Aż 80 proc. kosztują transport i nocleg
Nawet kilkudniowa podróż pracownika jest dla firmy obciążeniem. Planując wyjazd, warto się zastanowić, jak nie wydać za dużo pieniędzy.
Coraz więcej firm ogranicza koszty wyjazdów. Cięcia dotyczą nie tylko liczby podróży, ale też ich standardów.
— Niepotrzebnie. Wystarczy optymalizować koszty poprzez stosowanie odpowiedniej polityki podróżowania w firmie — twierdzi Barbara Dziedzic, dyrektor Club Ravel i autorka poradnika "Podróże służbowe. Jak zaoszczędzić w kryzysie".
Co ma na myśli? Przede wszystkim stosowanie pewnych zasad organizowania wyjazdów. Na przykład ustalenie, kto zatwierdza podróże, kto może korzystać z klasy biznes czy nielimitowanych wydatków w hotelach, kto może rezerwować bilety, gdzie ubezpieczać pracownika itd.
— W korporacjach takimi sprawami na ogół zajmują się przypadkowe osoby, pracownicy zatrudnieni w recepcji, w sekretariacie, w działach zakupów czy kontaktów za granicą itp. Idealnie byłoby jednak, gdyby odpowiadała za to jedna osoba, tzw. travel manager — uważa Barbara Dziedzic.
Taki pracownik powinien mieć dużą wiedzę o zamawianiu usług turystycznych, umieć negocjować, monitorować koszty podróży, wprowadzać rozwiązania służące optymalizacji kosztów.
— Warto zaprenumerować serwisy: www.tur-info.pl, www.ttg.com.pl, www.all-inclusive.com.pl, www.podrozefirm.pl oraz angielskojęzyczne: www.abtn.co.uk, www.tourism-review.com, www.mice-contact.com. Przydatne informacje można znaleźć również w internetowych biuletynach linii lotniczych — poleca Barbara Dziedzic.
Pomocni fachowcy
Pomoc w kontaktach z usługodawcami oferują wyspecjalizowane w organizowaniu podróży służbowych biura turystyczne. Negocjują z liniami lotniczymi, hotelami i innymi dostawcami usług korzystne upusty.
— Nawet największa firma, która organizuje dużo podróży służbowych dla pracowników, może nie osiągnąć warunków, jakie może uzyskać duża firma specjalizująca się w organizacji podróży dla kilkudziesięciu czy kilkuset firm — uważa Adam Bereza, wiceprezes Netmedia Business Travel.
Są tzw. umowy trójstronne, uprawniające do dodatkowych zniżek, upustów i specjalnych stawek na wybranych trasach. Stronami takich umów są: firma delegująca pracowników, linia lotnicza i biuro podróży. Wtedy to biuro dostaje instrukcje wystawiania biletów danej firmy, wprowadza do rezerwacji specjalne, nadane jej kody. Linie zaś monitorują zakupy biletów lotniczych przez firmę i proponują korzystne dla niej ustalenia.
— Poza tym nikt tak jak kasjer lotniczy nie potrafi znaleźć połączenia lotniczego za korzystną cenę, zasugerować optymalnego rozwiązania, uwzględniając wiarygodność przewoźników i jak najkrótszy czas przelotu — dodaje Barbara Dziedzic.
Netmedia, która specjalizuje się m.in. w obsłudze podróży służbowych dla fim oraz organizacji i optymalizacji kosztów turystyki biznesowej, wykorzystuje autorski system "CTA Corporate Travel Assistant".
— To platforma internetowa, która pozwala zarejestrowanym użytkownikom samodzielnie zarządzać dostępem do systemu rezerwacji hoteli w Polsce i na świecie, kupować bilety lotnicze i kolejowe oraz administrować imprezami typu Events Incentive. CTA to także system raportujący, dzięki któremu można kontrolować wydatki na podróże służbowe — informuje Robert Frąckowiak z ca dyrektora handlowego Netmedia Business Travel.
Zapłacą później
Ze wyspecjalizowanymi agencjami turystycznymi firmy współpracują także ze względu na możliwość odroczenia terminów płatności.
— Kredytowanie klienta przez biuro polega na stosowaniu jako formy płatności przelewu lub kart płatniczych, gwarantujących przedłużenie terminu zapłaty nawet do 59 dni. Raport z kart płatniczych, np. Diners Club czy American Express lub wirtualnej karty kredytowej "travel account", pomagają śledzić na bieżąco wydatki na podróże — mówi Barbara Dziedzic.
Jej zdaniem koszt zbudowania w firmie polityki podróży jest niewielki, a korzyści duże.
— Z amerykańskich badań wynika, że dobra polityka podróży daje firmie oszczędności w wysokości 5 proc. kosztów delegacji. Jeśli zsumujemy to z upustami i rabatami wynegocjowanymi przez wyspecjalizowane w obsłudze firm biura podróży i zastosujemy nowoczesne metody rozliczeń, to okaże się, że bez ograniczania liczby podróży można zaoszczędzić nawet do 20-30 proc. ich kosztów — mówi autorka poradnika.