Wywiązywanie się z obowiązków podatkowych nie musi opierać się na „papierze”, rozbudowanych zespołach zawiłych procedurach. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii czas procesów podatkowych można skrócić nawet o 40 proc.
- Pozwalają one na uwolnienie czasu i zaangażowania specjalistów podatkowych, którzy mogą skupić się na zadaniach strategicznych dla spółki, takich jak planowanie, doradztwo, wsparcie dla biznesu oraz zarządzanie ryzykiem. Co istotne, automatyzacja pozwala na zmniejszenie ryzyka błędu ludzkiego nawet o 99,5 proc. - podkreśla Marcin Becela, starszy menedżer w dziale doradztwa podatkowego Deloitte.
Podpowiadamy, które technologie można wykorzystywać.
Podatkowe AI
Wykorzystanie technologii na potrzeby zespołów podatkowych wiąże się z koniecznością wyboru odpowiednich narzędzi, integracji źródeł danych, zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności, szkolenia personelu oraz konfiguracji systemów finansowo-księgowych. Coraz szersze zastosowanie w zarządzaniu podatkami ma sztuczna inteligencja (AI). Do czego można ją wykorzystywać?
- Może ona pomóc zautomatyzować proces klasyfikacji i kategoryzacji transakcji, faktur, paragonów i innych dokumentów w oparciu o wcześniej zdefiniowane zasady i kryteria. Sztuczna inteligencja może wykorzystywać optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do wyodrębniania i analizowania danych z dokumentów zeskanowanych lub cyfrowych oraz przypisywania ich do odpowiednich kodów podatkowych, kont oraz nadawania znaczników, np. przy podziale kosztu na podatkowy i niepodatkowy – wskazuje Marcin Becela.
Podkreśla, że AI usprawnia analizy historycznych i bieżących danych podatkowych oraz wykrywanie anomalii i odchyleń, które mogą wskazywać na błędy podatkowe.
Przy korzystaniu z AI konieczne jest sprawdzenie, że jej rozwiązania są zgodne z przepisami, regulacjami i standardami podatkowymi. Powinny też zapewniać właściwą dokładność danych podatkowych oraz możliwość ich weryfikacji.
Ekspert Deloitte zaznacza, że należy dokonać konfiguracji danych w celu uniknięcia szkód, jakie AI mogłaby wyrządzić spółce.
Odpowiedź na cyfryzację fiskusa
Od kilku lat faktem jest przyspieszająca cyfryzacja administracji skarbowej, której przykładem jest np. dobrze sprawdzający się system JPK VAT (elektroniczne składanie raportów skarbówce). Wkrótce należy się spodziewać uruchomienia systemu JPK CIT, a także KSeF (Krajowy System e-Faktur). Będą one największym od lat wyzwaniem zarówno dla fiskusa, jak i dla przedsiębiorców.
- W przypadku JPK CIT jednym z wyzwań będzie konieczność przekazywania bardziej szczegółowych informacji niż te, które są dostępne obecnie w systemach finansowo-księgowych. Aby zrozumieć skalę zmian czekających podatników, należy przeanalizować i uzupełnić księgi podatkowe o: numer NIP, numer faktury w KSeF, znaczniki kont rachunkowych określone w słownikach odrębnych dla poszczególnych typów jednostek, dane dotyczące środków trwałych, różnice pomiędzy wynikiem bilansowym a podatkowym oraz wysokość i rodzaj dochodu w przypadku opodatkowania ryczałtem. Konieczne będzie zatem zidentyfikowanie i ocena luk w danych źródłowych i procesach oraz opracowanie rozwiązań, które je uzupełnią – wyjaśnia Marcin Becela.
Dodaje, że w tym celu konieczne będą daleko idące zmiany w systemach ERP lub wykorzystaniu narzędzi zewnętrznych oraz rozbudowana analiza, którą należy przeprowadzić u wszystkich podmiotów działających na planach kont innych niż rekomendowane w polskiej ustawie o rachunkowości.
Przedsiębiorcy muszą pamiętać o tym, że dzięki połączeniu informacji z KSeF, JPK-V7 oraz JPK CIT administracja skarbowa będzie mogła przeprowadzać zdalne postępowania podatkowe i wykrywać wszystkie błędy oraz nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych niemalże w czasie rzeczywistym.
- Aby przygotować funkcje podatków do powyższych wyzwań, ale i umożliwić osiąganie wskazanych korzyści, należy w sposób świadomy i kompleksowy podejść do tworzenia strategii jej rozwoju. Do najlepszych praktyk i rozwiązań, które mogą pomóc zespołom podatkowym w osiągnięciu tego celu, zalicza się przeprowadzenie oceny technologii podatkowych, opracowanie planu działania w zakresie ich wdrożenia, wybór przyjaznych dla użytkownika i skalowalnych narzędzi oraz zapewnienie odpowiedniej jakości danych – podkreśla Marcin Becela.