Firma produkująca oprogramowanie finansowe dla małych i średnich firm postanowiła podsumować, ile sama korzysta na rezygnacji z dokumentów papierowych. Spółka Sage wystawia rocznie ok. 60 tys. faktur (średnio 5000 miesięcznie). Spółka szukała oszczędności i ustaliła, że zrezygnowanie z tradycyjnych dokumentów sprzedaży może ograniczyć jej koszty fakturowania o 90 proc.
Sage zaczęła trzy lata temu wyposażać swoje systemy w funkcje umożliwiające wysyłanie faktur i ich odbiór w formie elektronicznej oraz automatyczne importowanie i archiwizowanie. Sięgnęła po różne produkty, w tym takie, które umożliwiają np. podgląd zaksięgowanej faktury, przydatny w analizie kont w programie finansowo-księgowym. Brakowało jednak narzędzi do wysyłania e-dokumentów na wskazane adresy e-mailowe, które spełniałyby wymagania podatkowe e-faktur. Muszą one zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i być czytelne. Aby spełnić warunki prawne, stworzono tzw. elektronicznego listonosza. Platforma miedzyfirmami.plumożliwia wysyłanie i odbieranie e-faktur do i od wszystkich zarejestrowanych użytkowników. Ówczesne przepisy wymagały zgody kontrahenta na otrzymywanie takich faktur. Sage zwróciła się do wszystkich partnerów i współpracowników o rejestrację w serwisie, potem rozpoczęto wzajemne fakturowanie. Po zmianie przepisów wystarczy tylko oświadczenie na zamówieniu składanym przez klientów, zgoda nie jest wymagana.
Faktury sprzedaży i korygujące odebrane przez klienta zostają obecnie uznane jako przyjęte, co usprawnia skorygowanie deklaracji na podatek od towarów i usług (VAT) za dany okres. W przeszłości trzeba było z tym czekać na uzyskanie potwierdzenia korekty. E-faktury docierają do odbiorców w kilka sekund, to znacznie też przyspiesza otrzymanie należności i zwiększa płynność finansową przedsiębiorstwa. Usprawniają też rozliczenia spółki z partnerami, co pozwala jej szybko kompensować faktury prowizyjne z fakturami sprzedaży. Jeden z wykorzystywanych wcześniej systemów z funkcjonalnością wysyłania, przyjmowania i archiwizowania e-dokumentów firma wykorzystuje obecnie jako archiwum dla wszystkich faktur sprzedażowych, zarówno kopii e-faktur, jak i faktur papierowych. Każda z nich zostaje zapisana jako e-kopia.
— Pozbyliśmy się kopii papierowych (dodatkowych segregatorów), zużywamy mniej papieru i mamy w jednym archiwum komplet dokumentów. Wcześniej zdarzały się np. przypadki niedostarczenia kopii faktur spoza Warszawy — mówi Liliana Gabryel, główna księgowa Sage.
Wyliczenia Sage
Wprowadzenie do firmowego obiegu e-faktur sprzedażowych (kopia przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej) przynosi Sage następujące oszczędności: redukcja wydatków na artykuły biurowe (ok. 10 segregatorów, 10 ryz papieru, toner) — ok. 2,5 tys. zł rocznie, ograniczenie kosztów przesyłek pocztowych — o ok. 20 tys. zł rocznie, uwolnienie czasu pracy w dziale księgowości (redukcja ekwiwalentu umowy-zlecenia) — o ok. 30 tys. zł rocznie, zmniejszenie liczby niepotwierdzonych faktur korygujących, umożliwiające rozliczenia VAT w miesiącu wystawienia faktury — ok. 10 proc.