Strategiczne zarządzanie informacją
dyrektor handlowy InForum Business Intelligence
Znaczenie informacji biznesowej jest ogromne, a podejmowanie decyzji musi opierać się na wiedzy, zarówno historycznej, bieżącej, jak i wiedzy związanej z planowaniem. Dostarczają jej informatyczne systemy zaawansowanej analityki biznesowej i wspomagania decyzji zwane systemami business intelligence (BI). Oparte na hurtowni danych systemy BI pozwalają integrować rozproszone dane zgromadzone w różnych, często wyspowych systemach informatycznych firmy, np. systemie finansowo-księgowym, sprzedażowym, magazynowym, do zarządzania środkami trwałymi, czy też w systemach produkcyjnych, a w dalszej kolejności umożliwiają prowadzenie wszechstronnych analiz ogromnych często zbiorów danych i przetwarzanie ich w użyteczną biznesowo informację. Można zatem powiedzieć, że u podstaw filozofii business intelligence leży założenie, że informacja jest strategicznym aktywem firmy i powinna być wykorzystywana do strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem. Nic dziwnego zatem, że współczesna definicja business intelligence mówi, iż podana na czas i dokładna informacja jest w rękach kierownictwa firmy instrumentem kreowania przewagi konkurencyjnej, umożliwia pokonanie rywali i stały wzrost wartości firmy. Istotnym — niedocenianym do niedawna — obszarem zastosowania business intelligence jest również zarządzanie procesowe (business process management), gdzie kluczem do ustawicznego doskonalenia procesów jest stały monitoring zdefiniowanych wcześniej mierników oraz pomiar poziomu realizacji wyznaczonych celów. Cechą nowoczesnych systemów BI jest prezentacja graficzna wszystkich oferowanych przez rozwiązanie raportów, analiz, wskaźników, itp. w możliwie najbardziej przyjazny dla użytkownika sposób. On sam decyduje, jakie informacje są mu potrzebne do sprawnego zarządzania na jego stanowisku, po drugie zaś może sam rozmieścić te informacje na ekranie komputera i nadać im przyjazną i wygodną dla siebie formę graficzną. W praktyce powstaje interfejs przypominający tablicę rozdzielczą z zegarami, kontrolkami i miernikami, który powszechnie nazywany jest kokpitem menedżerskim.
Na wyższy poziom zarządzania
prezes IDS Scheer Polska
Znaczna część przedsiębiorstw wyczerpała rezerwy proste dotyczące podnoszenia swojej efektywności. Wspięcie się na bardziej wyrafinowany poziom zarządzania wymaga narzędzi do inteligentnej analizy danych — to podstawowa przyczyna rosnącej popularności business intelligence. Według najnowszych badań po takie narzędzia najchętniej sięgają dobrze prosperujące przedsiębiorstwa. One najwcześniej spostrzegły ścisłą korelację między BI a efektywnością, bo zaawansowana analiza danych pozwala nie tylko na szybsze podejmowanie decyzji, ale umożliwia odkrycie nowych możliwości biznesowych, a także detekcję czynników, od których ten rozwój zależy. W najszerszym zakresie BI jest wykorzystywane w codziennych działaniach operacyjnych, ale osiągnięta za pomocą tego narzędzia automatyzacja procesów decyzyjnych pozwala na odciążenie struktur zarządczych, co również przynosi firmom dodatkowe, wymierne korzyści.
Jeżeli BI jest zorientowane również na procesy, pozwala nie tylko na identyfikację odchyleń od założonej ich wydajności, ale również na dokładne ustalenie powodów zaistnienia tych zjawisk. W tym sensie BI może służyć zarówno jako narzędzie usprawniania procesów, jak i — po ich zoptymalizowaniu — jako narzędzie kontrolingowe. Oczywiście, ostateczną decyzję zawsze podejmują ludzie i to od ich umiejętności będzie zależało, jak skorzystają z podpowiedzi dostarczonych przez zaawansowane rozwiązania analityczne.
BI może wiele
kierownik projektu
BI w BPSC
Systemy ERP nieuchronnie zbliżają się do BI. ERP jest rozwiązaniem wspomagającym i porządkującym procesy. BI prezentuje wybraną informację w takiej formie, w jakiej osoby decyzyjne prowadzą politykę biznesową, dostarczając strategicznych informacji na bieżąco i w optymalnym układzie.
