Do końca konkursu 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, w którym przedsiębiorcy zdobędą dotacje na rozwój współpracy internetowej z parterami biznesowymi został niecały tydzień. Zwycięzcy dostaną nawet 2 mln zł. O tym, kto może wystartować w konkursie, jak przygotować wniosek i na co trzeba zwrócić uwagę żeby wygrać przypomina czytelnikom „PB” Milena Jankowska, konsultant ds. funduszy UE w ECDF.
Dla kogo jest ten konkurs?
O dotacje w ramach działania 8.2 mogą się starać wszystkie firmy z sektora MSP. Każde przedsiębiorstwo współpracuje z partnerami zewnętrznymi mające własny system informatyczny, tzn. pracuje na komputerach, wykorzystuje systemy operacyjne, korzysta z maila, posiada program księgowy czy system do zarządzania zasobami ludzkimi. Konkurs polega na stymulowaniu tworzenia wspólnych przedsięwzięć biznesowych prowadzonych w formie elektronicznej.
Na co można dostać dotacje?
Projekty powinny koncentrować się na wdrażaniu rozwiązań informatycznych wspierających współpracę typu B2B i obejmujących relacje usługowe oraz klasę systemów teleinformatycznych przeznaczonych do automatycznej komunikacji handlowej i koordynacji działań pomiędzy przedsiębiorstwami. Dążymy do automatyzacji wymiany informacji handlowej, czyli wymiany danych na temat dostaw, zamówień, faktur, należności czy prognoz sprzedaż. W grę wchodzą zatem wszelkie procesy zamówień, dostaw, magazynowania czy promocji produktów. Wiele zależy od tego, w jakim zakresie firma współpracuje z partnerem i jakie procesy musi automatyzować. Głównym efektem projektów powinno być wyeliminowanie wszelkich kontaktów telefonicznych czy papierowych pomiędzy przedsiębiorstwami i doprowadzenie do sytuacji, w której wszystko to zrobi za nas system. Obowiązkiem w działaniu 8.2 jest integracja systemów informatycznych, chodzi więc o to, aby nowy system informatyczny współpracował z systemami naszych kontrahentów.
Czym – w rozumieniu konkursu – jest system informatyczny?
W poprzednich naborach w ogóle nie było definicji systemu informatycznego i dotacje dostawały nawet firmy posiadające najprostszą sieć komputerową i wykorzystujące standardowe oprogramowanie biurowe. Nawet takie, najprostsze rozwiązania były uznawane za system informatyczny. W tym konkursie definicja już się pojawiła, co jest istotne choćby ze względu na fakt, że za integracje systemów przyznawane są punkty. Wystarczy, że wnioskodawca korzysta z systemu CRM lub ERP, że ileś osób pracuje na tym systemie, wdrożone są procedury. Co ważne, z działaniem 8.2 wnioskodawca nie poradzi sobie bez pomocy firmy informatycznej. Projekt wniosku i informacje w biznesplanie wymagają wiedzy, jaka technologia informatyczna zostanie wykorzystana w systemie, jak z technologicznego punktu widzenia dojdzie do automatyzacji wymiany informacji, czy będzie wykorzystany system EDI albo podpis elektroniczny. Bez tych informacji wnioskodawca nie będzie w stanie ocenić zasadności wdrożenia systemu ani oszacować kosztów.
Czy zainteresowanie konkursem 8.2. wśród firm jest duże?
Obok konkursu na Działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej, którego kolejny nabór zakończył się we wrześniu, jest to chyba najpopularniejszy konkurs w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Od końca wakacji obserwuję rosnące zainteresowanie tym działaniem i liczne pytania przedsiębiorców planujących złożenie wniosku w ramach najbliższego naboru. Pracujemy już nad kilkudziesięcioma wnioskami i wciąż pojawiają się kolejni przedsiębiorcy. Zainteresowanie jest więc bardzo duże. To zrozumiałe biorąc po uwagę wysokie wsparcie, jakie można pozyskać w tym działaniu. Maksymalna wartość dofinansowania to aż 2 mln zł. Jednocześnie coraz więcej polskich firm zdaje sobie sprawę z dużej wagi integracji procesów B2B, w tym np. integracji elektronicznych systemów, w oparciu o które firmy komunikują się ze swoimi partnerami biznesowymi i realnych korzyści, jakie w codziennych działaniach przedsiębiorstw przynosi automatyzacja ofertowania, składania zamówień, realizacji płatności czy przeprowadzania transakcji. Tym bardziej, że w przypadku integrowania w ramach jednego systemu większej liczby partnerów procesy te są naprawdę kosztowne i długotrwałe.
Na co trzeba zwrócić uwagę przygotowując wniosek?
