Kontrolerów w firmie nie można zostawić samych. Trzeba aktywnie wspierać ich pracę, na bieżąco wyjaśniać kwestie, które budzą ich podejrzenia.
Prawo do czynnego udziału w kontroli to bodaj najważniejsze z uprawnień kontrolowanego: zapewnia mu wpływ na ustalenia dokonywane przez kontrolujących w zakresie stanu faktycznego, a przez to na kształt przyszłych rozstrzygnięć dotyczących prawidłowości rozliczeń podatkowych.
Prawo do czynnego udziału należy rozumieć nie tylko jako prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, ale przede wszystkim jako możliwość kształtowania odbioru stanu faktycznego przez kontrolujących, poprzez wypowiadanie się co do dowodów zebranych w trakcie kontroli oraz występowanie z inicjatywą dowodową.
Nie ulega wątpliwości, że niezależnie od postawy podatnika w trakcie kontroli (jego aktywności lub jej braku) obowiązek wyczerpującego zbadania i wyjaśnienia wszystkich okoliczności faktycznych związanych z daną sprawą spoczywa na kontrolujących. Przyjmowanie przez podatnika całkowicie biernej postawy może jednak przynieść opłakane skutki.
Weź sprawy w swoje ręce
Zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne często prezentują stanowisko, że przedsiębiorca wywodzący swoje uprawnienia z określonego stanu faktycznego, powinien wykazać, iż czyni to zasadnie. Organy uważają, że jeżeli podatnik zaliczy określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, to musi udowodnić, że dotyczy on faktycznie nabytego świadczenia i wykazuje związek z przychodami podatnika. Na płaszczyźnie przepisów tego rodzaju pogląd, w „skrajnym” wydaniu zakładający, że brak aktywności kontrolowanego zwalnia organ z obowiązku zebrania dowodów, należy uznać za kontrowersyjny. Ponieważ jednak znajduje on nader często odbicie w praktyce, to podatnik chcący należycie chronić własne interesy jest zmuszony do „brania spraw w swoje ręce”.
Nie wywieszaj białej flagi
Kontrolującym zdarza się „zapominać”, że życie gospodarcze cechuje się dużą dynamiką. Istnieją jeszcze kontrolujący, którzy prezentują skrajnie formalistyczne podejście w odniesieniu do dowodów zbieranych w trakcie kontroli. Oczekują oni od podatnika głównie — lub wyłącznie — dowodów w formie pisemnej. W zderzeniu z taką osobą sytuacja przedsiębiorcy nie jest łatwa. Oczekiwanie, że w praktyce życia gospodarczego wszystkie zdarzenia, ustalenia i okoliczności zostaną udokumentowane w formie pisemnej, jest nierealne i niemożliwe do spełnienia. Co więcej, udostępnianie kontrolującym pewnych dowodów wykonania usługi jest wręcz niepożądane — trudno oczekiwać, aby podatnik przekazał kontrolującym np. raport lub opinię, w której doradca podatkowy wskazał na występujące u niego ryzyka podatkowe. Czy zatem oznacza to, że przedsiębiorca, który nabył świadczenia niematerialne w postaci usług doradczych i nie jest w stanie udokumentować tego faktu poprzez pisemne dowody, powinien wywiesić białą flagę na znak kapitulacji i czekać na wykonanie wyroku? Odpowiedź brzmi: nie!
Przepisy podatkowe przewidują otwarty katalog środków dowodowych, co oznacza, że kontrolujący powinni przyjąć jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jednocześnie, zgodnie z obowiązującą na gruncie ordynacji podatkowej zasadą równej mocy środków dowodowych, brak jest regulacji, które w przypadku dowodzenia danego faktu dawałyby pierwszeństwo określonym rodzajom dowodów. Zatem fakt nabycia usług doradczych może zostać w równym stopniu wykazany poprzez okazanie ich pisemnego rezultatu, jak również w drodze przesłuchania świadka w osobie np. dyrektora finansowego lub poprzez złożenie przez niego oświadczenia, w którym potwierdzi wykonanie usługi przez kontrahenta. W orzecznictwie NSA powszechnie akceptowany jest pogląd, że „niedopuszczalne jest stosowanie formalnej teorii dowodów poprzez twierdzenie, że daną okoliczność można udowodnić wyłącznie określonymi środkami dowodowymi”.
Dostarcz argumentów
Dodatkowo przepisy ordynacji podatkowej dają podatnikowi bardzo ważne narzędzie obrony, które — umiejętnie wykorzystane — może przyczynić się do poprawy jego sytuacji. Jest to inicjatywa dowodowa. Zgodnie z art. 188 ordynacji podatkowej, w przypadku gdy okoliczności mające znaczenie dla sprawy nie są wystarczająco stwierdzone innym dowodem, organ jest zobowiązany uwzględnić żądanie dowodowe strony. Świadomość tego faktu, w połączeniu z opisaną wyżej zasadą otwartego systemu środków dowodowych, daje podatnikom naprawdę duże możliwości.
Dowodem w sprawie mogą być informacje, również dostępne publicznie, jak np. oferty pracy publikowane w brytyjskiej prasie przedstawiające wysokość zarobków informatyków w Anglii, co może pomóc wykazać, że wynagrodzenie płacone za usługi informatyczne firmie brytyjskiej zostało ustalone na poziomie rynkowym. Podatnik może także z własnej inicjatywy dostarczyć istotną dla sprawy ekspertyzę lub też wnioskować o przesłuchanie swoich pracowników posiadających specjalistyczną wiedzę np. w zakresie budownictwa, co pomoże rozstrzygnąć, czy np. określone prace budowlane były remontem czy modernizacją.
Wykorzystaj świadków
Spośród wielu wykorzystywanych w praktyce środków dowodowych istotne jest przesłuchanie świadka. Bywa, że jest to jedyny środek umożliwiający wykazanie pewnych faktów (takich jak np. przebieg negocjacji z kontrahentem, w wyniku których zostaliśmy niejako „zmuszeni” do udzielenia mu rabatu).
W przesłuchaniu może uczestniczyć pełnomocnik kontrolowanego i zadawać własne pytania. Powinien też czuwać nad ochroną interesów swojego mocodawcy, pilnując np., aby pytania kontrolujących nie były formułowane w sposób nieobiektywny (legendarne już „Od kiedy przestał pan bić swoją żonę?”) oraz nie wykraczały poza zakres upoważnienia do prowadzenia kontroli. Przesłuchanie kończy się podpisaniem protokołu, który warto dokładnie przeczytać. Może on bowiem okazać się koronnym dowodem w sprawie.
Powyższe przykłady środków dowodowych, a także wszelkie inne dostępne i zgodne z prawem źródła informacji, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, powinny być rozpatrzone przez kontrolujących.
Jarosław Antosik, Andrzej Puncewicz starsi menedżerowie Zespół Postępowań Podatkowych i Sądowych Ernst & Young