Specustawa pozwala na zwolnienie z procedury zamówień publicznych postępowań, które skutkują zakupem towarów lub usług niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19. Istnieje jednak wiele innych zamówień, które nie zostały zwolnione z procedury, a nie można ich przełożyć. Chodzi np. o postępowania na wybór dostawcy prądu, usług bankowych czy ubezpieczenia. W ich przypadkumusi być zachowana ciągłość dostaw, świadczeń i ochrony.
Nie tylko MiniPortal
Przetargi muszą się zatem odbyć. A to spore wyzwanie w sytuacji, gdy kontakty bezpośrednie są ograniczone do minimum, a wiele instytucji i firm działa w trybie nadzwyczajnym.
— Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie wszystkich procedur elektronicznie, także tych poniżej progów unijnych. Namawia do tego sam Urząd Zamówień Publicznych. Jednak wciąż brakuje platformy, która by to umożliwiała. Mimo że prace nad platformą e-Zamówienia nabrały tempa i pod koniec marca podpisano umowę z wykonawcą, to na efekty przyjdzie jeszcze poczekać — mówi Łukasz Górny, radca prawny i dyrektor departamentu rozwoju w firmie EIB.
Zamawiający muszą więc zdecydować, czy skorzystać z przejściowego, bezpłatnego rozwiązania, jakim jest system MiniPortal, licząc się z ograniczeniami tego narzędzia, które w przypadku dużego obciążenia mogą się pogłębiać, czy postawić na komercyjne rozwiązania do przeprowadzenia takich postępowań.
— Wybierając oprogramowanie samodzielnie lub decydując się na zaangażowanie w przetarg doradcy lub pośrednika oferującego własne rozwiązania,trzeba pamiętać o kilku dodatkowych funkcjonalnościach potrzebnych obecnie przy takim e-przetargu — przestrzega Łukasz Górny.
Bezpieczeństwo
Jego zdaniem istotne jest choćby to, żeby narzędzie umożliwiało grupowe połączenia wideo. To usprawni postępowanie, ale też umożliwi jawne otwarcie ofert. Ponadto trzeba pamiętać o bezpieczeństwie. Choć praktycznie każde rozwiązanie do przesyłania wrażliwych dokumentów lub prowadzenia rozmów w ramach negocjacji zapewnia odpowiedni poziom poufności, m.in. w postaci szyfrowania end-to-end (po każdej stronie komunikacji), to należy zwracać na to szczególną uwagę. Warto sprawdzić, jakie certyfikaty ma dane narzędzie, a także których elementów one dotyczą. Może się bowiem okazać, że nie wszystko jest tak samo zabezpieczone i np. połączenia wideo są słabiej chronione. Niedawno okazało się, że najpopularniejsze narzędzie do grupowych rozmów wideo nie zapewnia deklarowanego powszechnie poziomu zabezpieczeń.
— Żadne oprogramowanie nie jest odporne na najgroźniejsze błędy, czyli te popełniane przez użytkowników. Dlatego oprócz weryfikacji poziomu oferowanych zabezpieczeń warto przygotować wewnętrzny kodeks dobrych praktyk dotyczący bezpieczeństwa cyfrowych postępowań — mówi Łukasz Górny.
Ostatni ważny element to kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest niezbędny m.in. w przypadku elektronicznych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także ofert. Jego brak oznacza, że wniosek lub oferta nie zostały złożone i są nieważne. Do tego umowy w sprawie zamówienia publicznego muszą być zawarte w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Równoważna z nią jest forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem.
Sprawdź program webinarium "Zamówienia publiczne w dobie koronawirusa", 4 czerwca, 10:00 >>