Faktura fakturze nierówna

opublikowano: 29-05-2013, 00:00

Fakt, że nadal niewielki odsetek firm korzysta z e-faktur, paradoksalnie może wyjść na dobre

Oszczędność dla firm i ochrona środowiska to najczęściej wymieniane zalety korzystania z faktur elektronicznych. Dość szczegółowo te korzyści opisuje raport PKPP Lewiatana z marca 2013 r. Europejskie firmy stosujące rozliczenia w e-fakturach wypracowują rocznie 240 mld EUR oszczędności — Lewiatan podaje w opracowaniu za analizą Deloitte. Wprowadzenie e-faktur pozwala zmniejszyć koszty fakturowania o 80 proc. Na fakturach elektronicznych zyskuje też środowisko. Gdyby dzisiaj wszystkie faktury w Polsce wysyłano drogą elektroniczną, ścięlibyśmy 255 tys. drzew mniej rocznie, zaoszczędzili energię (120 mln kWh na rok) i wodę (6,6 mld litrów rocznie) niezbędną do wytwarzania papieru, a także wypuścilibyśmy do atmosfery mniej CO 2.

Wygrywa konserwatyzm

Czy dla przeciętnego przedsiębiorcy te liczby to zbyt duża abstrakcja, aby zachęcały do rezygnacji z papieru? Według raportu w Polsce tylko co 10. faktura wysyłana jest drogą elektroniczną. Pomimo zmiany przepisów w 2011 r. zaledwie 13 proc. ankietowanych firm chciałoby otrzymywać faktury drogą elektroniczną. Według Zbigniewa Gajewskiego z Konfederacji Lewiatan, polskimi firmami, zwłaszcza z sektora MSP, nadal rządzi konserwatyzm. Niektórzy przedsiębiorcy są przyzwyczajeni do papierowych faktur i ciężko im zmienić swoje nawyki lub po prostu nie chcą.

— Często mniejsze, lokalne firmy podejmują decyzje na podstawie obserwacji otoczenia. Jeśli konkurenci nie korzystają z e-faktur, a radzą sobie dobrze, to inne firmy też tego nie wprowadzają. Na szczęście działa to także w drugą stronę. Warto pamiętać, że poza oczywistymi korzyściami e-faktury pozwalają też usprawnić proces fakturowania, wyłączając konieczność wysyłania rachunków pocztą, ogranicza to również ryzyko błędu w trakcie przesyłki — tłumaczy Zbigniew Gajewski. Licząc oszczędności, zasada jest prosta — im więcej faktur wysyła firma, tym więcej zostaje w kieszeni.

— Przyjmując, że elektroniczna faktura jest tańsza od papierowej o 2 zł, firma wysyłająca 100 faktur w miesiącu oszczędza 2,4 tys. zł rocznie, ale przedsiębiorca, który wysyła 1000 faktur, zaoszczędzi już 24 tys. zł każdego roku — szacuje Zbigniew Gajewski.

Paradoks na plus

Według danych średnia europejska firma oszczędza około 150 tys. EUR rocznie dzięki e-fakturom. Koszt jednej faktury to jednak kwestia umowna.

— Wyceny są bardzo rozbieżne. Na przykład w Polsce szacujemy koszt jednej faktury papierowej na około 4 zł. Nasi koledzy w Belgii i Francji biorą pod uwagę także koszty związane z czasem pracy i tam szacuje się jej koszt na 12 EUR — mówi Marek Rudziński, dyrektor finansowy i członek zarządu Sage. Firma uruchomiła międzyfirmami.pl, platformę do wymiany e-dokumentów, także e-faktur. Lewiatan w raporcie za Krajową Izbą Rozliczeniową podaje, że wśród krajów europejskich to w Wielkiej Brytanii najwięcej firm (prawie 90 proc.) wysyła e- faktury.

Zdaniem Marka Rudzińskiego, trzeba pamiętać, że wysyłanie faktury mailem w formacie PDF to nie to samo co wysyłanie faktury elektronicznej w formacie PDF z rozszerzeniem XML.

— W pierwszym przypadku nie mamy możliwości wprowadzenia faktury do elektronicznego systemu firmy, umożliwia to dopiero rozszerzenie XML. W Wielkiej Brytanii akurat większość faktur oznaczonych jako elektroniczne wysyła się w formacie PDF, także nie można korzystać w pełni z ich funkcjonalności — ocenia Marek Rudziński. Dostrzega tu zarazem pewien paradoks. Jego zdaniem, w Polsce sytuacja jest odwrotna i chociaż wciąż niewielki odsetek firm wysyła faktury elektroniczne, to częściej są to faktury z rozszerzeniem XML.

— Jako że pod względem korzystania z e-faktur jesteśmy trochę zacofani, ominie nas pewien etap przejściowy. Oznacza to, że nie tylko będzie rosła liczba firm używających faktur elektronicznych, ale też tych, które wysyłają je z rozszerzeniem XML. Podobna sytuacja dotyczyła naszego systemu bankowego — później zaczęliśmy wprowadzać zaawansowane rozwiązania w bankowości niż inne kraje i ominęło nas na przykład płacenie kontrahentowi czekiem, co do dzisiaj jest standardem we Francji, czy Wielkiej Brytanii. Spowodowało to, że obecnie mamy w Polsce bardzo zaawansowany system bankowy. Moim zdaniem, podobny scenariusz czeka e-faktury — analizuje Marek Rudziński.

Optymizm i sceptycyzm

Zdaniem niektórych ekspertów, przepisy nie są już przeszkodą dla firm przy korzystaniu z e-faktur.

— Ostatnie zmiany spowodowały, że od 1 stycznia 2013 r. w pełni wprowadziliśmy dyrektywę unijną z 2006 r. Przepisy są przejrzyste i obecnie nawet niektóre urzędy skarbowe wolą kontrolować e-faktury niż ich papierowe wersje — twierdzi członek zarządu Sage. Nie wszyscy podzielają optymizm wobec przepisów.

— Wydaje się, że obecne regulacje w zakresie stosowania e-faktur mogą nadal rodzić wątpliwości. W szczególności w zakresie prawidłowości zastosowanej metodologii kontroli biznesowych zmierzającej do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych. Wynika to z ogólnego brzmienia przepisów w tym zakresie i stosunkowo niewielkiej praktyki organów skarbowych w weryfikacji stosowanych przez podatników kontroli biznesowych — ocenia mecenas Piotr Andrzejak, partner w zespole podatkowym kancelarii Sołtysiński Kawecki & Szlęzak.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rafał Fabisiak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu