Sprawna obsługa dziesiątek tysięcy przesyłek jest niemożliwa bez zaawansowanych technologii.
Informatyczną podstawę przedsiębiorstwa posiadającego w swej ofercie usługi drobnicowe zazwyczaj stanowi system informatyczny pozwalający planować przesyłki, wystawiać manifesty, przesyłać je elektronicznie między terminalami, fakturować i kontrolować koszty związane z transportem.
— Dodatkową funkcją systemu, coraz częściej wymaganą przez klientów, szczególnie tych większych, jest Track & Trace. Tę część systemu nazywamy TMS, czyli transport management system. Nie mniej istotna jest część magazynowa (cross-dock), gdzie również niezbędny jest system magazynowy czy skanowanie kodów kreskowych. Zintegrowanie tych wszystkich elementów jest nie lada wyzwaniem, ale coraz częściej staje się koniecznością — wyjaśnia Ireneusz Grajewski, dyrektor operacyjny Frans Maas Polska.
Gotowe systemy informatyczne zwykle nie spełniają wymagań dużych sieci. Praktyka pokazuje, że „szyte na miarę” rozwiązania znacznie lepiej zaspokajają potrzeby dużych operatorów drobnicowych.
— Frans Maas już od lat rozwija własny system o nazwie GNTS. Skala operacji w Europie i w Polsce jest tak duża, że nad sprawnością i rozwojem naszych systemów IT pracują zadaniowe zespoły informatyków. Nad bezpieczeństwem operacji i ciągłością obsługi czuwa korporacyjny help desk oraz informatycy w poszczególnych krajach. Często, jeśli jest taka potrzeba, w trybie 7/24 — zaznacza Ireneusz Grajewski.
Nowoczesne technologie ułatwiają prace, wymianę informacji z klientem i zmniejszają ilość pracy papierkowej w firmie. Stanowią również dodatkowy magnes na klientów.
— W Hellmann Worldwide Logistics działamy na systemie EDI (system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów), w którym posługujemy się programami Hellogic (wewnętrzny system obsługi transportowej frachtu morskiego i lotniczego) oraz Hellas (obsługujący międzynarodowy transport drogowy). Mamy też HIT (Hellmann Information Tool), program dzięki któremu można na bieżąco śledzić status przesyłki, otrzymywać dokumentację. W systemie HIT mamy również usługę Track & Trace, czyli system do śledzenia przesyłek dla klientów strategicznych — mówi Juliusz Skurewicz, prezes Hellmann Worldwide Logistics.