Pierwszym z trzech podstawowych powodów, dla których przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z zaawansowanych narzędzi komunikacyjnych, jest spowolnienie gospodarcze, które zmusza ich do ograniczania kosztów prowadzenia biznesu. Drugi to rosnąca konkurencja rynkowa, która powoduje, że szybki dostęp do informacji i ich sprawna wymiana stają się koniecznością, a trzeci to fakt, że innowacyjny wizerunek przedsiębiorstwa coraz częściej działa na klientów jak magnes.
Z duchem czasu
Jeszcze kilka lat temu firmy podchodziły z dużą rezerwą nawet do podstawowych komunikatorów typu Gadu-Gadu czy Skype. Dziś zarówno tych, jak i bardziej zaawansowanych rozwiązań używają do codziennej komunikacji. Według ekspertów, wynika to m.in. z upowszechnienia nowoczesnych urządzeń mobilnych.
— Każdy, kto ma smartfona czy tablet, może korzystać m.in. z wideo- i telekonferencji, czatów oraz przesyłania i odbierania informacji za pomocą technologii „push”. To sposoby na szybkie pozyskiwanie i przekazywanie ważnych informacji, a jednocześnie zwiększenie efektywności pracy — wyjaśnia Jarosław Świerczewski, starszy menedżer w dziale doradztwa biznesowego PwC. Firmy coraz chętniej sięgają także po rozwiązanie VoIP (Voice over Internet Protocol), zwane potocznie telefonią internetową, która umożliwia przesyłanie głosu za pomocą sieci. Jarosław Świerczewski tłumaczy, że zaletą VoIP jest to, iż koszt poniesiony na sprzęt potrzebny do jej wdrożenia bardzo szybko zwraca się firmie.
— Na rachunkach, które otrzymuje, nie ma wyszczególnionych opłat za rozmowy: miejscowe, pozamiejscowe czy zagraniczne. Jest natomiast jedna stała stawka za dostęp do internetu — mówi ekspert PwC.
W pakiecie
Popularność zyskują także usługi, w ramach których można wynajmować sieć, serwery, urządzenia do komunikacji (np. wielofunkcyjne telefony IP), jak również wsparcie informatyczne w ramach abonamentu. Są to rozwiązania w chmurze, dzięki czemu firmy mogą — w zależności od własnej sytuacji — zwiększać lub zmniejszać liczbę użytkowników, czyli korzystać z zasobów teleinformatycznych wyłącznie w „potrzebnej ilości”.
— Ze względu na to, że przedsiębiorcy nie muszą kupować potrzebnego sprzętu i oprogramowania czy też zatrudniać ekspertów, nie blokują swojej zdolności kredytowej ani nie wydają cennej gotówki — mówi Krzysztof Kosiorek, kierownik oferty produktowo-usługowej w Orange Polska.
Zaproponowana przez Orange usługa UCaaS (Unified Communications as a Service) pozwala na stworzenie nowoczesnego systemu, opartego na integracji różnych kanałów komunikacji, takich jak: telefon stacjonarny i komórkowy (pod jednym numerem), poczta elektroniczna oraz komunikacja tekstowa. Co ważne, dane są przechowywane w polskich serwerowniach.
— Usługa jest dostępna w abonamencie, dzięki czemu firma może usystematyzować swoje wydatki. Unika konieczności zarządzania środkami trwałymi, nie musi zajmować się ich amortyzacją i utylizacją, a poza tym ma zagwarantowaną ciągłość działań operacyjnych, ponieważ odpowiedzialność za rozwiązanie problemów ze sprzętem lub infrastrukturą spoczywa na dostawcy usługi. Gwarantujemy również bezpieczeństwo przechowywania danych firm — zaznacza Krzysztof Kosiorek.
Baza pod biznes
Jak przekonują eksperci, to, czy zastosowanie nowoczesnych rozwiązań opłaci się firmie, nie zależy od jej wielkości, lecz rozproszenia, etapu rozwoju oraz tempa zachodzących i planowanych zmian. Zdaniem Anatola Skitka, menedżera w doradztwie gospodarczym Grant Thornton, na wdrożeniu korzystają przede wszystkim firmy, mające spółki zależne albo oddziały w różnych miejscach w kraju lub za granicą, jak również podmioty, będące w fazie intensywnego rozwoju, który wymaga od nich częstej komunikacji.
Poza ograniczeniem kosztów, np. na podróże służbowe, nowoczesne narzędzia teleinformatyczne przyczyniają się do wzrostu zaangażowania i integracji menedżerów z różnych miast.
— Dzięki wideokonferencjom mogą na przykład odbywać codzienne krótkie „spotkania”, dzięki którym znacznie łatwiej jest im wdrożyć oraz utrzymać ducha współpracy, będącego kluczem do szybkich zmian i rozwoju — dodaje Anatol Skitek. Na tym nie koniec udogodnień. Jak podkreślają specjaliści, wdrożenie innowacji wpływa również pozytywnie na wizerunek firmy — odbieranej nie tylko jako nowoczesna, ale też przyjazna środowisku (ograniczając podróże biznesowe, przyczyniają się do redukcji emisji dwutlenku węgla).
Nowocześni mogą więcej
Jak za pomocą nowoczesnych technologii ograniczyć koszty, usprawnić pracę i poprawić wizerunek, przedsiębiorcy będą mogli dowiedzieć się podczas cyklu konferencji pt. „Wzmocnij kontrolę kosztów swojej firmy”, organizowanego przez „Puls Biznesu”.
Partnerami wydarzenia są: PKP Energetyka, Krajowy Rejestr Długów, Orange Polska, ING Bank Śląski i Sage.
Najbliższe spotkania w ramach cyklu odbędą się: w Poznaniu (11.06), Toruniu (12.06) i Szczecinie (13.06).