W ochronie danych osobowych stosuje się alarmy, czujniki i kody dostępu, bo to skarb windykatorów.
Wszelkie dane osobowe, przetwarzane przez firmę windykacyjną w procesie obsługi wierzytelności, bez względu na to, czy dotyczą dłużnika, czy też klienta, powinny być bezwzględnie chronione.
— Informacje tego typu stanowią jedno z najcenniejszych aktywów, a ich wyciek nie tylko byłby dowodem braku profesjonalizmu firmy, ale także pociągnąłby za sobą wiele dotkliwych konsekwencji prawnych — podkreśla Krzysztof Matela, prezes EGB Investments z Bydgoszczy.
Kody i procedury
W praktyce zabezpieczenie danych osobowych dotyczy zarówno bezpieczeństwa fizycznego, jak też informatycznego i prawnego. Stąd restrykcyjne procedury kontroli pomieszczeń biurowych, począwszy od alarmów i czujników, poprzez monitoring ruchu osobowego w firmie (np. za pośrednictwem czujników biometrycznych), na ścisłej kontroli dostępu do zasobów archiwum i zgromadzonej w nim dokumentacji. Jednocześnie ciągle udoskonalane są zabezpieczenia informatyczne.
— Wszystkie dokumenty w wersji papierowej przechowujemy w sejfach i skrytkach bankowych — informuje Rafał Hermański, prezes Inkaso Hermański z Poznania.
Największe firmy windykacyjne wdrażają odpowiednie systemy zarządzania, w ramach których stosuje się bardzo restrykcyjne procedury regulujące ochronę danych, takie jak np. System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z normą ISO 27001: 2005 czy System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001: 2008. Tak wszechstronne zabezpieczenia pozwalają na nieustanne monitorowanie ryzyka związanego z posiadaniem danych dotyczących dłużników.
Krzysztof Matela zwraca uwagę jeszcze na wieloetapowe procesy rekrutacji, podczas których wybiera się pracowników według klucza świadomości, wykształcenia i profilu osobowościowego.
W świetle prawa
W przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej firmy windykacyjne muszą się stosować do przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Ważne są również przepisy ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów.
Natomiast w przypadku, gdy chodzi o dane przedsiębiorców, wskazać należy na ustawę z 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych.
Firmy windykacyjne muszą też uwzględniać zasady postępowania narzucane przez instytucje, które zajmująsię ochroną interesów konsumentów, czyli takie organizacje, jak Federacja Konsumentów, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta oraz działający przy gminach rzecznicy praw konsumentów.
Ponadto windykatorzy zobligowani są do stosowania zasad przyjmowanych przez organizacje branżowe.
Upublicznianie danych dłużników przez firmy windykacyjne jest w świetle obowiązującego prawa niemożliwe. Jednak prawo cywilne zezwala na sprzedaż wierzytelności, a to oznacza, że w ofercie można zamieścić dane, w tym także osobowe, umożliwiające zidentyfikowanie oferowanej do sprzedaży wierzytelności
rzedaży wierzytelności.
Barbara Warpechowska