Reprezentacja obejmuje swoim zakresem czynności dokonywane w stosunkach zewnętrznych, polegające m.in. na składaniu oświadczeń woli, ale także na dokonywaniu czynności faktycznych, jak i organizatorskich. Poprzez reprezentację często rozumiemy działanie zarządu, pełnomocników, jak również prokurentów, polegające na składaniu oraz przyjmowaniu oświadczeń woli za lub w imieniu spółki.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy do zarządu. Jest to jego obowiązek, jak i uprawnienie. To zarząd działa w imieniu i na rzecz spółki od jej powstania do otwarcia likwidacji. Sposób reprezentacji spółki powinien zostać w sposób wyraźny określony już w umowie spółki. Jeśli tego nie zrobiono, należy odnieść się do przepisów kodeksu spółek handlowych. Stosownie do art. 204§1 k.s.h. prawo reprezentowania spółki we wszystkich czynnościach sądowych i pozasądowych ma każdy członek zarządu.

W doktrynie istnieje pogląd, że w przypadku działania członka zarządu łącznie z prokurentem nie zmienia się zakres umocowania tego drugiego. Sąd Najwyższy stwierdził, że członek zarządu spółki z o.o., uprawniony poprzez umowę spółki do jej reprezentowania łącznie z innym członkiem zarządu, może być ustanowionym pełnomocnikiem do poszczególnych czynności. Jednym z podstawowych błędów popełnianych przy zawieraniu umów pomiędzy kontrahentami, gdzie jednym z nich jest spółka prawa handlowego, jest niezweryfikowanie umocowania drugiej strony umowy przed jej podpisaniem. Należy przy tym pamiętać, że czynność dokonana przy nienależytej reprezentacji spółki jest wadliwa.

Druga strona umowy ma jednak wiele możliwości pozwalających dochodzić roszczeń od spółki, jak i od osób, które niezgodnie z prawem działały za spółkę. Literatura i orzecznictwo niejednokrotnie poruszały kwestię wadliwej reprezentacji spółki. Wielokrotnie podkreślano, że czynność prawna dokonana w imieniu spółki bez umocowania albo z jego przekroczeniem jest niezupełna i może być następczo konwalidowana. W sytuacji, gdy zawierający umowę nie ma umocowania do jej zawarcia albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu została zawarta (art. 103 § 1 k.c.). Ta reguła ma zastosowanie do umów zawieranych w imieniu spółek prawa handlowego. W przypadku zawarcia przez spółkę umowy reprezentowanej przez byłego członka zarządu, legitymującego się niezgodnie z prawem uprawnieniem do jej reprezentacji, może być on zobowiązany również do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że podpisała dokument, nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu (art. 39 § 3 K.c.)

Kodeks spółek handlowych nie przewiduje jakichkolwiek sankcji w przypadku czynności prawnej dokonanej wadliwie przez jej organ. Dlatego zastosowanie mają tutaj przepisy kodeksy cywilnego.