Faktury pod specjalnym nadzorem

opublikowano: 14-01-2015, 00:00

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów łatwiej wyeliminować opóźnienia w płatnościach.

Szacuje się, że nawet 70 proc. faktur w Polsce jest opłacanych po terminie. Czy to działanie celowe, obliczone na poprawę płynności finansowej przedsiębiorstw? Niekoniecznie. Wbrew obiegowej opinii, firmy nie regulują należności na czas, bo… często dowiadują się o nich po fakcie. Ponad połowa ankietowanych przez BPSC, dostawcę systemów do zarządzanie procesami biznesowymi, określiło problemy z obiegiem faktur jako częste lub bardzo częste.

DWIE STRONY:
DWIE STRONY:
Ofiarami cyberprzestępców, są zarówno odbiorcy, jak i nadawcy. Fałszywa e-faktura wysłana z domeny operatora i wykorzystująca jego znaki towarowe bezpośrednio dotyka jego reputacji — mówi Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu w Sage.
ARC

— Największe problemy w firmach związane są nie tyle z rozliczeniem kosztów, ile z uzyskaniem informacji na temat kosztów poniesionych, ale jeszcze niezewidencjonowanych. Winę za to ponoszą głównie pracownicy, dla których rozliczanie faktur nie jest sprawą najwyższej wagi — uważa Sławomir Kuźniak, dyrektor aplikacji internetowych w BPSC.

Przetrzymywanie informacji, które powinny jak najprędzej trafić do działu finansowo-księgowego, wpływa negatywnie zarówno na kondycję finansową kontrahentów, jak i działalność przedsiębiorstwa zalegającego z płatnościami. W tej sytuacji nie ma mowy o szybkim rozliczeniu projektów, zleceń i zadań. Nie dość tego, firmy nie radzą sobie z kontrolą stanu zobowiązań, planowaniem płatności, a przede wszystkim z prawidłowym obliczeniem podatków — dochodowego czy od towarów i usług. Widać to szczególnie w większych przedsiębiorstwach. Dla nich wielkość naliczonego podatku VAT ma ogromne znaczenie.

— Jeśli wartość faktur kosztowych w przedsiębiorstwie wynosi 1 mln zł, to nierozliczenie w terminie tylko 10 proc. z nich przynosi straty na poziomie prawie 40 tys. zł, nie uwzględniając kosztów osobowych związanych choćby z poszukiwaniem i obiegiem dokumentów. Nietrudno sobie wyobrazić, że w dużych firmach te straty mogą być dużo wyższe — podkreśla Sławomir Kuźniak.

Z badań BPSC wynika, że problem dotyczy przede wszystkim firm, które nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). W tych, które zainwestowały w system automatycznej akceptacji faktur, liczba nierozliczonych dokumentów nie przekracza zwykle kilku procent.

Stać cię na więcej
Newsletter autorski Mirosława Konkela
ZAPISZ MNIE
×
Stać cię na więcej
autor: Mirosław Konkel
Wysyłany raz w tygodniu
Mirosław Konkel
Jesteś lepszy, niż ci się wydaje, ale nie tak dobry, jak mógłbyś być. Zapisz się na newsletter - znajdź inspiracje i odpowiedzi na ważne pytania.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

— Poprawie wskaźników sprzyja to, że faktura na etapie kancelaryjnym jest skanowana i niepodobna, by przeoczyła ją osoba zarządzająca finansami. Dzięki mechanizmom ponagleń, a także dokładnej informacji o lokalizacji faktury, można znacząco skrócić czas potrzebny na zamknięcie miesiąca w przedsiębiorstwie. To zaś przekłada się na przyśpieszenie płatności — tłumaczy Sławomir Kuźniak. Już samo upowszechnianie faktur elektronicznych pomaga zmniejszyć proceder regulowania płatności po czasie. Ale coś za coś. Im więcej e-faktur jest w obrocie gospodarczym, tym częściej na nasze pocztowe skrzynki trafiają trefne rachunki, a komputery są coraz bardziej zagrożone przez zainfekowane pliki.

— Celem cyberprzestępców często jest wyłudzenie od odbiorcy pieniędzy. E-mail udający korespondencję dobrze znanego nadawcy może zawierać imitację e-faktury lub wezwanie do zapłaty, przy czym w dokumencie wskazany jest rachunek bankowy oszusta — ostrzega Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu w Sage.

Dodaje, że zarażenie sieci i komputerów oraz skuteczne wyłudzenie pieniędzy to przykrości, które spotykają adresatów. Ale poważne konsekwencje ponoszą również nadawcy. Bo fałszywa e-faktura wysłana z domeny operatora i wykorzystująca jego znaki towarowe uderza w jego reputację. Rozwiązaniem może być bezpieczny serwis internetowy. Nadawcy, którzy na tę stronę wysyłają swoje faktury, wcześniej muszą zostać zarejestrowani i zweryfikowani. Dzięki autoryzacji każda próba przesłania imitacji faktury np. z fałszywym kontem wierzyciela kończy się szybkim wykryciem sprawcy.

— Aby w pełni korzystać z faktur elektronicznych, warto zrezygnować z powszechnego zwyczaju przesyłania ich pocztą elektroniczną. Autoryzowany, uniwersalny i bezpieczny serwis wymiany dokumentów poszerza zaufanie między kontrahentami — twierdzi Bogdan Zatorski.

 

 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane