Przyszłe przepisy o sygnalistach wciąż są poddawane modyfikacjom. Ich projekt doczekał się właśnie kolejnej wersji. Tym razem większość zmian ma charakter kosmetyczny. Oznaczają one jednak, że projektowana ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, nad którą prace rozpoczęto kilka lat temu, nie trafi szybko do Sejmu - chociaż powinna obowiązywać w Polsce od 17 grudnia 2021 r.
Jak już wielokrotnie informowaliśmy w PB, przygotowywana ustawa przewiduje dwa scenariusze zgłaszania naruszeń prawa – wewnątrz firmy, w której pracownik dostrzeże nieprawidłowości, oraz poza nią - odpowiedniemu organowi państwowemu. Szefowie tych podmiotów, a więc prywatnych przedsiębiorstw i instytucji publicznych, będą musieli stworzyć odpowiednie kanały przyjmowania wspomnianych sygnałów i reguły postępowania po ich przyjęciu. Ostatnie zmiany projektu dotyczą zgłoszeń zewnętrznych.
Dylematy pozostały
W zmodyfikowanym projekcie utrzymano przyjętą wcześniej zasadę, że Państwowa Inspekcja Pracy ma być upoważniona do przyjmowania doniesień o naruszeniach, jeżeli sygnalista nie będzie mógł określić, który organ publiczny jest właściwy do zajęcia się daną sprawą. Nie zmieniono też żadnych z podstawowych zasad procesu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych. Ostatnia modyfikacja polega raczej na poprawkach redakcyjnych i nie rozwiewa istotnych wątpliwości podnoszonych w opiniach do projektu.
– Nadal nie rozstrzyga on jednak kwestii dotyczących potencjalnych sporów kompetencyjnych pomiędzy organami uprawnionymi do zajmowania się zgłoszeniami. Ponadto nie rozwiewa wątpliwości związanych z wydawaniem sygnalistom zaświadczeń warunkujących objęcie ich ochroną przed działaniami odwetowymi – zwraca uwagę dr hab. Beata Baran-Wesołowska, radca prawny w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.
Sygnalista ma otrzymać zaświadczenie o podleganiu ochronie, gdy zgłoszona przez niego nieprawidłowość zostanie przez dany organ uprawdopodobniona. O wydaniu takiego dokumentu ma być poinformowany podmiot, na rzecz którego zgłaszający wykonuje lub świadczy pracę, dzięki czemu w ramach zemsty nie będzie można np. zwolnić go lub by ograniczyć jego praw pracowniczych.
Kilka miesięcy temu dodano jeszcze jeden warunek uzyskania wspomnianego zaświadczenia. Sygnalista musi złożyć oświadczenie (pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania), że przekazał prawdziwą informację o naruszeniach i powinien wystarczająco uprawdopodobnić ich zaistnienie. Beata Baran-Wesołowska zwraca uwagę, że zgłaszający nie posiada prawnych możliwości przeprowadzenia takiej weryfikacji. Radca prawna obawia się, że w rezultacie i z uwagi na potencjalną odpowiedzialność karną ustawa dla wielu zgłoszeń będzie hamulcem.
Nowe vacatio legis
Istotna zmiana dla podmiotów podlegających ustawie wiąże się natomiast z terminem jej wejścia w życie. Nadal dla całego aktu vacatio legis ma wynosić dwa miesiące, ale część przepisów zacznie obowiązywać po 14 dniach od publikacji w Dzienniku Ustaw. Wcześniejszym terminem miał być dla nich następny dzień po ogłoszeniu. To o tyle ważne, że dotyczy m.in. regulacji zobowiązujących organy publiczne i firmy (zatrudniające co najmniej 50 osób) do ustalenia procedur zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
– To krok w dobrą stronę. Jednak właściwe dostosowanie do nowych wymagań nie jest realne także w nowym terminie. Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie przygotowań z odpowiednim wyprzedzeniem – uważa przedstawicielka kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.
