Firmowe drukowanie może być tańsze

opublikowano: 04-10-2018, 22:00

Druk może kosztować małą spółkę nawet kilka procent jej obrotów. Dzięki optymalizacji i zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań ten wydatek może być znacznie niższy

Mimo postępującej cyfryzacji przedsiębiorstw, obieg papierowych dokumentów wciąż pełni w nich istotną rolę. Przeciętny polski pracownik drukuje średnio 29 stron dziennie, a zdecydowana większość z nich (76 proc.) przyznaje, że druk stanowi istotny aspekt w ich pracy — wynika z badania Coleman Parks. Jednocześnie 46 proc. rodzimych przedsiębiorstw wdrożyło u siebie rozwiązania technologii informacyjnej (IT), mające na celu obniżenie kosztów związanych z drukowaniem. A warto dodać, że sfera druku pochłania co roku nawet 5 proc. obrotów firm. Dlatego warto, aby ich właściciele zadali sobie pytanie, czy używane w organizacji drukarki są dostosowane do potrzeb organizacji i wykorzystywane w wydajny sposób. Jeśli nie — trzeba przeprowadzić optymalizację druku.

Alan Pajek, wiceprezes spółki Ediko, podkreśla, że dzięki odpowiednim działaniom firmowe drukowanie może być bardziej niezawodne i oszczędne, m.in. pod względem czasu, energii elektrycznej czy materiałów eksploatacyjnych.
Zobacz więcej

CIĘCIE KOSZTÓW:

Alan Pajek, wiceprezes spółki Ediko, podkreśla, że dzięki odpowiednim działaniom firmowe drukowanie może być bardziej niezawodne i oszczędne, m.in. pod względem czasu, energii elektrycznej czy materiałów eksploatacyjnych. Fot. Szymon Łaszewski

— Kryją się za nią działania mające na celu uczynienie firmowego drukowania bardziej niezawodnym oraz oszczędniejszym pod względem m.in. czasu, energii elektrycznej czy materiałów eksploatacyjnych. Zaczyna się ona od audytu, który wskazuje te elementy funkcjonowania strefy druku w firmie, które można poprawić. Następnie przygotowywane są rekomendacje, które — w zależności od przedsiębiorstwa — mogą składać się z różnych działań, a czasem z całego ich spektrum — tłumaczy Alan Pajek, wiceprezes spółki Ediko.

Do wspomnianych czynności możemy zaliczyć zarówno działania proste, takie jak np. rozmieszczenie urządzeń, aby ich obciążenie było równomierne i pracownicy nie czekali na wydruk, a drukarki rzadziej ulegały awariom. Do bardziej zaawansowanych zalicza się natomiast wdrożenie firmowej polityki druku, obejmującej m.in. szczegółowe rozdzielanie poszczególnych zleceń

— np. automatyczne przekierowanie wielostronicowych wydruków do urządzenia o najniższej cenie wydruku strony. — Finalnym elementem optymalizacji jest zapewnienie narzędzi do monitorowania jej skutków i kontroli nad strefą druku. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie tylko oszczędza pieniądze, lecz także staje się bardziej przyjazne środowisku przez mniej odpadów, zużytych materiałów eksploatacyjnych, zużytej energii elektrycznej — oraz pracownikom — przez większy komfort pracy i mniej przestojów spowodowanych awariami — komentuje Alan Pajek.

Oszczędność maluchów

Małe i średnie firmy bardzo rzadko mają wdrożoną jakąkolwiek politykę druku. Również z racji tego właśnie one mogą zaoszczędzić na optymalizacji najwięcej.

— Roczny koszt związany z drukowaniem stanowi dla nich średnio ok. 7 proc. obrotów, a dzięki optymalizacji można go „zbić” nawet do 3 proc. Najpopularniejsze elementy pochłaniające koszty to niedostosowanie sposobu druku do potrzeb — w końcu nie zawsze kolorowy druk jednostronny jest niezbędny. Ponadto należy wymienić stosowanie tanich, aczkolwiek niewydajnych zamienników oryginalnych części czy też używanie firmowych drukarek do prywatnych celów — wymienia Alan Pajek.

Należy zaznaczyć, że dużej części kosztów można uniknąć jeszcze na etapie tzw. projektowania strefy druku. Tutaj najczęściej popełniane błędy to nieodpowiedni dobór liczby i wydajności urządzeń, niekorzystna umowa leasingowa czy też brak tzw. SLA, czyli umowy serwisowej z pośrednikiem, która zapewnia ciągłość pracy biura w razie awarii. MŚP mogą zmienić ten stan rzeczy, inwestując właśnie w audyt i zastosowanie polityki druku odpowiedniej do zapotrzebowania. Ważnym aspektem jest również dobór samego urządzenia.

