Czytasz dzięki

Eventy online — jak przenieść swoje wydarzenie do sieci?

  • Materiał partnera
opublikowano: 24-06-2020, 07:11
aktualizacja: 24-06-2020, 08:07

Pandemia koronawirusa nie wygasa, stawiając marki, marketerów, a także branżę eventową i szkoleniową w coraz trudniejszej sytuacji. Rozwiązaniem problemów wynikających z konieczności utrzymania społecznego dystansu jest organizacja wirtualnych wydarzeń

Z badania przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Branży Eventowej, organizacji zrzeszającej organizatorów, przedstawicieli miejsc eventowych oraz podwykonawców eventów, wynika, że tylko w marcu i kwietniu z powodu epidemii koronawirusa odwołano ponad 97 proc. zaplanowanych wydarzeń. Taka sytuacja postawiła branżę MICE (z ang. meetings, incentives, conferences and exhibitions industry) w trudnej sytuacji, zmuszając firmy działające w tym sektorze do redukcji kosztów, a samych zleceniodawców — do dużej niepewności w związku z zaplanowanymi eventami. Choć Ministerstwo Rozwoju we współpracy z GIS i Ministerstwem Zdrowia prowadzi konsultacje w sprawie wytycznych dla branży eventowej, ograniczenia wprowadzone przez rząd mogą znacznie utrudnić organizację imprez w dotychczasowej formie. Według niektórych przedstawicieli branży zachowanie 2 metrów odległości od innych w przestrzeni publicznej, obowiązkowe zasłanianie nosa i ust czy ścisłe przestrzeganie zasad sanitarnych w miejscach gromadzenia się ludzi może być w praktyce znacznie utrudnione, a w niektórych przypadkach wręcz niemożliwe. Pod znakiem zapytania stoi także opłacalność tego rodzaju wydarzeń.

Rozwiązaniem wychodzącym naprzeciw wszystkim problemom związanym z tradycyjnymi eventami stały się eventy online. W czasie trwającego stanu epidemicznego z takiej możliwości skorzystało wiele firm, w tym także technologiczni giganci. Brak pokazów i wydarzeń z udziałem publiczności w 2020 roku potwierdził m.in. Microsoft. Ginny Caughey (programistka i prezeska firmy Carolina Software Inc.) ujawniła w kwietniu 2020 r. treść wiadomości, w której Microsoft informuje o zmianie formatu wszystkich pokazów i konferencji aż do lipca 2021 r. Według jej relacji wydarzenia tego typu będą organizowane wyłącznie jako eventy cyfrowe.

Eventy angażujące gości i klientów

Organizowane w kwietniu i maju 2020 r. wydarzenia w formie online pokazały silną potrzebę rynku na taką formę eventów. Ogromnym sukcesem cieszył się chociażby #koncertdlabohaterów organizowany przez Player.pl (TVN Discovery Polska) wspólnie z Fundacją TVN „Nie jesteś sam”. Wydarzenie było podziękowaniem za heroiczną pracę lekarzy, pielęgniarek, ratowników, sanitariuszy oraz innych pracowników służb medycznych, którzy dbali o życie i zdrowie tysięcy ludzi podczas epidemii koronawirusa (transmisja z koncertu odbywała się na żywo w Player.pl).

Oferta wydarzeń, w których można było wziąć udział, była jednak dużo większa. Bez wychodzenia z domu można było bowiem zwiedzać Luwr, Kaplicę Sykstyńską, brać udział w spektaklach teatralnych. W Polsce ogromną popularnością cieszyło się m.in. wydarzenie organizowane przez Unię Literacką, która od 16 marca br. organizowała specjalny cykl wirtualnych spotkań „UL z książkami” z autorami i autorkami książek. Udział w nim wzięli m.in. noblistka Olga Tokarczuk i Zygmunt Miłoszewski. Swoje muzealne zbiory udostępniły nie tylko Luwr, Muzeum Guggenheima w Nowym Jorku, The British Museum, The National Gallery of Art w Waszyngtonie, ale także polskie placówki, jak Muzeum Narodowe w Krakowie, w którym na ekranie komputera, tabletu lub smartfona można było podziwiać ponad 130 tys. dzieł z kolekcji MNK (w tym dzieła takich mistrzów jak da Vinci, Rembrandt, Matejko czy Wyspiański). Wirtualne sceny na czas pandemii zaoferowały także teatry, m.in. Teatr Żydowski, Teatr Nowy w Warszawie czy Teatr Polonia Krystyny Jandy.

Przeniesienie ogromnej liczby wydarzeń do świata online pokazało szerokie możliwości technologiczne, jakie można wykorzystać także do budowania interakcji z widzami i użytkownikami. Okazało się wręcz, że działania online pozwalają zaangażować uczestników długo przed eventem, a to zwiększa oddziaływanie promocji i rozpoznawalność samych marek. Organizacja wydarzenia powinna być jednak dobrze przygotowana pod względem nie tylko technologicznym, ale i wizualnym.