Adwokat Rafał Rozwadowski również radzi podjąć prace nad projektem procedury zgłoszeń wcześniej, jeszcze przed ogłoszeniem ustawy. Dodaje, że trzeba mieć przy tym świadomość, że ostateczny jej kształt może zmienić się w toku prac legislacyjnych. W każdym razie jego zdaniem 14-dniowe vacatio legis oznacza, że zasady postępowania z doniesieniami sygnalistów powinny być ustanowione w firmach do czasu wejścia w życie pozostałych przepisów, umożliwiających dokonywanie zgłoszeń naruszenia prawa.
– Czas na wdrożenie systemu postępowania ze zgłoszeniami nie jest zbyt długi, biorąc pod uwagę jego zakres oraz to, że projekt określa dość krótki termin na przeprowadzenie wewnętrznej konsultacji tej procedury. Co ważne, za jej brak w firmie lub wprowadzenie z istotnym naruszeniem ustawowych wymogów, grozi kara grzywny – zwraca uwagę adwokat.
Według projektu wewnętrzne konsultacje przygotowywanej procedury zgłaszania naruszeń mają trwać w firmach od 7 do 14 dni. Tak ustalony system powinien obowiązywać po 14 dniach od podania go do wiadomości.
Weź udzial w kolejnej edycji “Forum Dyrektorów Działów Prawnych”, 26-27 września, Warszawa >>
Będzie co robić
Spółki podlegające ustawie czeka więc sporo pracy.
– Wdrożenie efektywnego systemu wymaga przede wszystkim odpowiedniego przygotowania koncepcyjnego, zaprojektowania lub przearanżowania procesów oraz zapewnienia personelu w strukturze firmy lub podmiotu zewnętrznego, który będzie obsługiwał zgłoszenia – mówi Paweł Sawicki, adwokat, szef działu prawa karnego i compliance w Kancelarii Kopeć Zaborowski.
– Firmy powinny też ocenić, czy obowiązujące u nich regulacje nie są sprzeczne z wymogami ustawy, np. nie wyłączają lub nie ograniczają praw do zgłaszania naruszeń. Należy przy tym tak opracować system, aby zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu – podkreśla Rafał Rozwadowski.
Zapewnienie poufności będzie jednym z ważniejszych zadań przy budowie systemu zgłoszeń.
– Kanały do ich przyjmowania powinny umożliwiać przekazanie określonej informacji ustnie lub pisemnie w sposób zapewniający bezpieczeństwo treści doniesienia. Bez tego trudno będzie zachęcić do tej formy sygnalizowania naruszeń – zauważa Paweł Sawicki.
Zwraca przy tym uwagę na konieczność przeprowadzenia wewnętrznych szkoleń.
– Nie zapominajmy też, że po otrzymaniu i rozpatrzeniu zgłoszenia firma powinna być przygotowana na podjęcie działań następczych. Dlatego warto już teraz zastanowić się, czy przedsiębiorstwo ma odpowiednie zaplecze techniczne i merytoryczne, aby spełnić wymagania ustawy. Projektując system - jeśli ma on dobrze służyć pracownikom i całej firmie - należy wziąć pod uwagę wiele czynników – mówi przedstawiciel Kancelarii Kopeć Zaborowski.
Zdaniem prawników wielu przedsiębiorcom może być trudno sprostać nowym zadaniom w czasie wyznaczonym w zmienionym vacatio legis.
Jak zauważa Rafał Rozwadowski, wyznaczenia terminu tylko 14 dni nie uzasadnia ani to, że projektowane przepisy są dyskutowane publicznie od dłuższego czasu, ani że stanowią wdrożenie do polskiego prawa reguł znanej od dawna dyrektywy unijnej.
– Z pewnością warto już teraz zacząć przygotowania do ich wdrożenia w przedsiębiorstwach, aby móc w pełni i skutecznie wprowadzić je na czas – mówi Paweł Sawicki.
ki.