Business intelligence zapewnia aktualną i precyzyjną ocenę sytuacji ekonomicznej danej firmy, tym samym wpływając na szybkość i jakość podejmowanych decyzji. Ułatwia zdefiniowanie potencjalnych zagrożeń i wskazanie obszarów prowadzących optymalną politykę ekonomiczną. W znacznym stopniu racjonalizuje również proces budżetowania, planowania i bieżącą kontrolę. W konsekwencji zwiększa efektywność operacji biznesowych, pozwala obniżyć koszty działalności i poprawia jakość obsługi klienta. Warto zaznaczyć, że aplikacja BI pozwala na analizę danych z różnych okresów i tworzy przejrzyste zestawienia, mogące mieć postać raportów, wykresów czy tabel — w zależności od wymagań użytkownika. Podstawową funkcją systemu jest możliwość tworzenia różnorodnych zestawień obrazujących w przejrzysty sposób kondycję firmy. Zapewniona jest wizualizacja wielu wersji bilansu, rachunku zysków i strat oraz przygotowanie innego dowolnego sprawozdania. Użytkownik może indywidualnie wybierać interesującą pozycję zestawienia. Ma również możliwość wyboru formy przeglądania i analizowania danych — narastająco lub za dany okres — np. miesiąc czy kwartał. Dzięki temu będzie w stanie na bieżąco śledzić dynamikę zmian wartości w czasie. Również wygląd analizowanego zestawienia będzie elastycznie dopasowany do indywidualnych potrzeb użytkownika. BI umożliwia przeprowadzenie analizy wskaźnikowej, sprzedaży-rentowności, rotacji zapasów magazynowych oraz analizę kosztów. Do szerszego wykorzystania systemów business intelligence przyczynia się również coraz częstsze stosowanie kokpitów menedżera czy portali webowych jako sposobu prezentacji danych.
BI — inteligentne czy dla inteligentnych
wiceprezes SIMPLE
Stosowane od wielu lat w przedsiębiorstwach systemy zarządzania (tak zwane systemy transakcyjne, albo systemy klasy ERP) doprowadziły do zgromadzenia bardzo wielu danych dotyczących obsługiwanych procesów. Dane te są wykorzystywane przez systemy transakcyjne z reguły bardzo fragmentarycznie i służą do zarządzania przebiegiem konkretnych procesów, analizy kosztów, optymalizacji wybranych parametrów. Te olbrzymie ilości informacji były traktowane do niedawna jak niechciany balast, który wpływał na spowolnienie pracy systemów transakcyjnych i pochłaniał kosztowne zasoby dyskowe. Rozwiązania BI spowodowały, że ten balast stał się bezcennym kapitałem. W skrócie można powiedzieć, że systemy BI pomagają analizować dane i wyciągać z nich wnioski. Właściwie nie byłoby w tym nic nowego, gdyby nie to, że analiza ta jest prosta, nie wymaga zaawansowanej wiedzy informatycznej, a jej wyniki są dostępne w czasie tak krótkim, że mogą być na bieżąco wykorzystywane w procesie zarządzania, a nie tylko pozwalają na analizę historyczną. Można więc powiedzieć, że BI umożliwia przekształcenie informacji w wiedzę biznesową.
Jak większość nowych idei — rozwiązania BI powstają jako odrębne systemy, budowane poza systemami transakcyjnymi. Czy należy się spodziewać, że po osiągnięciu dojrzałości staną się integralną częścią systemów zarządzania, jak się to dzieje na przykład z modułami CRM? Zapewne możliwości analityczne systemów ERP będą coraz bogatsze. Wydaje się jednak, że rozwiązania BI długo jeszcze będą miały rację bytu jako produkty niezależne. Rozwiązania BI często oparte są na danych pochodzących z różnych systemów, nawet takich, które nie są ze sobą ściśle zintegrowane.
Sposób korzystania z rozwiązań BI niesie odmienne wymagania co do interfejsu użytkownika w stosunku do systemów tradycyjnych. Coraz częściej stają się one częścią portali korporacyjnych dostępnych z przeglądarki internetowej. Rozwój dzisiejszych systemów BI idzie głównie w kierunku łatwiejszego ich używania, szybszego zwracania wyników coraz bardziej zaawansowanych analiz oraz prezentowania ich w coraz bogatszej formie. Wbrew nazwie rozwiązania BI nie charakteryzują się własną wbudowaną inteligencją. Zawsze będą potrafiły odpowiedzieć tylko na takie pytania, jakie potrafi zadać użytkownik.
