Zarządzanie nieruchomością wspólnoty mieszkańców przez jej członka sprawia, że dom ma gospodarza. Specjalistyczna firma może natomiast zaoferować tańsze usługi i materiały. Każdy z tych systemów sprawdza się w innym typie wspólnot.
W chwili podpisania aktu notarialnego, potwierdzającego zakup mieszkania, które ma założoną księgę wieczystą, właściciel nabywa nie tylko nieruchomość, ale także prawa i obowiązki związane z jej posiadaniem. W przypadku domu wielorodzinnego trudno wyobrazić sobie jego mieszkańców odśnieżających posesję na zasadzie „pospolitego ruszenia” lub malujących klatki schodowe. Dlatego prawo nakłada na właścicieli obowiązek określenia sposobów sprawowania zarządu.
Ustawa o własności lokali, regulująca zarządzanie nieruchomością wspólną, dopuszcza możliwości powierzenia zarządu osobie fizycznej lub prawnej. Właściciele określają sposób albo w umowie o ustanowieniu odrębnej własności, albo w formie aktu notarialnego.
— Jeżeli powierzenie zarządu nieruchomością wspólną firmie z zewnątrz nie następuje na drodze aktu notarialnego, nie zdejmuje to ze wspólnoty obowiązków właścicielskich. Dokonanie tego w formie aktu przenosi wprawdzie odpowiedzialność na zarządcę, ale blokuje możliwość szybkiego jego odwołania. Można go dokonać tylko na drodze aktu notarialnego — mówi Paweł Plenzner, członek zarządu wspólnoty mieszkaniowej Karolkowa 59A w Warszawie, sprawujący zarząd nieruchomością.
Wybranie samodzielnego sprawowania administracji przez członka wspólnoty mieszkaniowej nie wiąże się z obowiązkiem posiadania przez niego licencji zarządcy, gdyż zajmuje się on swoim majątkiem.
— Decyzję o przejęciu domu od Administracji Budynków Mieszkalnych dzielnicy Wola uważam za bardzo dobrą. Pozwoliło to nam na poznanie potrzeb remontowych i rozwiązanie wielu problemów mieszkańców. Zintegrowało też sąsiadów i wywołało efekt wspólnej troski o nasz dom. Dzielnica lekceważyła swoje obowiązki do tego stopnia, że wspólnota nie miała wydzielonego konta, regonu, NIP-u ani nie była zgłoszona w urzędzie statystycznym. Wszystko to załatwiłem szybko i sprawnie. Teraz wiem, co dzieje się w moim domu i to w dużej mierze dzięki zaangażowaniu sąsiadów — wyjaśnia Paweł Plenzner.
Samodzielne sprawowanie zarządu to dobre rozwiązanie tylko w przypadku małego domu, w którym właściciele prywatni mają przewagę udziałów nad gminą czy dzielnicą i w którym mieszkają od pokoleń znając się i chcąc współpracować.
— Nasz dom liczy tylko 36 mieszkań. Gdyby był większy, pewnie nie podjąłbym się jednoczesnego administrowania i stałej pracy zawodowej. Musiałbym wybierać — podkreśla Paweł Plenzner.
Zwraca także uwagę na pewne trudności wynikające z takiego rozwiązania. Osoba odpowiedzialna za nieruchomość musi regularnie poświęcać czas zarządzaniu, aby nie tworzyć zaległości. Ponadto na rynku brakuje dobrych i przystępnych cenowo programów komputerowych do prowadzenia spraw wspólnoty.
Jeśli wspólnota jest duża, a jej członkiem jest także spółdzielnia, gmina lub deweloper, wówczas może się okazać, że tańsze i efektywniejsze jest wynajęcie zewnętrznego zarządcy.
— W przypadku powierzenia zarządzania nieruchomością wyspecjalizowanej firmie, właściciele zdejmują ze swoich barków wiele problemów, które rozwiązują za nich fachowcy. Dodatkowo mogą obniżyć koszty eksploatacyjne. Firma może dokonać zakupu tańszego sprzętu dobrej klasy czy taniej wykonać specjalistyczne usługi, ponieważ korzysta z efektu skali i zamawia je nie tylko na potrzeby jednej wspólnoty — wyjaśnia Grzegorz Pytkowski, prezes firmy GP Bis Zarządzanie Nieruchomościami.
Zwraca uwagę na to, że w sytuacji gdy właścicielami nieruchomości są zarówno osoby prywatne, które nabyły w niej lokale, jak i deweloper, wówczas stosunkowo łatwo jest o konflikty interesów wynikające np. z domagania się przez mieszkańców napraw gwarancyjnych czy rekompensaty z tytułu ujawnionych wad.
— Dobry zarządca nieruchomości powinien nie tylko w optymalny sposób prowadzić sprawy wspólnoty, ale także być buforem między stronami, pomagać im szukać kompromisu. Opowiadanie się przez niego po którejś stronie niesie ze sobą nie tylko eskalację konfliktu, ale także prowadzi do szybkiej rezygnacji z jego usług. Dlatego ważne jest wybranie odpowiedniego usługodawcy — mówi Grzegorz Pytkowski.
Aby firma spełniła pokładane w niej nadzieje, powinna m.in. zatrudniać licencjonowanych zarządców, mieć przejrzyste procedury administracyjne i finansowe, regularnie przedstawiać raporty zarządowi wspólnoty i kompleksowo obsługiwać nieruchomość. Ponadto musi posiadać wysoką polisę ubezpieczeniową zarówno OC, jak i zarządcy.
— Staramy się o certyfikat jakości ISO. Mamy nadzieję, że spełnienie wszystkich wymagań audytu przyczyni się do podnoszenia jakości naszych usług i wpłynie motywująco na innych przedstawicieli naszej branży w Warszawie — dodaje Grzegorz Pytkowski.
Dobra firma zarządzająca, kontrolowana przez aktywną wspólnotę mieszkaniową, może uchronić mieszkańców przed sankcjami prawnymi, wynikającymi z zaniedbań obowiązków właścicielskich.