Najpewniej w pierwszym kwartale zaczną obowiązywać rozwiązania, które przewiduje nowelizacja Kodeksu pracy. Według projektowanych regulacji zasady pracy zdalnej powinny być sformułowane w porozumieniach z organizacjami związkowymi. Co w sytuacji, gdy w firmie nie działają związki zawodowe? Wówczas pracodawca musi opracować wspomniane zasady w regulaminie pracy zdalnej.
– Wcześniej powinien skonsultować je z przedstawicielami pracowników. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma wybranej ich reprezentacji, należy przyjąć odpowiedni tryb jej wyłaniania. Warto przeprowadzić tajne wybory w zakładzie pracy i wyznaczyć co najmniej dwie osoby do konsultacji regulaminu pracy zdalnej – radzi Izabela Dziubak-Napiórkowska, radca prawny w kancelarii Kopeć&Zaborowski.
Zgodnie z nowelizacją regulamin powinien określać grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną. Ponadto musi przewidywać zasady dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych ze świadczeniem obowiązków służbowych poza siedzibą firmy. Chodzi o wydatki na energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne, a także na instalację, serwis, eksploatację i konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
– W dokumencie nie może zabraknąć również reguł ustalania ekwiwalentu pieniężnego, który będzie wypłacany pracownikowi, jeśli pracodawca nie zapewni mu potrzebnych materiałów i sprzętu, w tym m.in. komputera lub telefonu – podkreśla Anna Kencel, prawnik w kancelarii Kopeć&Zaborowski.
Regulamin powinien przewidywać ponadto zasady ustalania ryczałtu, które mogą zastąpić obowiązek pokrywania wspomnianych kosztów lub wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Istotne są również kwestie dotyczące porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem. Chodzi m.in. o sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez podwładnego i kontrolowania go przez szefa.
Poznaj program warsztatów online “Nowelizacja prawa pracy ’23”, 28 lutego >>
– Dokument musi też odpowiadać na pytania, jak będą sprawdzane kwestie BHP, a także dotyczące bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym danych osobowych. W regulaminie muszą znaleźć się również ustalenia dotyczące instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi urządzeń technicznych – wylicza Anna Kencel.
Warto – jak dodaje – uregulować kwestie BHP nie tylko w kontekście kontroli, lecz także obowiązków pracownika i pracodawcy oraz wytycznych dotyczących ergonomii stanowiska pracy.
– W regulaminie należy rozstrzygnąć także sprawę ewentualnych nadgodzin. Warto dodać, że wymóg udziału w spotkaniach firmowych z włączoną kamerą może być elementem kontroli wykonywania pracy zdalnej lub sposobem porozumiewania się między szefem a podwładnym – wyjaśnia Anna Kencel.