Wirtualny event krok po kroku

Na zaawansowane projekty w świecie online stawia agencja Admind Branding & Communications odpowiedzialna za organizację i oprawę wirtualnych eventów. Admind odpowiadało m.in. za przygotowanie tegorocznego festiwalu naukowo-kulturalnego Copernicus Festival organizowanego przez Centrum Kopernika Badań Interdyscyplinarnych, Fundację Tygodnika Powszechnego, Uniwersytet Jagielloński i „Tygodnik Powszechny” (wydarzenie odbyło się między 19 a 24 maja).

Anna Lincoln, senior graphic designer z Admind, zauważa, że w przyszłości wiele firm nada organizowanym eventom formę online, tak jak to było w przypadku Copernicus Festival, ważne jest jednak, by nie zatracić ludzkiego charakteru takich wydarzeń.

— W Admind zauważyliśmy, że cyfrowe eventy wymagają mniejszej liczby obsługujących je osób, tym samym umożliwiając organizatorom oszczędności. Organizacja internetowego wydarzenia potrafi być nawet o 95 proc. tańsza niż przeprowadzenie eventu w świecie rzeczywistym. Ponadto odpowiednio przygotowane cyfrowe spotkania mogą spełnić większość kluczowych realnych założeń, np. stworzyć przestrzeń do nauki, networkingu albo biznesowego wzrostu — mówi Anna Lincoln.

O tym jak koronawirus zmienił branżę eventów czytaj też na blogu Admind>>>

Jak zauważa, cyfrowa oferta daje możliwość dotarcia do większej liczby zainteresowanych uczestników.

— Wiele osób, które dotychczas nie mogły uczestniczyć w konkretnych eventach lub prezentacjach, teraz będzie mogło brać w nich udział w sposób wirtualny, w czasie rzeczywistym, bez najmniejszej konieczności podróżowania i przemieszczania się. Dodatkową zaletą jest możliwość nagrywania takich transmisji, które mogą być następnie odtwarzane w dogodnym momencie, bez względu na strefę czasową — dodaje.

Takie podejście sprawia, że wirtualne eventy dają także nowe możliwości marketerom. To właśnie m.in. dystrybucja kontentu po wydarzeniu, utrzymywanie relacji z uczestnikami po evencie i przetwarzanie danych, które pozostawili sami uczestnicy.

Wiele firm zmaga się jednak z technologią nie do końca gotową na tak gwałtowny wzrost zainteresowania. Jakość dźwięku płynącego z komputerowych głośników oraz dostarczanego przez platformy do wideokonferencji jest niska, a interfejsy użytkownika są niezgrabne, toporne i przestarzałe.

— Badamy sposoby na stworzenie jak najmniej grywalizacyjnych doświadczeń na wirtualnych stoiskach, szukamy możliwości zwiększenia aktywnego udziału użytkowników podczas eventów, a także próbujemy opracować obrandowane i solidne doświadczenia użytkownika (UX). Spotykamy się z najlepszymi partnerami i wgłębiamy się w najlepsze oferty, żeby sprostać tym właśnie potrzebom. Co najważniejsze, musimy wnieść zaskoczenie i zachwyt do wirtualnego formatu, a to jest możliwe wyłącznie dzięki unikatowości przekazywanych treści i najwyższej jakości produkcji — mówi Anna Lincoln.

KOMENTARZ

KRZYSZTOF LANGER, Partner & CEO w Admind Branding & Communications

Obecny kryzys spowodowany pandemią jest bezprecedensowy na wielu różnych płaszczyznach. Obecne zakłócenia zmienią sposób, w jaki jemy, pracujemy, robimy zakupy, ćwiczymy, zarządzamy naszym zdrowiem, spędzamy wolny czas — w niespotykanym tempie. Zmienią się fundamentalne z perspektywy każdego biznesu kwestie związane z otoczeniem, w jakim funkcjonujemy, i postawami konsumentów. Era po COVID-19 będzie miała gospodarkę kształtowaną przez nowe nawyki i regulacje w oparciu o zmniejszoną interakcję w bliskim kontakcie i surowsze ograniczenia dotyczące podróży i higieny.

Niezależnie od tego, czy organizujemy konferencję, spotkanie liderów z inwestorami, premierę nowego produktu, czy prezentację naszych produktów i usług na targach, jedno jest pewne — te wydarzenia nie będą już wyglądały tak jak w przeszłości.

Większość marek, z którymi współpracujemy w Admind Branding & Communications, przenosi swoje wydarzenia fizyczne, konferencje, wystawy i targi, do świata cyfrowego. Dostrzegamy w tym szansę na ewolucję i wykorzystanie potencjału technologii w projektowaniu cyfrowej, angażującej i nieograniczonej fizyczną przestrzenią komunikacji.

Takie wyzwanie wymaga zaangażowania zespołów z odpowiednim miksem kompetencji i doświadczenia, dlatego w Admind  z naszymi klientami pracują multidyscyplinarne zespoły składające się z brand, user experience, motion i 3D designerów, których zadaniem jest zaprojektowanie kompletnego doświadczenia użytkownika.

Każda marka musi odpowiedzieć na pytanie nie „czy”, ale „jak” zaadaptować technologie cyfrowe, dostosować swoją komunikację do nowej rzeczywistości i postrzegać zmiany jako szansę na rozwój.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MATERIAŁ PARTNERA

Polecane