— Przy przeglądaniu oferty danego producenta warto zwrócić uwagę chociażby na liczbę osób, które będą użytkować drukarkę, a także liczbę miesięcznych wydruków. Po określeniu tych wartości firma powinna ustalić, które parametry są dla niej najważniejsze. Warto też zastanowić się, czy pracownicy częściej będą drukować w kolorze czy w czerni i bieli i czy wraz z drukarką potrzebny jest np. skaner lub faks — podpowiada Kamila Nowik — kierownik ds. kluczowych klientów z HP.

Zdaniem ekspertki to właśnie na tym etapie często popełniają błąd niedoszacowania bądź też przeszacowania swoich potrzeb, co przekłada się na późniejsze problemy ze sferą druku.

— W firmach często zdarza się też tak, że niektóre działy, np. księgowość, potrzebują własnego urządzenia, choćby ze względów bezpieczeństwa. Potrzeby każdej firmy są inne, dlatego przed wyborem floty urządzeń zawsze warto zasięgnąć porady konsultanta — twierdzi Kamila Nowik.

Uwaga na zagrożenia

Ze względu na to, że drukarki przeznaczone do zastosowań firmowych muszą odpowiadać potrzebom klienta biznesowego, często to właśnie w nich umieszczane są najnowsze rozwiązania technologiczne.

— Do obecnych trendów należy nowatorska technika druku pigmentowego — PageWide, która sprawia, że ów proces jest dziś szybszy, trwalszy i w ogólnym rozliczeniu tańszy od laserowego. Do najbardziej widocznych innowacji można zaliczyć zwiększenie szybkości druku, nawet do 75 stron na minutę, zredukowanie poboru energii i liczby zużywających się elementów, co z kolei przekłada się na niższy całkowity koszt posiadania i użytkowania — opowiada Kamila Nowik.

Ale wraz z technologicznymi udogodnieniami, w dziedzinie druku biznesowego pojawiły się również zagrożenia.

— Współczesne drukarki to często po prostu potężne komputery, które są połączone z wszystkimi innymi urządzeniami w firmowej sieci. Oznacza to, że zainfekowanie drukarki, np. wirusem znajdującym się na prywatnym urządzeniu pendrivie, pozwala hakerowi nie tylko odczytać zlecane wydruki, lecz także rozprzestrzenić złośliwy kod na inne komputery, np. pod postacią spreparowanego potwierdzenia wydruku — zauważa Alan Pajek.

Według eksperta, aby uchronić się przed tego typu atakami, każda firma powinna przede wszystkim zadbać o stałe aktualizowanie oprogramowania wewnętrznego urządzeń, zablokowanie nieużywanych portów TCP (ang. Transmission Control Protocol — protokół sterowania transmisją), a także przeprowadzić szkolenie pracowników, np. na temat tego, co robić, gdy zauważą, że urządzenie działa podejrzanie.

— Bardziej zaawansowane sposoby ochrony to przede wszystkim stałe monitorowanie i uwierzytelnianie ruchu na linii komputer — drukarka, a także odłączenie samej drukarki od internetu, umożliwiając jej działanie tylko w firmowej sieci, dzięki czemu będzie ona dużo mniej narażona na ataki — radzi Alan Pajek.

Warto dodać, że najnowsze techniki pozwalają zaawansowanym drukarkom biznesowym samym reagować na zagrożenia.

Zapewnić ochronę danych

Osobną kwestią związaną z zagrożeniami jest RODO i to, w jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo danym osobowym, które są w firmie drukowane pod postacią CV, umów i innych dokumentów.

— Według nowego prawa firma musi zapewnić bezpieczeństwo takim danym i nie może dopuścić do tego, by ktokolwiek, kto nie ma uprawnień do ich przetwarzania, miał do nich dostęp. Technologia, która na to pozwala, nazywa się „wydrukiem podążającym i poufnym” i jest stosowana m.in. przez agencje rządowe — opowiada Alan Pajek.

Dla wyjaśnienia: wydruk podążający to system autoryzacji, który umożliwia m.in. na zwolnienie wydruku z maszyny tylko w momencie, gdy pracownik zlecający stoi obok niej, zablokowanie możliwości wydruku niektórych dokumentów pracownikom bez odpowiednich uprawnień czy też konieczność autoryzacji takich wydruków przez innego pracownika, np. przełożonego.

— Jest to także system agregujący informacje o tym, kto i na którym urządzeniu zlecał wydruki, dlatego w przypadku wycieku odszukanie osoby odpowiedzialnej za niedopatrzenie jest dużo łatwiejsze — podsumowuje Alan Pajek.

Sprawdź program konferencji "Dyrektor Administracyjny 2018", 9.10.2018, Warszawa >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Paulina Kostro

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy

Puls Biznesu

Gospodarka / Firmowe drukowanie może być tańsze