Sposoby przechowywania informacji w bazach danych, wykorzystywanych przez pakiety ERP i narzędzia analityczne z gatunku business intelligence, są tak odmienne, że każde z tych rozwiązań informatycznych musi korzystać z odrębnej bazy danych. Przed podjęciem decyzji o budowie hurtowni danych warto jednak naprawdę kompleksowo wdrożyć system ERP. Usprawni to projekt analityczny.
Business intelligence, hurtownie danych, data marty, czy jakkolwiek jeszcze je nazywać, to narzędzia mające ułatwiać podejmowanie decyzji na podstawie danych, zbieranych przez systemy informatyczne przedsiębiorstw. Ich zadaniem jest zebranie wszystkich możliwych danych, wykorzystywanych przez różnego rodzaju oprogramowanie biznesowe. Na pozór służą więc do tego samego co systemy ERP, których zadaniem jest zastępowanie oderwanych od siebie i pracujących w oparciu o różne bazy danych aplikacji biznesowych przez jeden spójny system obsługujący przedsiębiorstwo od A do Z. Tymczasem rozwiązania z zakresu business intelligence wdraża się z reguły po wdrożeniu systemu ERP.
— Systemy ERP nie udostępniają danych do analizy. One automatyzują procesy biznesowe na poziomie transakcyjnym. Dzięki nim przyjęcie zamówienia od klienta uruchamia proces wystawienia faktury i księgowania. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu i tym samym na zwiększenie konkurencyjności. Tę ostatnią jeszcze bardziej jednak zwiększają narzędzia z zakresu business intelligence. To one odpowiadają na pytania: kto jest najlepszym klientem, które produkty są najbardziej rentowne, co się stanie, jeśli wprowadzimy jakąś zmianę w dotychczasowych procesach gospodarczych — tłumaczy Tomasz Lewicki, partner w spółce Mineral Midrange, budującej hurtownie danych w oparciu o narzędzia firmy Cognos.
— W systemie ERP wiadomo, jakie są tzw. centra kosztów, ile np. kosztuje praca poszczególnych działów. Nie wiadomo jednak, ile kosztuje wystawienie pojedynczej faktury. Systemy ERP rejestrują zdarzenia, ale niczego nie symulują. Baza danych systemów ERP zachowuje związki między takimi zdarzeniami jak np. zamówienie, faktura i płatność. Hurtownia danych tych związków nie zachowuje, a wręcz je burzy. Dzięki temu jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, co się stanie, jeśli zrobimy to czy tamto — mówi Grzegorz Oleś, dyrektor konsultingu w polskim oddziale SAS Institute, firmy dostarczającej narzędzia do budowy hurtowni danych.
Hurtownia danych to w praktyce nowa baza danych, pracująca na odrębnym serwerze. Zarówno licencja na bazę danych, jak i zakup serwera to nowe koszty. Przedstawiciele firm informatycznych twierdzą jednak, że takie nakłady są nieuniknione. Ze względów technicznych w rozwiązaniach typu business intelligence nie da się bowiem wykorzystywać bazy danych z systemu ERP.
— W konstrukcji systemów ERP wykorzystywana jest teoria relacyjnych baz danych. Informacje są w nich ułożone w taki sposób, aby zajmowały jak najmniej miejsca, a dostęp do nich był szybki. W hurtowniach danych chodzi nie tyle o szybki dostęp do informacji, ile o dostęp do jak największej ich liczby. Upraszczając, możemy założyć, że faktura w bazie danych systemu ERP stanowi dwie tabele. Jedną z nagłówkiem, drugą z pozycjami szczegółowymi. W hurtowni danych dochodzą do tego tabele z klasyfikacją produktu i klienta, terminem i regionem sprzedaży itp. Aby więc odczytać w systemie informacje o fakturze, musimy się odwołać nie do dwóch, ale do sześciu czy więcej tabel bazy danych. Dla systemu ERP byłoby to dodatkowe obciążenie, a informacje te większości użytkowników systemów ERP nie są do niczego potrzebne — wyjaśnia Dariusz Nurzyński, kierownik projektów w dziale korporacyjnych systemów informacyjnych firmy Hogart, zajmującej się zarówno budową hurtowni danych, jak i wdrażaniem systemu ERP, produkowanego przez J.D. Edwards.
Wprowadzenie tych dodatkowych informacji kosztuje i zajmuje określony czas. Związane z tym koszty są jednak stosunkowo niewielkie.
— Te dodatkowe informacje rzadko ulegają zmianom. Status klienta z dnia na dzień się przecież nie zmienia, a na dokonanie przez niego transakcji trzeba być przygotowanym codziennie — podkreśla Dariusz Nurzyński.
Warto też zauważyć, że dla zwiększenia szybkości pracy, bazy danych systemów ERP właściwie nie przechowują danych historycznych.
— W systemach ERP robi się tzw. czyszczenia okresów księgowych, w wyniku których dostępne są tylko bilanse otwarcia, a reszta danych trafia z serwera do archiwum. W Polsce informatyzacja przedsiębiorstw na szerszą skalę zaczęła się stosunkowo niedawno i problem ten nie jest jeszcze widoczny, ale zwykle bazy danych systemów ERP przechowują dane zaledwie z 2-3 lat — twierdzi Dariusz Nurzyński.
— Liczba informacji, które można zapisać w bazie danych systemu ERP, nie jest ograniczona w sensie dosłownym. Chodzi raczej o ograniczenia funkcjonalne. Systemy ERP koncentrują się na działalności bieżącej i zbyt duże bazy danych nadmiernie spowalniałyby ich działanie. Dlatego dane historyczne usuwa się co jakiś czas z serwera i zgrywa np. na CD-ROM-y — dodaje Paweł Gajda, konsultant sprzedaży hurtowni danych i systemów business intelligence w Oracle Polska, jednym z głównych producentów baz danych i systemów ERP.
Właśnie od przenoszenia zarchiwizowanych w ten lub inny sposób danych do nowej bazy informacji historycznych zaczyna się najczęściej proces budowy hurtowni danych. Pomimo różnic technologicznych w budowie baz danych wykorzystywanych w ERP i systemach business intelligence, te pierwsze znacznie usprawniają proces budowy hurtowni.
— Gdyby wdrożenia ERP były naprawdę kompleksowe, to i tworzenie hurtowni danych byłoby prostsze i tańsze. Nie trzeba byłoby wtedy łączyć danych, zapisywanych w różny sposób w różnych systemach informatycznych, tylko można byłoby wtedy korzystać z informacji zapisanych w bazie systemu zintegrowanego, który systematyzuje przechowywane informacje według określonego schematu. Do usystematyzowanych danych łatwiej zaś dopisać modele analityczne, wykorzystywane w hurtowniach danych — mówi Tomasz Lewicki.