Recesja, zdaniem specjalistów, to złote czasy dla outsourcingu. Cięcia kosztów administracyjnych sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na likwidację bądź redukcję wewnętrznych działów personalnych, finansowych i prawnych. Dzięki zleceniu tych zadań wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym koszty mogą być niższe nawet o 50 proc.
Na początku lat 90. funkcje działu kadr zaczęły się rozwijać, szczególnie w przedsiębiorstwach sprywatyzowanych lub z udziałem kapitału zagranicznego. Zagraniczni udziałowcy widzieli potrzebę ulepszania istniejących systemów zarządzania kadrami poprzez sprowadzanie specjalistów oraz wprowadzanie rozwiązań stosowanych w firmach macierzystych. Działy kadr stawały się mniejsze, ale bardziej efektywne.
— Polskie firmy, które na początku lat 90. sceptycznie podchodziły do pomysłu zewnętrznego działu kadr, teraz chętnie korzystają z tego rozwiązania. Do outsourcingu przekonali się nie tylko dyrektorzy finansowi, którzy widzą w takim rozwiązaniu znaczną oszczędność kosztów, ale również dyrektorzy personalni, dostrzegający w zleceniu pewnych zadań specjalistycznej firmie wysoką jakość usług i efektywność — tłumaczy Dorota Strzelec, dyrektor operacji i członek zarządu firmy StaffPoland.
Outsourcing kadrowy dotyczy działań związanych z administracją kadr.
— Funkcje administracyjne kadr związane są z bieżącym cyklem życia pracowników i polegają na takich działaniach jak: administracja aktami osobowymi, świadczenia ZUS, informacje dla urzędów, wydawanie zaświadczeń. Zarządzanie zasobami ludzkimi to decyzje o przyjęciach, zwolnieniach, szkoleniach, promocji i rozwoju pracowników. Dlatego zostawiamy je po stronie klienta - będąc wykonawcami jego decyzji. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności pewne funkcje nie przynoszą klientowi wartości dodanej. Są to funkcje powtarzalne, które można wyłącznie opisać i zrealizować. Obszar zarządzania zasobami ludzkimi przynosi przedsiębiorstwu wartość dodaną np. wzrost wydajności pracowników. Wyłączenie działań typowo administracyjnych z obszaru działań HR firmy pozwala skupić się na właściwym biznesie i edukacji pracowników— twierdzi Przemysław Budzbon, prezes firmy ADP Servises.
Outsourcing kadrowy to usługa dla wszystkich firm niezależnie od wielkości. Jednak w małych firmach, w których właściciel jest jednocześnie menedżerem, szybciej może nastąpić kryzys zarządzania. Pełniąc kilka funkcji ma mniej czasu na czynności powtarzalne. Dodatkowo śledzenie zmieniających się przepisów potęguje kryzys czasu. Dlatego outsourcing wśród małych firm jest coraz bardziej popularny. Koszty usług zależą od organizacji klienta. Jednak im bardziej jest ona skomplikowana, tym bardziej widoczne są efekty działań.
Zlecając powtarzalne procesy kadrowe, działy personalne mogą zająć się budowaniem strategii.
— Coraz częściej pracownicy działów personalnych zaangażowani są w procesy związane z przystosowaniem przedsiębiorstw do wymogów unijnych, m.in. poprzez wdrażanie ISO czy oznaczenie CE. Wówczas zajmowanie się sprawami bieżącymi komplikuje prace działu personalnego — wyjaśnia Krzysztof Lis, kierownik działu analiz wynagrodzeń AG Test HR.
Zdaniem specjalistów, w najbliższych latach funkcja działu kadr będzie ulegała dalszej ewolucji.
— Firmy będą posiadały zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne działy kadr. Wewnętrzne komórki kadrowe będą systematycznie zwiększały jakość swoich usług. Koncentracja działań z administracji kadrami przesunie się na strategiczne zarządzanie. Dalej będzie postępować wąska specjalizacja zawodowa z podziałem na ściśle wydzielone funkcje administracji kadrami, rachuby płac, rozwoju zawodowego, rekrutacji, szkoleń itp. Działy kadr będą coraz bardziej twórcze we wprowadzaniu autorskich rozwiązań, stworzonych ściśle na potrzeby firmy — prognozuje Dorota Strzelec.
Ze względu na wymogi korporacyjne nie wszystkie firmy decydują się na pełen outsourcing kadrowy.
Krzysztof Lis twierdzi, że w przypadku niektórych firm pewne procesy kadrowe nigdy nie będą obsługiwane przez zewnętrznego dostawcę. Dotyczy to głównie firm, których organizacja tymi procesami odbywa się na poziomie europejskim. Bardzo często obawiają się, że dane dotyczące działań przedsiębiorstwa trafią w niepowołane ręce.