Informacja PIT-11 za 2015 r. - do końca lutego

Tym razem o jeden dzień więcej mają płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) na złożenie dokumentów ważnych dla rozliczeń podatników za 2015 r. Należy do nich m.in. PIT- 11, czyli informacja o ich dochodach oraz pobranych przez płatników zaliczkach na podatek dochodowy.

Według przepisów, powinna ona być przekazana podatnikom oraz urzędom skarbowym do końca lutego. W tym roku luty liczy 29 dni. Po zmianach wprowadzonych nowelizacją ustawy o PIT z 26 września 2014 r. do końca lutego PIT-11 należy przesłać wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Termin na złożenie ich w postaci papierowej upłynął z końcem stycznia, a w tym roku 1 lutego, gdyż w tym przypadku ostatni dzień stycznia przypadł na niedzielę.

Jaki podpis pod PIT-11

Płatnicy oraz działające w ich imieniu biura rachunkowe, podpisują dokument elektroniczny bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym (tzw. BPE). Płatnicy, będący osobami fizycznymi, mogą składać e-deklaracje bez konieczności stosowania BPE podpisując je danymi autoryzującymi zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone. 

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów (MF) wspomniana nowelizacja z 2014 r. nie zmieniła ani sposobu składania, ani podpisywania informacji oraz rocznego obliczenia podatku, których adresatem jest podatnik.  

Zasady składania PIT-11 są zróżnicowane zależnie od tego, czy informacje są sporządzane przez płatnika dla nie więcej niż pięciu osób, czy dla większej liczby podatników (pracowników, osób pracujących na zleceniu).  

Mali płatnicy podatku

Obowiązujące od 2015 r., a także w 2016 r. przepisy pozostawiają tym podmiotom wybór co do formy przesyłania dokumentów do urzędu skarbowego – czyli albo  papierowo, albo elektronicznie. Zależnie od formy, różne są też termony ich przesłania. Papierowy PIT-11 musi być wysłany do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym  i jest krótszy o miesiąc od terminu na przesłanie informacji w postaci elektronicznej, bo trwa do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Natomiast czas i sposób przekazania podatnikowi PIT-11 jest niezależny od formy jej złożenia urzędowi skarbowemu. Upływa z końcem lutego następującego po roku podatkowym.

Duzi płatnicy podatku

W tym przypadku obowiązuje jedna zasada. Płatnik, który musi przygotować PIT-11 dla więcej niż 5 osób, musi je złożyć urzędom skarbowym wyłącznie elektronicznie. I do końca lutego. W tym samym terminie ma obowiązek przekazać je podatnikom.

Płatnicy PIT, którzy chcą, aby dokument został złożona w ich imieniu przez pełnomocnika, powinni udzielić pełnomocnictwa do podpisywania i składania deklaracji i złożyć je we właściwym urzędzie skarbowym w formie papierowej na formularzu UPL-1. Jedno pełnomocnictwo wystarczy do obsługi deklaracji składanych do wszystkich urzędów skarbowych. Pełnomocnik może je przesyłać tylko w formie elektronicznej. Dotyczy to zarówno działania w imieniu płatnika rozliczającego podatki od dochodów uzyskiwanych przez więcej, jak i mniej niż 5 osób. 

PIT dla pracownika – czy mailem…

W zasadzie przepisy nie narzucają żadnej formy przekazania PIT-11 podatnikowi. Ważne jest, aby została mu dostarczona w terminie, a płatnik mógł dowieść, że właściwie wywiązał się z tego obowiązku. 

PIT-11 można wręczyć osobiście w postaci wydruku tej informacji, ale też można przekazać elektronicznie. Pracownik czy zleceniobiorca w zasadzie nie musi wyrazić na to zgody, aczkolwiek warto ją uzyskać. Przede wszystkim jednak taki dokument musi być odpowiednio podpisany.

Elektroniczny PIT można skierować na adresy mailowe wskazane przez pracownika, albo na specjalne platformy udostępnione przez płatnika w postaci linku, który przekieruje podatnika do miejsca, gdzie po zalogowaniu, wpisaniu indywidualnego hasła będzie mógł zapoznać się z e-dokumentem. Taka sytuację rozpatrywał w 2015 r. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, wydając w tej sprawie interpretację podatkową (nr IBPBII/1/415-951/14/MK).

We wniosku o tę interpretację płatnik stwierdził, że planuje udostępniać na swojej platformie internetowej PIT-11 zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom. Postanowił wygenerować te informacje w formie nieedytowalnych plików w wersji PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem tego dokumentu. PIT-11 miały być przez odpowiednio umocowanego przedstawiciela pracodawcy podpisane elektronicznie z użyciem certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a na formularzach tych miał zostać naniesiony znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo.

Pracownicy i zleceniobiorcy mieli otrzymać linki, pozwalające odczytać i pobrać imienne PIT-11 umieszczone na zabezpieczonej platformie, a „wejście” do konkretnej przypisano indywidualnie do danego podatnika. Na służbowy adres mailowy i służbowy numer telefonu pracownika oraz wskazane przez zleceniobiorców postanowiono powiadamiać, że PIT-11 został opublikowany na platformie. Miała ona generować raport z logowania się podatników.

Zgoda na elektroniczny PIT-11

Organ podatkowy stwierdził, że żaden z przepisów ustaw podatkowych nie nakazuje uzyskanie od podatnika zgody (również w formie pisemnej) na otrzymanie przez niego informacji PIT-11 drogą elektroniczną, ale też żaden przepis tego nie zabrania. Jednak, aby płatnik prawidłowo wykonał obowiązek przekazania pracownikom lub zleceniobiorcom PIT-11 powinien uzyskać zgodę (rozumianą także jako akceptację) podatników na otrzymanie przez nich informacji w formie elektronicznej. Może nią być udostępnienie adresu mailowego pracodawcy w takim celu, czy brak sprzeciwu – jeśli płatnik zaproponuje przekazywanie informacji drogą elektroniczną, czy zalogowanie się do aplikacji, gdzie jest ona dostępna.

W ocenie katowickiej izby rozpatrującej opisaną sprawę, płatnik przedstawił procedurę dostarczenia informacji drogą elektroniczną, która pozwala podatnikowi wyrazić sprzeciw (brak zgody) na jej przekazanie w ten właśnie sposób. Organ przypomniał, że na płatniku może ciążyć udowodnienie doręczenia PIT-11 w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. Uznał przy tym, że raport z logowania się na platformie płatnika będzie wystarczającym dowodem doręczenia podatnikowi rzeczonej informacji.