Dla kogo ten system
master principal sales consultant w Oracle Polska
Najlepsze rezultaty uzyskamy wtedy, gdy aplikacje analityczne zostaną dodatkowo powiązane z nowoczesnymi metodami zarządzania. Wówczas system BI może istotnie zwiększyć efektywność organizacji, a w konsekwencji — jej wartość. Zauważmy także, iż funkcjonalność systemu BI zależy od jego odbiorcy. Klasyczne rozwiązania analityczne, ujednolicające i wiążące dane z systemów dziedzinowych, są przeznaczone przede wszystkim dla kadry kierowniczej i specjalistów zajmujących się strategią oraz analizami skutkującymi podejmowaniem decyzji ważkich dla rozwoju firmy. Do menedżerów liniowych, którzy oczekują informacji o aktualnym stanie konkretnych procesów, skierowane są z kolei narzędzia typu business activity monitoring, umożliwiające bieżące przetwarzanie i analizowanie danych szczegółowych, związanych z funkcjonowaniem organizacji. Na szczególną uwagę zasługuje koncepcja strategicznej karty wyników, jako narzędzia pomocnego w opracowaniu i realizacji strategii w powiązaniu z systemem motywacyjnym opartym na zarządzaniu przez cele.
Narzędzie menedżera
zastępca dyrektora sprzedaży Exact Software Poland
Definicja business intelligence brzmi bardzo obiecująco, jednakże istnieje szereg podstawowych założeń, bez których systemy BI będą przysłowiowym kwiatkiem do kożucha. Po pierwsze świadomość potrzeb kadry menedżerskiej, że należy korzystać z takich rozwiązań nawet jeśli firma i bez tego przynosi zyski. Po drugie zaangażowanie ludzi zarządzających lub raportujących w budowanie samego rozwiązania. Po trzecie dobór odpowiednich danych i ich aktualność. Lista założeń może być bardzo długa i wszystkie mogą być równie istotne. Generalnie przed zakupem systemu BI powinniśmy znać odpowiedzi na trzy podstawowe pytania: jaki jest cel wdrożenia BI, co chcemy mierzyć i w jaki sposób chcemy te dane analizować? Dalsze pytania mogą dotyczyć sposobu prezentacji, dostępności danych i rozwoju systemu BI w firmie, tj. zbierania danych o coraz większej części biznesu. Istotne jest też założenie, że „wejście równa się wyjście”, co przekłada się na współpracę z systemami ERP, CRM itp. Im bardziej przemyślana jest struktura danych, zasilająca system BI, tym mniejsze są koszty finansowe opracowania takiego raportowania. Tendencja powinna podążać w kierunku upraszczania informacji, szczególnie tych, których analiza nie jest kluczowa dla rozwoju biznesu. Często w ramach samych systemów ERP istnieją narzędzia umożliwiające stworzenie modelu raportowania business intelligence. W takim przypadku cele założone dla raportowania BI powinny być uwzględniane już w trakcie planowania i wdrożenia systemu ERP. Podsumowując, należy stwierdzić, że jakość wdrożeń rozwiązań typu BI jest odzwierciedleniem tego, w jaki sposób prowadzimy biznes, co nas interesuje i jakie mamy plany.
Tylko trafne decyzje
dyrektor pionu professional services ABG Ster-Projekt
W 2000 r. polski rynek rozwiązań business intelligence analitycy oceniali na kilkanaście milionów dolarów. Od tego czasu zdążył się podwoić i możemy oceniać, że ta tendencja wzrostu będzie się utrzymywać. Co sprawia, że ten rynek jest tak perspektywiczny? Każda korporacja przed zainwestowaniem pieniędzy w budowę albo zakup jakiegokolwiek systemu informatycznego, zawsze chce wiedzieć, w jaki sposób zwróci się ta inwestycja. W tym wypadku możliwe jest nawet do 230 proc. zwrotu poniesionych kosztów. W dzisiejszych czasach, kiedy wciąż rośnie ilość danych, z którymi mają do czynienia menedżerowie, przewagę konkurencyjną zyskuje ten, kto potrafi skrócić czas potrzebny na podjęcie decyzji. Systemy BI m.in. pozwalają na lepsze rozpoznanie rynku, a co za tym idzie, trafniejsze wypracowanie strategii rozwoju firmy z uwzględnieniem sytuacji rynkowej kilku ostatnich lat. W porównaniu z ERP, systemy BI są bardziej uniwersalne, szybsze i lepiej dostosowane do indywidualnych potrzeb menedżera. Systemy BI pozwalają na pełne wykorzystanie wiedzy specjalistów, dogłębną analizę danych zgromadzonych w różnych systemach, a więc dużą oszczędność czasu i podniesienie jakości zarządzania. Oferując narzędzia do eksploracji danych, BI pozwala na odkrywanie możliwości, identyfikowanie tendencji i intuicyjne wykrywanie zdarzeń istotnych dla biznesu. Jest dużo racji w twierdzeniu, że wynikiem zastosowania rozwiązań BI jest skrócenie drogi od wiedzy do trafnej decyzji. n