Potrzebna jest jeszcze tylko akceptacja Rady Unii Europejskiej – co może nastąpić w ciągu kilku tygodni – i Ministerstwo Finansów (MF) będzie mogło przystąpić do wdrażania powszechnego obowiązkowego stosowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). Zgoda Komisji Europejskiej (KE) na to już jest. Rząd zakłada, że obligatoryjne e-fakturowanie miałoby wejść w życie w kwietniu 2023 r.
Na czym to polega
Od tego roku wystawianie przez podatników i odbieranie faktur ustrukturyzowanych jest w Polsce dobrowolne. Procesy te są prostsze od tradycyjnego fakturowania (czyli na papierze i elektronicznie), a przeprowadza się je z wykorzystaniem platformy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktury te są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów (MF) wzorem w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Nie trafiają bezpośrednio do odbiorcy, lecz przesłane do centralnej bazy pojawiają się w systemie, z którego kontrahent może je pobrać. Dostęp wymaga uwierzytelnienia uprawnionych do tego podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF.
MF wyjaśnia, że przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie mają wspomnianej pieczęci, mogą wejść do KSeF po złożeniu do urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczają swoich reprezentantów do zarządzania uprawnieniami elektronicznie w systemie.
Jak Polska przekonuje Wspólnotę
Zamiar wprowadzenia tego systemu jako obowiązkowy resort finansów zapowiadał w ubiegłym roku. Wtedy też Polska przekazała do Komisji Europejskiej wniosek o przyznanie nam prawa do odstępstwa od określonych postanowień unijnej dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT), umożliwiającego realizację tego planu. Niedawno KE zgodziła się na to i skierowała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej upoważniającej Polskę do wdrożenia obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego.
– Zielone światło ze strony Komisji Europejskiej to bez wątpienia ważny impuls do podjęcia pracy nad legislacją. Resort finansów zapowiada, że uzgodnienie rozwiązań biznesowych i prawnych docelowego KSeF zostanie przeprowadzone w dialogu ze środowiskiem biznesowym podczas szerokich konsultacji publicznych – mówi Tomasz Groszyk, menedżer w Crido.
MF deklaruje, że założeniem jest jak najpełniejsze wykorzystanie potencjału KSeF w fakturowaniu w zakresie zgody udzielonej Polsce przez instytucje UE.
Eksperci EY Polska mają nadzieję, że zapowiedź konsultacji jest też szansą na usprawnienia w działaniu systemu. Aktualnie otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga wyraźnej akceptacji kontrahenta. Jeśli sprzedawca wystawi taką e-fakturę, adresat może ją odebrać zarówno za pomocą tego systemu, jak i skorzystać z alternatywnego sposobu, np. mejlem czy w formie papierowej, jeśli nie wyrazi wspomnianej zgody.
– Polskie przepisy nie precyzują sposobu akceptacji otrzymywania e-faktur, a w KSeF w ogóle nie ma takiej funkcji. Nabywcy mają więc swobodę co do formy wyrażenia zgody – wyjaśnia Jakub Bubas, menedżer w EY Polska.
Z uzasadnienia wniosku skierowanego przez Polskę do KE wynika, że obowiązek e-fakturowania obejmie wszystkie transakcje dokonywane przez podatników mających siedzibę w naszym kraju, na które należy wystawiać faktury zgodnie z polską ustawą o VAT. Do KSeF będą przekazywane także szczegółowe informacje o pewnych operacjach, które nie wymagają fakturowania. Dotyczy to wewnątrzwspólnotowego nabywania towarów i transgranicznego świadczenia usług, których nabywcy lub usługobiorcy rozliczają podatek w Polsce. Dane te umożliwią przygotowanie wstępnie wypełnionych deklaracji VAT i informacji podsumowujących.
Polska przekonuje KE, że te zasady przyniosą podatnikom same korzyści. Faktury będą przechowywane oraz archiwizowane przez administrację publiczną i nie ma obaw o ich utratę. Drukowanie ich i ręczne wprowadzanie do systemów księgowych stanie się zbędne. Obowiązki podatkowe i sprawozdawcze firm zostaną uproszczone. Skarbówka natomiast spodziewa się, że upowszechnienie systemu pozwoli jej lepiej zapobiegać nieprawidłowościom i je wykrywać, a w konsekwencji skuteczniej zwalczać oszustwa w VAT i uchylanie się od jego płacenia.
Trochę niejasności, sporo wyzwań
– Przedstawiony KE dokument nie zawiera wielu niespodzianek. W zasadzie oddaje założenia przedstawiane przez ministerstwo od ubiegłego roku, kiedy ścieżkę legislacyjną przechodziły przepisy o fakultatywnym KSeF. Warto jednak zwrócić uwagę na dwa wątki, o których wcześniej niewiele dyskutowano – mówi Szymon Kotowicz, starszy konsultant w Crido.
Zwraca uwagę, że według zapowiedzi MF zawartych we wniosku do KE wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania nie wpłynie na podatników zagranicznych, którzy nie są zobowiązani do rejestrowania się do celów VAT w Polsce w związku ze swoimi transakcjami wewnątrzwspólnotowymi lub transgranicznymi dostawami usług. Poza tym KSeF nie obejmie podatników zarejestrowanych w naszym kraju, którzy jednak nie mają tutaj siedziby.
Ekspertów Crido zastanawia, jak należy traktować te deklaracje wobec wcześniejszych odpowiedzi resortu na pytania o praktyczne stosowanie systemu, zamieszczonych na jego oficjalnej stronie podatki.gov.pl. W jednym z pytań zwrócono uwagę, że niektóre podmioty zagraniczne działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników i nie mają żadnych podpisów elektronicznych. Zasadnym jest wiec pytanie, czy nadal będą mogły one występować w imieniu podatnika KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw. Resort stwierdził: „Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot zawiadomienia ZAW-FA, w którym wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur)”.
– Szczegółowe zasady dopiero poznamy. Jednak ta kwestia rodzi pewną dozę niepewności – oceniają eksperci z Crido.
Natomiast Katarzyna Wróblewska, partner w Dziale Doradztwa Podatkowego EY Polska, zwraca uwagę, że niedostosowanie się do przyszłej procedury e-fakturowania będzie miało poważne konsekwencje biznesowe.
– Wprowadzenie nowej formy obsługi faktur oznacza dla przedsiębiorców konieczność dostosowania swoich systemów finansowo-księgowych do licznych nowych wymogów technologicznych. Niemożność dokumentowania transakcji w prawidłowy sposób, gdy wszystkie inne dotychczasowe sposoby wystawiania faktur już takimi nie będą, może w praktyce oznaczać uniemożliwienie prowadzenia działalności lub brak płatności za towary i usługi – wyjaśnia ekspertka.
Podkreśla, że KSeF jest niemałym wyzwaniem biznesowym i logistycznym, porównywanym czasami z obowiązkiem wdrażania jednolitych plików kontrolnych.
MF deklaruje, że zapewni podatnikom kilka bezpłatnych narzędzi, takich jak np. aplikacja internetowa „e-mikrofirma”. Ma ona być dostępna dla każdego podatnika zalogowanego do e-Urzędu, czyli scentralizowanego systemu, który umożliwi kompleksowe rozliczanie podatków przez internet.
Resort szykuje też rozwiązanie na wypadek awarii KSeF. W takim przypadku na stronie internetowej systemu pojawi się komunikat o jego niedostępności, a jednocześnie przewidziano procedurę, która pozwoli przedsiębiorcom wystawiać faktury. Zrobią to oni we własnych programach księgowych.