Systemy do zarządzania dokumentami oraz kopią i wydrukiem to produkty nowe nie tylko w Polsce, ale i na Zachodzie. Ich pojawienie się kilka lat temu było spowodowane rosnącymi problemami związanymi z zarządzaniem kopiowaniem i drukowaniem, zwłaszcza w firmach mających rozbudowane struktury organizacyjne oraz obszerne parki kopiarek i drukarek.
Rynek ten jest szeroki i systematycznie się rozwija. Powodów jest wiele, między innymi dążenie do redukcji kosztów operacyjnych firm i wzrostu wydajności pracy, poprawa jakości obsługi klientów, wdrażanie systemów ISO, lepsze wykorzystanie potencjału pracowników, poprawa komunikacji w firmie.
Powodem decyzji o wprowadzeniu systemu mogą być obowiązujące standardy wymiany dokumentów.
— Przewidywano, że wraz z rozwojem dokumentów elektronicznych tradycyjny dokument zniknie. Tymczasem ilość drukowanych dokumentów wzrosła około 30 proc. Dzieje się tak m.in. dlatego, że dokumenty są drukowane na próbę, żeby zobaczyć, jak będą wyglądały w rękach adresata — twierdzi Bartłomiej Żebrowski, dyrektor marketingu firmy Arcus.
Oferta firm dostarczających składniki do budowy i tworzących systemy usprawniające gospodarowanie dokumentami w przedsiębiorstwach najchętniej odbierana jest przez duże zakłady. W Polsce systemami do zarządzania dokumentami najbardziej zainteresowane są firmy korporacyjne, banki oraz instytucje finansowe i duże zakłady przemysłowe.
— O sensowności stworzenia systemu obiegu dokumentów można myśleć przy generowaniu przez firmę około 10 tys. stron miesięcznie. Na tym poziomie opłaca się wdrożyć tego typu oprogramowanie. Naszym głównym odbiorcą jest administracja publiczna — zaznacza Bartłomiej Żebrowski.
Oprócz firm z sektora finansowego czy energetyki, systemami usprawniającymi obieg dokumentów są zainteresowane polskie oddziały międzynarodowych korporacji, znające te rozwiązania z macierzystych rynków.
— Trudno wyróżnić jakiś szczególnie zainteresowany segment rynku. Zwiększa się zainteresowanie firm szukających dużych oszczędności oraz przetwarzających duże bazy danych. Mamy klientów ze sfery finansowej, administracji publicznej, spośród firm ubezpieczeniowych, przedsiębiorstw komunalnych, energetyki, telekomunikacji i przemysłu. Szczególne zainteresowanie naszymi systemami przejawiają duże i zamożne korporacje o zasięgu europejskim i światowym — informuje Krzysztof Pokorny, prezes zarządu firmy Euroimpex.
Firmy dotychczas zajmujące się dystrybucją urządzeń zamierzają w najbliższym czasie zmienić profil i zająć się np. outsourcingiem maszyn biurowych.
— To nie jest rynek dla amatorów, nie wystarczy po prostu sprzedać maszynę, trzeba mieć całościowe i spersonalizowane podejście do klienta. Wykonujemy audyty i staramy się zaproponować rozwiązania mające wpłynąć na obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności. Na podstawie kontroli procedur klienta proponujemy konkretne rozwiązania — mówi Tomasz Nazaruk, prezes firmy ATA-INT.
— Wydaje mi się, że rynek zmierza od dystrybucji i prostego sprzedawania urządzeń do outsourcingu usług. Klienci nie chcą kupować drogich urządzeń, wolą mieć wykonaną usługę na możliwie najnowocześniejszym sprzęcie. Interesuje ich efekt końcowy. Inną świadczoną przez nas usługą jest wstawienie urządzenia do biura klienta. Pod koniec miesiąca przychodzi nasz pracownik, odczytuje z licznika ilość wykonanych kopii lub wydruków i za tę ilość klient płaci — opowiada Bartłomiej Żebrowski
Dostawcy systemów usprawniających obieg dokumentów borykają się z problemami charakterystycznymi dla całego rynku.
— Najtrudniej jest przekonać klienta do zaprezentowania oferty. Nie różnimy się w tym względzie od żadnej innej branży na nowoczesnym rynku, gdzie to dostawcy poszukują klientów, a nie odwrotnie. Zwłaszcza w przypadku tak nowych produktów. Nie spotkałem klienta, który po przeprowadzeniu audytu i zaprezentowaniu realnych korzyści nie byłby poważnie zainteresowany wdrożeniem systemu w swojej firmie — mówi Wojciech Gierasimowicz, kierownik działu marketingu firmy Tbm. p