Szacuje się, że nawet 70 proc. faktur w Polsce jest opłacanych po terminie. Czy to działanie celowe, obliczone na poprawę płynności finansowej przedsiębiorstw? Niekoniecznie. Wbrew obiegowej opinii, firmy nie regulują należności na czas, bo… często dowiadują się o nich po fakcie. Ponad połowa ankietowanych przez BPSC, dostawcę systemów do zarządzanie procesami biznesowymi, określiło problemy z obiegiem faktur jako częste lub bardzo częste.
— Największe problemy w firmach związane są nie tyle z rozliczeniem kosztów, ile z uzyskaniem informacji na temat kosztów poniesionych, ale jeszcze niezewidencjonowanych. Winę za to ponoszą głównie pracownicy, dla których rozliczanie faktur nie jest sprawą najwyższej wagi — uważa Sławomir Kuźniak, dyrektor aplikacji internetowych w BPSC.
Przetrzymywanie informacji, które powinny jak najprędzej trafić do działu finansowo-księgowego, wpływa negatywnie zarówno na kondycję finansową kontrahentów, jak i działalność przedsiębiorstwa zalegającego z płatnościami. W tej sytuacji nie ma mowy o szybkim rozliczeniu projektów, zleceń i zadań. Nie dość tego, firmy nie radzą sobie z kontrolą stanu zobowiązań, planowaniem płatności, a przede wszystkim z prawidłowym obliczeniem podatków — dochodowego czy od towarów i usług. Widać to szczególnie w większych przedsiębiorstwach. Dla nich wielkość naliczonego podatku VAT ma ogromne znaczenie.
— Jeśli wartość faktur kosztowych w przedsiębiorstwie wynosi 1 mln zł, to nierozliczenie w terminie tylko 10 proc. z nich przynosi straty na poziomie prawie 40 tys. zł, nie uwzględniając kosztów osobowych związanych choćby z poszukiwaniem i obiegiem dokumentów. Nietrudno sobie wyobrazić, że w dużych firmach te straty mogą być dużo wyższe — podkreśla Sławomir Kuźniak.
Z badań BPSC wynika, że problem dotyczy przede wszystkim firm, które nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). W tych, które zainwestowały w system automatycznej akceptacji faktur, liczba nierozliczonych dokumentów nie przekracza zwykle kilku procent.
— Poprawie wskaźników sprzyja to, że faktura na etapie kancelaryjnym jest skanowana i niepodobna, by przeoczyła ją osoba zarządzająca finansami. Dzięki mechanizmom ponagleń, a także dokładnej informacji o lokalizacji faktury, można znacząco skrócić czas potrzebny na zamknięcie miesiąca w przedsiębiorstwie. To zaś przekłada się na przyśpieszenie płatności — tłumaczy Sławomir Kuźniak. Już samo upowszechnianie faktur elektronicznych pomaga zmniejszyć proceder regulowania płatności po czasie. Ale coś za coś. Im więcej e-faktur jest w obrocie gospodarczym, tym częściej na nasze pocztowe skrzynki trafiają trefne rachunki, a komputery są coraz bardziej zagrożone przez zainfekowane pliki.
— Celem cyberprzestępców często jest wyłudzenie od odbiorcy pieniędzy. E-mail udający korespondencję dobrze znanego nadawcy może zawierać imitację e-faktury lub wezwanie do zapłaty, przy czym w dokumencie wskazany jest rachunek bankowy oszusta — ostrzega Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu w Sage.
Dodaje, że zarażenie sieci i komputerów oraz skuteczne wyłudzenie pieniędzy to przykrości, które spotykają adresatów. Ale poważne konsekwencje ponoszą również nadawcy. Bo fałszywa e-faktura wysłana z domeny operatora i wykorzystująca jego znaki towarowe uderza w jego reputację. Rozwiązaniem może być bezpieczny serwis internetowy. Nadawcy, którzy na tę stronę wysyłają swoje faktury, wcześniej muszą zostać zarejestrowani i zweryfikowani. Dzięki autoryzacji każda próba przesłania imitacji faktury np. z fałszywym kontem wierzyciela kończy się szybkim wykryciem sprawcy.
— Aby w pełni korzystać z faktur elektronicznych, warto zrezygnować z powszechnego zwyczaju przesyłania ich pocztą elektroniczną. Autoryzowany, uniwersalny i bezpieczny serwis wymiany dokumentów poszerza zaufanie między kontrahentami — twierdzi Bogdan Zatorski.