Od tego, jak zostały przeprowadzone rozmowy z partnerami w interesach, może zależeć pozycja danej firmy na rynku. Podobnie jest z zawieraniem umów handlowych czy kontraktów. Ich postanowienia mają istotne znaczenie dla konkurencyjności firmy na rynku. Żadne prosperujące przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na najmniejszy błąd, gdyż na nim zyskać mogą konkurenci.
Dlatego szefom firm zależy, aby do rozmów z kontrahentami i klientami, zwłaszcza z kluczowymi, zasiadały osoby odpowiednio przygotowane.
— Sukces skutecznie przeprowadzonych negocjacji zależy w dużej mierze od odpowiedniego przygotowania osób przystępujących do nich. Z tych przyczyn wśród przedsiębiorców coraz modniejsze staje się doskonalenie sztuki negocjacji. Przyszłych negocjatorów uczy się np.: jak mają budować relacje z przeciwnikiem, jakie pytania zadawać na początku rozmów, a jakie na końcu spotkania. Odpowiednio wyszkolony negocjator może stać się silną bronią — mówi Maciej Bobrowicz, prowadzący warsztaty z negocjacji w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Zielonej Górze.
Istnieje przynajmniej kilkanaście firm oferujących szkolenia z dziedziny negocjacji. Najczęściej oferowane są warsztaty z negocjacji handlowych. Przykładowo, w STS Szkolenia i Treningi Symulacyjne z Gdańska, przedsiębiorstwa mogą wykupić kurs dla swoich pracowników za blisko 8000 zł za jeden dzień szkoleniowy. Warsztaty trwają od jednego do trzech dni, a grupy są nie większe niż 16 osób. Firma Kontrakt z Warszawy oferuje kurs „Negocjacje handlowe jako gra”, za 2500 zł od osoby. Szkolenie to ma charakter otwarty. Natomiast Okręgowa Izba Radców Prawnych w Zielonej Górze organizuje warsztaty „Negocjacje dla prawników”. Zajęcia trwają dwa dni. Kurs kosztuje 2700 zł od osoby.
Większość szkoleń odbywa się sprawdzonymi sposobami. Przyszły negocjator rozpoczynając rozmowy musi podjąć dwie decyzje. Po pierwsze, jak zamierza rozwiązać problem. Po drugie, jakie relacje zamierza ustanowić z drugą stroną negocjacji.
— W pierwszej fazie rozmowy należy zbudować pozytywną relację z drugą stroną. Powinno się to odbywać m.in. poprzez odpowiednie zadawanie pytań, tworzenie sympatycznej atmosfery spotkania. Na początku dobrze jest zadawać pytania otwarte, czyli takie, za pomocą których można uzyskać maksymalnie dużo informacji. W odróżnieniu od zakończenia negocjacji, kiedy powinno się zadawać pytania zamknięte — mówi Maciej Bobrowicz.
Szkoleniowcy twierdzą, że ton głosu ma pięciokrotne większą moc uzyskania wiarygodności, niż treść słów. Agresywny ton wywołuje automatycznie opór drugiej strony. Dzieje się tak niezależnie od treści wypowiadanych słów. W związku z tym niezwykle cenną umiejętnością w procesie negocjacji są techniki komunikacji. Jedną z bardziej znanych jest tzw. NLP (Neuro Linguistic Program Ming).
— Technika ta pokazuje, jakim wpływom ulegają ludzie podczas komunikowania. Wyjaśnia, czemu jedni negocjatorzy odnoszą sukcesy, a inni porażki.
NLP chętnie wykorzystywane jest przez prawników.
Kluczowym pojęciem w NLP są tzw. metaprogramy. To wzorce podejmowania decyzji (odkryto ich ponad 50). Za ich pomocą można dowiedzieć się, jak inni podejmują decyzje w procesie negocjacji. Najbardziej popularne metaprogramy to tzw. ogólny i szczegółowy oraz metaprogram aktywny i bierny.
— Negocjator o metaprogramie ogólnym lubi widzieć cały projekt. Inaczej postępuje negocjator szczegółowiec. Dla niego całość się nie liczy. Lubi detale i drobiazgi. Koncentruje się na tym „jak”, a nie „co” należy zrobić — twierdzi Maciej Bobrowicz.
Dodaje, że negocjatorzy aktywni inicjują działania, bierni je wstrzymują, a zaczynają działać dopiero, gdy sytuacja ich do tego zmusi.
Okiem eksperta
- Rynek dystrybucji papieru wymaga zarówno bardzo szerokiej oferty, dostępności towaru z magazynu, jak i szybkiej i sprawnej realizacji zamówień. Dopracowanie tych elementów zwiększa konkurencyjność w branży, ponieważ pozwala na skrócenie czasu, jaki musi minąć od momentu złożenia zamówienia przez klienta do chwili otrzymania przez niego towaru. Na decyzję klientów o wyborze dostawcy wpływają nie tylko produkt i cena, ale także jakość serwisu. Najważniejsze jego elementy, czyli właściwe zarządzanie zapasami i usystematyzowany cykl dostaw, zostały ulepszone poprzez stworzenie przez naszą firmę w Polsce magazynu centralnego. Dzięki niemu Antalis Poland dostarcza wszystkie towary dostępne w stałym asortymencie w czasie do 24 godzin od chwili złożenia zamówienia w każde miejsce na terenie Polski.
Joanna Smolińska
dyrektor zarządzający Antalis Poland, firmy dystrybuującej papier