Mało która firma ma system elektronicznego obiegu faktur. Ale kryzys uświadomił biznesowi, że taki system się przydaje.
Specjalizująca się budowie systemów intranetowych firma Kolibro przeprowadziła badanie obiegu faktur kosztowych w 337 polskich przedsiębiorstwach — zarówno tych małych, jak i zatrudniających ponad 3 tys. osób. Niemal 40 proc. ankietowanych firm zarządza miesięcznie 100-500 fakturami kosztowymi, co piąta — powyżej 1 tys., a 4 proc. — ponad 10 tys.
W większości dużych przedsiębiorstw w procesie akceptacji i księgowania faktur uczestniczy średnio aż 60 osób. Dla wielu z nich jest to jednak zajęcie poza podstawowym zakresem obowiązków, przeciągają więc akceptację faktury, motywując to brakiem czasu. Akceptacja pojedynczego dokumentu trwa najczęściej około tygodnia. W zdecydowanej większości firm dokonuje się tego przez podpis na rewersie lub dołączonej kartce, często z wykorzystaniem tzw. stempla akceptacji kosztu.
Archiwizacja częstsza
Przedsiębiorstwa, które korzystają z elektronicznego systemu, są w stanie skrócić czas obiegu faktur nawet do kilkunastu minut, a w przeważającej większości — do jednego dnia. Oprogramowanie takie ma bowiem zdefiniowane reguły automatycznego przekazywania faktur między osobami zaangażowanymi w ich akceptację z finalnym dostarczeniem do księgowości.
System elektronicznego obiegu faktur miało jednak tylko 14 proc. badanych firm. O pięć punktów procentowych więcej zadeklarowało przechowywanie dokumentów kosztowych w formie elektronicznej.
— Częściej od elektronicznego obiegu dokumentów firmy stosują elektroniczną archiwizację. W praktyce faktura jest skanowana zaraz po dotarciu do firmy i jako taka archiwizowana, ale jej obieg w celu akceptacji odbywa się w formie papierowej — wyjaśnia Aleksander Sala, prezes Kolibro.
Aż 56 proc. badanych przedsiębiorstw deklaruje jednak potrzebę zastosowania systemu wspomagającego obieg faktur.
— Podczas kryzysu firmy musiały przyjrzeć się swojemu cash flow. Zaczęły się więc zastanawiać nad tym, kiedy pojawiają się koszty. Bez takiego systemu wiedzy o koszcie nie ma aż do chwili, gdy opisana faktura trafi do księgowości. W skrajnym przypadku może to trwać nawet miesiąc — komentuje Aleksander Sala.
Jak kura pazurem
Brak wiedzy o wpłynięciu faktury do firmy powoduje niekiedy konieczność składania korekt deklaracji VAT. Przedsiębiorstwa, które nie mają systemu elektronicznego obiegu dokumentów kosztowych jako uciążliwość wskazują również nieczytelność opisów merytorycznych i podpisów osób uczestniczących w akceptacji faktur.
Kamil Kosiński