W procesie oceny konkursowych projektów pojawiło się sporo zmian. Najważniejszą jest to, że w poprzednich naborach Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczosci stosowała kryteria zero jedynkowe, a teraz, podobnie jak w przypadku działania 8.1., wprowadzono kryteria punktowe. Trzeba zdobyć minimalnie 40 punktów na 100 żeby w ogóle móc być rekomendowanym do wsparcia. Ale to oczywiście nie daje gwarancji dotacji. Wszystko zależy od tego, ile wniosków zostanie złożonych oraz od jakości tych projektów. Niemniej 40 punktów to minimum, które należy zdobyć, żeby liczyć się w dalszej grze.
Znacząco zmieniły się także kryteria w zakresie oceny partnerów, z którymi firmy realizują procesy biznesowe objęte integracją. Wcześniej był obowiązek posiadania dwóch partnerów i nie było znaczenia czy były to firmy krajowe czy zagraniczne albo czy współpraca z nimi trwała 5 miesięcy czy 5 lat.
Zatem kogo w ramach wniosku można traktować jako partnera biznesowego?
Do składanego wniosku należy obowiązkowo dołączyć co najmniej dwie umowy współpracy z partnerami. Dodatkowe punkty przyznawane są, jeśli współpraca w ramach tych umów trwa dłużej niż dwa, bądź dłużej niż trzy lata. Liczy się zatem czas współpracy, ze szczególnym uwzględnieniem współpracy wieloletniej, za którą wnioskodawca dostaje dodatkowe punkty. Za datę rozpoczęcia współpracy uznawano do tej pory datę podpisania umowy o współpracy. W listopadowym naborze określono jednak, że z datą podpisania umowy o współpracy musi iść przepływ pieniędzy. Na to posunięcie zdecydowano się ponieważ wnioskodawcy podpisywali umowy współpracy z partnerami z datą dwa lata wcześniejszą, a w rzeczywistości była to współpraca wyłącznie na papierze. Aby uniknąć takich sytuacji instytucja oceniająca uznaje za początek współpracy pierwsze zdarzenie gospodarcze za którym idzie przepływ finansowy. Współpraca może także trwać krócej niż rok, ale wtedy wnioskodawca dostaje 0 punktów.
Czy dwóch partnerów wystarczy, aby uzyskać dofinansowanie?
Ocena projektów wygląda tak, że punkty za długość współpracy przyznawane są dla dwóch umów, przy czym maksymalną liczbę punktów uzyskuje współpraca ponad trzyletnia, promowani są także partnerzy zagraniczni. Kryteria konkursu promują firmy większe, mające ustabilizowaną pozycję na rynku, co zwiększa szansę na to, że współpraca będzie rzeczywiście utrzymywana.
A co jeśli uzyskamy dofinansowanie, a w trakcie trwania projektu zakończymy współpracę z partnerem?
Z racji tego, że projekt jest przeznaczony dla małych i średnich przedsiębiorstw, tzw. okres trwałości wynosi 3 lata. Oznacza to, że przedsiębiorstwo przez 3 lata musi utrzymywać relacje z taką ilością partnerów, jaką wskazano w projekcie. Partner może się zmienić, ale liczba wykazana w deklaracji musi się zgadzać. W okresie tym trzeba także utrzymywać wdrożone bądź zintegrowane systemy oraz posiadać całą infrastrukturę informatyczną pozyskaną dzięki dofinansowaniu.
Poza tym firma musi również wykazać realny efekt zastosowania systemów. Już na etapie składania wniosku przedsiębiorca deklaruje poziom średniomiesięcznych przychodów ze sprzedaży i kosztów prowadzenia działalności. Wskaźniki te odnoszą do prognozowanych przez siebie efektów z wdrożenia systemów, np. skrócenia czasu zamówień o konkretną liczbę dni czy wprowadzenie dostaw „just in time”, które obniżą koszty magazynowania. Najkrócej mówiąc – trzeba szczegółowo pokazać, jak „zwróci się” system.
Co jest ważne w ramach działania 8.2, że partnerem może być także firma powiązana kapitałowo, np. spółka matka odpowiadająca za sprzedaż może integrować systemy ze spółką córką odpowiadającymi za logistykę. Jest naturalne, że ich systemy wymagają integracji i nie ma znaczenia, że np. 100% udziałów w tej spółce posiada spółka matka. To jest oddzielne przedsiębiorstwo.
Czy w przyszłym roku są planowane jakieś kolejne konkursy?
Na działanie są jeszcze pieniądze i mówi się, że w przyszłym roku będzie na pewno jeden, a być może nawet dwa konkursy 8.2. Jednak jeśli chodzi o dotacje, nic nie jest pewne. Niemniej trzeba podkreślić, że działanie 8.2 jest jeszcze mocno niewykorzystane.
