opóźnienia odpowiedzi poczytuje umowę za niezawartą (art. 67 k.c.). Zatem z reguły, w razie przyjścia odpowiedzi o przyjęciu oferty z opóźnieniem, to oferent decyduje, czy umowa doszła do skutku i wiąże go czy też nie.
Piotr Madej, aplikant radcowski, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, Oddział we Wrocławiu