Sprzedaż, kontrola kosztów — nieodparcie kojarzą się z systemami business intelligence. Tymczasem przydają się też on w zarządzaniu jakością kadr.
A konkrety? Raporty z systemów business intelligence (BI) przekonują na przykład, by zatrzymać w firmie dobrego handlowca, który w innym wypadku zostałby zwolniony.
— Często się zdarza, że handlowcy, chcąc poprawić wyniki sprzedaży, próbują świadomie sprzedawać towar klientom, o których z góry wiedzą, że zapłacą dużo później niż powinni. Godzenie się na takie transakcje ułatwia podpisanie kontraktów, gdyż nabywca zyskuje dodatkową korzyść — w postaci darmowego kredytu kupieckiego — opowiada Edward Jędrzejowski z Epicor Software.
Nie wszystko złoto…
Dla firmy-sprzedawcy to oczywiście niekorzystne, bo tworzą się należności, które mogą nawet zagrozić płynności finansowej. Niedawno jedna ze spółek postanowiła ukrócić ten proceder i zwolnić handlowca, najskuteczniejszego zresztą w firmie, który miał jednak także na koncie najwięcej długoterminowych należności. Za pomocą aplikacji BI sporządzono raport, analizujący wartość płatności klientów w stosunku do wyników handlowca — osobno dla każdego sprzedawcy. Wtedy się okazało, że za kłopoty odpowiedzialny jest ktoś, kto w stosunku do swoich rezultatów (wpływy) miał proporcjonalnie największą wartość przeterminowanych, niebezpiecznych należności. Gdyby nie system BI, firma zwolniłaby dobrego handlowca, a faktyczna przyczyna problemu by pozostała.
— Dlatego taki raport jest cennym narzędziem. Dzięki niemu handlowcy czują kontrolę i wiedzą, że nie ma sensu poprawiać sobie sprzedaży za pomocą "sztuczek"— mówi Edward Jędrzejowski.
Różne drogi
Kadrowe niespodzianki — to naturalnie tylko jeden z przykładów mniej standardowych zastosowań systemów business intelligence.
Raporty, dostarczane przez systemy business intelligence, da się dzielić na dwa rodzaje. Z jednej strony: te standardowe, o sztywnym formacie (np. informacje o sprzedaży tygodniowej czy zestawienia wyników badań jakości produktów). Z drugiej strony: analizy dynamiczne — ich trzon stanowią na bieżąco monitorowane wskaźniki, a użytkownik może je porównywać, łączyć i sprawdzać w dowolny sposób.
— Często wnioski z analizy danych zaskakują samych analityków — jak na przykład odkrycie elementu konstrukcji, który — mimo znikomego udział w koszcie wytworzenia — stanowi jednak istotny koszt obsługi napraw gwarancyjnych. Im bardziej złożone analizowane procesy, tym większą wartość wnoszą systemy BI. Mają większe przełożenie na redukcję kosztów, skrócenie czasu realizacji zamówienia, optymalizację finansowania czy stanu zapasów — mówi Dominik Klupczyński, lider zespołu BI w BCC, firmie wdrażającej systemy biznesowe.
Współczesne systemy BI mają i takie możliwości, że pozwalają dostarczyć praktycznie dowolny raport, jeśli tylko istnieją usystematyzowane dane, związane z interesującym firmę obszarem. Inne drogi?
— Nową i stale wzmacniającą się tendencją, jest konieczność analizowania nie tylko danych gromadzonych w sposób usystematyzowany i zaplanowany w bazach danych, ale również potrzeba przeszukiwania i badania informacji przechowywanych w poczcie elektronicznej, dokumentach czy intranecie — mówi Sławomir Karpiński, z Connect Distribution, które sprzedaje systemy BI produkowane przez Business Objects.