Firmy redukują ilość zbędnych dokumentów
Elektronika pozwala ograniczyć koszty archiwizowania informacji
Nadzieje twórców mediów elektronicznych na ograniczenie ilości papierowych dokumentów okazały się płonne. Wielka masa papierów gromadzonych przez firmy i instytucje bardzo utrudnia im pracę. Ratunkiem dla nich mogą być elektroniczne systemy zarządzania dokumentami. Dostawcy takich rozwiązań twierdzą, że inwestycja szybko się zwraca.
Środki elektronicznej wymiany i przechowywania dokumentów nie wyparły i raczej jeszcze długo nie wyprą dokumentów papierowych. Mentalności ludzi nie zmienia się z dnia na dzień, dlatego producenci sprzętu kopiująco-drukującego mogą spać spokojnie. Wielu z nich nawet wspiera próby zmniejszenia ilości papierów w przedsiębiorstwach.
Papiery rujnują
Badania wykonywane na zamówienie firmy Xerox ujawniły ogromne marnotrawstwo związane z obiegiem dokumentów w nowoczesnej gospodarce. W wyniku badań okazało się, że wydatki związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów stanowią zaraz po płacach największą pozycję wśród kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwa. Obsługa dokumentacji zabiera urzędnikom biurowym około 60 proc. ich czasu pracy. Działania te mogą pochłonąć nawet 45 proc. kosztów związanych z ich zatrudnieniem, a to może kosztować przedsiębiorstwo nawet 15 proc. przychodów. Jak się okazało, najmniejszy wpływ na koszty ma cena wydruku, który pochłania jedynie 10 proc. całkowitych wydatków. Pozostałe 90 proc. to koszt robocizny, magazynowania i transportu, a także konieczność aktualizacji ciągle rozbudowywanych archiwów. Raport wskazuje, iż większość gromadzonych papierów jest zbędna. Archiwa zawierają głównie informacje nieaktualne i nieprzydatne. Aż 85 proc. przechowywanych dokumentów nigdy nie jest przeglądane. Stąd racjonalne zarządzanie dokumentami i usprawnienie ich obiegu staje się więc konieczne.
Szukać szybciej
Średni czas, jaki pracownik poświęca na znalezienie jednego dokumentu zaszeregowanego w sposób tradycyjny, wynosi około 5 min, natomiast zastosowanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami sprawia, że na tę czynność potrzeba zaledwie kilku sekund. Dlatego, aby uchronić się przed marnotrawieniem czasu, coraz więcej firm i instytucji interesuje się profesjonalnymi systemami do zarządzania dokumentami.
Elektroniczne archiwa
— Według opracowań wykonywanych na Zachodzie, a ostatnio również w naszym kraju, zwrot nakładów poniesionych na zakup i stworzenie cyfrowego systemu archiwizacji danych zwraca się w ciągu 6 do 12 miesięcy. Tylko w sporadycznych przypadkach okazuje się, iż inwestycja amortyzowała się w okresie przekraczającym rok. Opłacalność inwestycji w system archiwizacji danych jest tym wyższa, im większa ilość dokumentów wykorzystywana jest w danej firmie czy instytucji. Jeśli jest to bank lub towarzystwo ubezpieczeniowe, efekty widoczne są natychmiast, a inwestycja zwraca się nawet w ciągu pół roku — mówi Piotr Chałwa, prezes firmy DSA — Cyfrowe Systemy Archiwizacji.
Przedsiębiorstwom, które nie dysponują odpowiednim zapleczem zdolnym do szybkiego zarchiwizowania swoich zasobów historycznych, swoje usługi oferują firmy zewnętrzne wykonujące tę czynność na zasadach outsoursingu.
DRUKOWAĆ Z GŁOWĄ: Właściwa kontrola obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie może zredukować koszty ich produkcji o blisko 40 proc. Sądzę jednak, że całkowite wyeliminowanie dokumentów nie nastąpi — mówi Bohdan Garstecki, prezes Xerox Polska. fot. T. Zieliński